Работа со списками в MS Excel

Списки MS Excel можно формировать, сортировать и фильтровать.

Для формирования нового (нестандартного) списка следует выполнить переход Сервис>Параметры…>Списки. После этого надо выбрать в левом окне, в котором перечислены стандартные списки, пункт НОВЫЙ СПИСОК и выполнить одно из следующих действий:

- вписать элементы списка в правое окно, отделяя их друг от друга запятой, после чего нажать кнопку "Добавить;

- выбрать элементы строки или столбца с помощью поля "Импорт списка из ячеек", после чего нажать кнопку "Импорт".

Выделив в левом окне элементы нестандартного списка, можно просмотреть их в правом окне. После выделения кнопка "Удалить" становится доступной, то есть можно удалить список, в котором отпала необходимость его использования.

Стандартные списки, перечисленные в левом окне, удалить нельзя.

Для сортировки элементов списка необязательно его формировать так, как указано выше. Для сортировки можно воспользоваться меню Данные>Сортировка… либо соответствующими кнопками на панели Стандартная. Если диапазон ячеек, подлежащих сортировке, не выделен, то MS Excel будет выполнять сортировку например так:

- если все элементы строки (столбца) имеют один и тот же тип данных (число или текст), то сортировке подлежат все данные из текущей строки (столбца);

- если первый (и, возможно, второй) элемент имеет текстовый тип, а остальные являются числами, то отсортируется только "числовая" часть строки (или столбца);

При такой сортировке может произойти нарушение первоначальных связей между элементами, расположенными в разных строках (столбцах) и одном столбце (одной строке). Чтобы этого избежать, следует выделять диапазон ячеек, подлежащих сортировке. Кроме того, во многих случаях желательно пользоваться меню, а не панелью инструментов, чтобы задавать нужные направления сортировки и ряды (строки или столбцы), по которым следует выполнять первичную, вторичную и т.д. сортировки.

В целом работа с диалоговым окном Сортировка достаточно проста и не требует особых пояснений.

Для выполнения фильтрации данных следует воспользоваться меню Данные>Фильтр ►>Автофильтр (или Расширенный фильтр…) при условии, что активна любая из ячеек таблицы. Если активна ячейка, расположенная вне таблицы, то данные не будут найдены, о чем MS Excel выведет сообщение.

После выполнения переходу к автофильтру к ячейкам первой строки, содержащей, как правило, заголовки ("шапку"), в том числе и к пустым, добавятся справа кнопки со стрелкой вниз (как у раскрывающегося списка). После нажатия на любую из таких кнопок появляется список из следующих пунктов:

(Первые 10…);

(Условие…);

перечень из неповторяющихся элементов самого списка.

Выбрав пункт (Первые 10…), можно получить таблицу, состоящую из первых десяти элементов списка + строка заголовков (вверху).

Выбрав пункт (Условие…), можно, задавая разные условия для разных типов данных (при этом появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр), получить таблицу, содержащие в текущем столбце данные, удовлетворяющие выбранному условию. Например, для текстовых данных можно первые несколько букв вводить "напрямую", а остальные заменять символом "*" (звездочка). Одиночные фиксированные символы можно заменять знаком "?" (вопрос). Тогда будет выбраны только данные, которые начинаются с указанной последовательности букв (условие на частичное совпадение; высота букв роли не играет). Числовые данные можно сравнивать, при этом условия выбираются в самом диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Наконец, выбирая сами элементы списка (условие на полное совпадение), можно получить таблицу. содержащую только выбранный элемент (или несколько одинаковых элементов, если выбранный элемент повторяется).

Следует отметить, что с помощью пункта (Условие…) можно также задавать условие на полное совпадение (для текстов в левом верхнем поле надо оставлять "равно", а в правом верхнем поле выбирать требуемый элемент) либо на два элемента списка (тогда для второго следует выбрать "Или" и выводить "Равно" в левом нижнем поле; в правом нижнем поле выбирается второй элемент, который может содержать * или ?).