Состав участников проекта

Основные понятия управления проектами

Проект и программа

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два основных вида деятельности, которые существуют параллельно: текущие, повторяющиеся процессы (операции) и проекты (рис.1.1). Любая деятельность требует ресурсов, выполняется людьми и соответственно требует планирования и контроля.

Рис.1.1. Понятия процесса и проекта

Основными отличиями этих двух видов деятельности является то, что процессы носят повторяющийся, циклический характер, а проекты направлены на достижение уникальных целей в определенные сроки.

Проект – это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например:

· задание цели;

· временные, финансовые, людские и другие ограничения;

· разграничения от других намерений;

· специфическая для проекта организация его осуществления».

Например, если рассматривать производство автомобилей, то работу производственного конвейера, подготовку квартальных балансов в бухгалтерии, или обработку входящей/выходящей корреспонденции можно отнести к повторяющимся операциям. Повторяющиеся операции характеризуются достаточно высокой степенью определенности, предполагают использование освоенных технологических процессов и имеющегося оборудования, и требует системы управления нацеленной на повышение эффективности использования уже имеющегося оборудования и ресурсов в однотипных циклах производства.

Проекты, как правило, направлены на реализацию тех или иных изменений внутри организации или во внешнем окружении. Примерами внутренних изменений могут служить разработка новых моделей продукции, переналадка или ремонт конвейера, внедрение новой системы управления. Внешними по отношению к организации изменениями являются проведение маркетинговой кампании, расширение сфер бизнеса, целенаправленные экологические изменения.

Примеры проектов

· Сооружение атомной электростанции

· Освоение месторождения

· Строительство завода или жилого дома

· Разработка и вывод на рынок новой продукции или услуг

· Проведение исследований и опытно-конструкторских работ

· Разработка и внедрение информационной системы

· Открытие филиала компании

· Проведение ремонта в офисе

· Подготовка к юбилею

· Написание книги….

Эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, позволяющих называть их проектами:

1) они направлены на достижение конкретных целей;

2) они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных действий;

3) они имеют ограниченную протяженность во времени, сопределеннымначалом и концом;

4) все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

Окружение проекта

Окружение проектапредставляет из себя сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. В окружении проекта можно выделить два круга: среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешняя среда или окружение самого предприятия(рис.2.2).

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:

· политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т.д.);

· экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т.д.);

· социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т.д.);

· правовые условия (законы и нормативные акты, права собственности и т.д.);

· культурные условия;

Рис.1.2. Окружение проекта в составе предприятий

· природные и географические условия;

· используемая в проекте технология;

· потребители продукции проекта;

· конкуренты;

· факторы инфраструктуры.

Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру проекта следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на реализацию проекта. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта в конечном итоге может привести к его кризису и «разрушению».

Участники проекта

Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные люди и организации из внешней среды, которые взаимодействуют с проектом на различных стадиях его осуществления. Необходимость изучения этих внешних участников проекта возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди направляют всю работу менеджера проекта и его команды.

Для эффективной работы с внешними участниками проекта требуется:

1) Выявить всех участников, которые могут реально воздействовать на проект;

2) Провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;

3) Установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.

Состав участников проекта

· Инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта в конечном счете принадлежит заказчику или владельцу проекта.

· Заказчик – будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта.

· Инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.

· Потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта.

· Поставщики – организации, осуществляющие поставки для проекта материалов, оборудования, транспортных средств и т.д. на контрактной основе.

· Конкуренты основных участников проекта.

· Органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.

· Лицензоры – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т.д.

· Консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта.

· Общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:

· контролируемые;

· допускающие возможность влияния на них;

· требующие высокой признательности.

Внутри каждой категории участники также могут быть проранжированы по степени их возможного влияния на проект. На основе проведенной классификации члены проектной группы могут выделить приоритеты в поддержании необходимых связей с внешними участниками проекта для обеспечения наилучших условий для его реализации и завершения.

Если проект имеет достаточно большой масштаб или связи с внешними участниками очень интенсивны, то для выполнения данной функции может быть выделена отдельная группа по внешним общественным отношениям.