Вопрос 1. Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение, пересылка, уничтожение секретных документов

Учет секретных документов – это регистрация и контроль за их сохранностью. В практической деятельности органов внутренних дел существует две формы учета секретных документов: журнальная и карточная.

При журнальной системеучета информация о секретных документах хранится в специальных журналах. При карточной системе учета информация хранится на специальных карточках, отдельно для каждого секретного документа.

При учете секретных документов присваиваются регистрационные номера и фиксируется следующая информация:

-гриф;

- количество листов;

- количество экземпляров;

- источник поступления;

- краткое содержание;

- дата поступления.

Учету подлежат:

- секретные документы;

- рабочие тетради;

- специальные блокноты;

- отдельные листы бумаги.

Хранение секретных документов – это установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности секретных документов на рабочих местах и в специальных хранилищах, а также порядок, предотвращающий порчу секретных документов, их утрату и несанкционированное копирование.

В рабочее время секретные документы хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы секретные документы сдаются на хранение в режимно-секретные подразделения.

При обращении с секретными документами следует соблюдать следующие правила:

- секретные документы выдаются только под личную роспись;

-работа с секретными документами осуществляется в специальных помещениях;

-при работе с секретными документами на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

-запрещается держать секретные документы вместе с несекретными;

- запрещается хранить секретные документы в рабочих столах;

-при приеме посетителей нельзя оставлять секретные документы в положении, удобном для обозрения;

-необходимо убирать секретные документы в сейф при временном выходе из помещения;

-запрещается выносить секретные документы за пределы охраняемой территории;

-при окончании работы с секретными документами необходимо проверить наличие всех секретных документов;

-секретные документы разрабатываются только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях;

-степень секретности документа определяется в соответствии с перечнями;

- количество экземпляров секретных документов определяется служебной необходимостью;

-в секретных документах должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

-запрещается снимать копии с секретных документов без разрешения;

-запрещается самостоятельно уничтожать секретные документы.

Порядок оформления секретных документов:

Гриф;

N экземпляра;

Адрес;

Текст;

Приложения;

Подпись;

Порядок оформления последнего листа:

Исполнители;

Гриф;

Количество листов и экземпляров;

адреса экземпляров;

Машинистка;

Дата.

Размножение секретных документов. Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел РСО.

Сдаются только те листы секретных документов, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и за каждую копию. Не подлежат копированию секретные документы с грифом «особой важности».

Секретные документы пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный секретный документ сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки.

Перед отправкой секретный документ помещается в специальную упаковку, исключающую несанкционированное изъятие секретных документов.

Пересылка секретных документов в другие города осуществляется подразделениями специальной связи Министерства Связи РФ и подразделениями фельдегерской связи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача секретных документов адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

Уничтожение секретных документов. Секретные документы, потерявшие свою практическую и другую ценность, подлежат уничтожению. Для уничтожения секретных документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек.