ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТРЕБНОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Значительное влияние на процесс дифференциации и интегра­ции управленческого труда оказывает возрастание сложности и масштабов решаемых управленческих задач, что связано с образо­ванием разнообразных по содержанию и чрезвычайно значитель­ных по объему потоков информации. Только в процессе оператив­ного управления современным объединением перерабатывается информация, содержащая несколько тысяч показателей, сотни тысяч трудовых и материальных нормативов. Эта информация пе­редастся с помощью нескольких сотен документов. Пока человек был единственным элементом системы управления, указанная цель достигалась путем увеличения численности управленческих работников и их специализации на все более и более узких функциях, увязка которых по мере дифференциации рез­ко усложнялась. Это обусловливало фрагментарность потребностей в информации, выполняемых в режиме информационных запро­сов, выбор нетребовательных к исходным данным и малотрудоемких методов решения задач, ограничение числа линий увязки различных решений и, что особенно важно, порождало большое коли­чество небольших информационных подразделений, создаваемых у себя каждым пользователем. Естественно, возникало многократное дублирование данных в процессах сбора и обработки информации.

Происходящие изменения в современном обществе вызывают необходимость совершенствования систем управления, переклю­чения основного внимания с оперативного на стратегическое управление, ориентированное в будущее. Это соответствует перемещению центра тяжести к вершине информационной пирамид! (рис. 1.4).

В настоящее время на первый план выдвинулась проблема интеграции систем управления на содержательном уровне. Задача состоит в том, чтобы фиксировалось всякое заметное изменение и состоянии объекта управления или в управленческих решениях, а информация о нем оперативно доводилась до лиц, решения и действия которых принимаются под влиянием подобных изменении

Решение поставленной задачи возможно только при наличии ИС, которая, по определению, представляет собой систему, реально отражающую функционирование управляемого объекта п удовлетворяющую разнообразные информационные потребности ее пользователей.

Известные трудности представляет определение критериев вы бора пользователей ИС. Некоторые авторы при разработке ИС предлагают рассматривать несколько вариантов отбора будущих пользователей. В одном случае к ним относятся все сотрудники организации, в другом — только руководители соответствующих подразделений, в третьем — все сотрудники некоторых подразделений. Указанный подход к выбору пользователей применяется на практике, однако он, как правило, не приводит к удовлетворительным результатам. Целесообразно при определении круга пользователе» считать критерием степень участия конкретных сотрудников в принятии управленческих решений, т.е. величину их информационной потребности в процессе реализации задач управления.

Структура и состав ИС зависят от принятых на предприятии методов организации управления, структуры его аппарата управ­ления. Последняя и определяет состав пользователей, их участие в принятии управленческих решений и ответственность за их реализацию. В качестве пользователей могут быть приняты различные лица, имеющие непосредственное отношение к информационной системе. Это программисты и системотехники, разрабатывающие ИС, работники, непосредственно принимающие управленческие решения, для которых, как для конечных пользователей, собствен­но и проектируется И С.

Таким образом, говоря о внутрифирменной ИС под «пользова­телем» будем понимать любое подразделение, откуда поступает или Куда перелается информация, иди конкретное лицо, ответственное за функционирование работ по планированию производственных процессов, учету и анализу их протекания, а также регулиро­ванию в случае возникновения недопустимых отклонений. В связи с этим объем информации, необходимый пользователю для реа­лизации основных функций управления и принятия управленческих решений, будем называть ИПП соответствующего ранга. Естественно, что на разных уровнях принятия управленческих решений требуется различная информация (по объему, содержанию и форме). Следовательно, в зависимости от рангов пользователей определяются и соответствующие ИПП. В связи с этим, вопросы анализа и определения информационных потребностей являются одним из главных при проектировании ИС и систем управления и целом.

Необходимо отметить, что от правильности определения ИПП в полной мере зависит и выбор технических средств сбора, регис­трации данных, технологические процессы их преобразования и формирования итоговой информации, методы и сроки ее использования, проектирование математического и ПО ИС.

Как правило, при проектировании ИС и АСУ в целом традици­онно допускается серьезный методологический просчет. Исследо­вание информационных процессов, определение необходимых Объемов информации нередко основывается на изучении доку­ментооборота и состава функционирующих документов на пред­приятии. Определение общих объемов данных, изучение потоков Информации на предприятии занимает много времени, доста­точно трудоемко и чаще всего не приводит к желаемым результатам.

Не отрицая возможностей проведения таких исследований, на первый план при проектировании ИС все же должны выдвигаться такие факторы, как роль, ответственность и функции каждого пользователя в процессе принятия им управленческих решений.

Это позволит выявлять ИПП для реализации этих функций, рег­ламентировать необходимые потоки информации и определяющие их документы. Не от документов к ИПП, а от ИПП к ним — в этом сегодня видится рациональный путь создания ИС. Определение по­требностей в информации может быть осуществлено различными методами.

Первый подход заключается в попытке определения объектив­ных информационных потребностей управления в целом, исходя из анализа целей и функций системы. При этом основное внимание должно быть уделено изучению внешней среды и места, кото­рое исследуемая система занимает в этой среде. На основе такого анализа и необходимо выявлять информационные потребности, определяя задачи ИС в целом.

Второй подход сводится к выяснению тех задач, которые, по мнению основных пользователей проектируемой ИС, должны в ней решаться, а также информационных услуг, которые они хоте­ли бы получать от системы. Ясно, что предложенные подходы не являются объективным основанием для создания эффективных систем управления. Первый из них страдает абстрактностью и схематичностью, второй — достаточно субъективен, т.е. во многом зависит от опыта, знаний и интуиции пользователей.

Критерием определения ИПП может служить лишь глубокий анализ задач управления, проводимый в ходе интервьюирования ведущих сотрудников, специалистов и рядовых исполнителей, являющихся потенциальными пользователями создаваемой ИС. Ни базе такого анализа и должна выявляться информация, необходимая для управления, а также оцениваться участие конкретных пользователей в принятии управленческих решений. Именно ана­лиз задач управления должен лечь в основу определения главных элементов и характеристик ИПП. Естественно, что в зависимости от ранга пользователя и уровня управления меняется и диапазон ИПП.

Следовательно, информационная потребность лица, принима­ющего решение, может быть определена как минимально необхо­димый и достаточный объем информации. Тогда ИПП определяют по существу не только контуры информационной системы, но и ее структуру, состав, а также, в какой-то мере, процедуры преоб­разования данных.

Рассмотрим более подробно некоторые основные функции, присущие практически всем системам управления.

Функция планирования, будучи специфической функ­цией управления, решает ряд конкретных задач. Первая из них — это прогнозирование событий. Прогнозирование может выполнить стоящую перед ним задачу в том случае, если будет создана модель системы, поведение которой прослеживается в различных ситуа­циях на протяжении всего планируемого периода. Отсюда есте­ственным образом возникает вторая задача планирования — моде­лирование системы и ситуаций, в которых она будет находиться.

Моделирование позволяет проводить эксперимент, наблю­дать за поведением будущей системы, подвергать анализу ее взаи­модействие со средой, делать соответствующие обобщения и на этой основе создавать научно обоснованные прогнозы.

Жизнедеятельность системы возможна лишь при условии, ког­да совершающиеся в ней процессы будут находиться в рамках за­данной программы. Но поскольку в системе непрерывно совершаются самые разнородные процессы, действующие в различных направлениях, а первоначально установленные связи между элементами не остаются неизменными, то не только отдельные процессы, но и вся система при определенных условиях могут откло­ниться от заданных параметров. Чтобы этого не происходило, в действие вступают функции контроля и регулирования. Посред­ством этих функций действующие в системе процессы удержива­ются в границах установленной для системы программы.

Контрольно-регулирующие функции имеют непрерывный характер. Но чтобы обеспечить эту непрерывность, необходима база для разработки последующей программы, а это объек­тивно обусловливает необходимость учета итогов действия управляемой системы. Отсюда следует, что процесс управления как не­прерывно возобновляющийся процесс возможен при условии нормального действия функции учета.

В отличие от контрольно-регулирующих функций учетная функция дискретна. Она осуществляется лишь по итогам дей­ствия управленческого цикла, когда завершается выполнение про­граммы или же конкретной задачи. Для начала очередного управ­ленческого цикла необходим анализ конечного результата выпол­ненной программы или задачи, т.е. проявляется новая функция управления — функция анализа.

Таким образом, определение состава и содержания функций управления является основополагающим и наиболее сложным эта­пом работы по совершенствованию системы управления.

При выполнении автотранспортных перевозок активность та­ких функций в системе управления, как планирование, контроль и регулирование, достаточно высока. Кроме того, необходимо учи­тывать особенности системы, когда две основные службы: техни­ческая и эксплуатационная функционируют как бы обособленно. Первая призвана обеспечивать высокую техническую готовность ПС, вторая — высокопроизводительное его использование. Все ос­тальные службы должны способствовать достижению этих целей. При этом общие направления и принципы развития управленче­ского процесса во всех службах должны быть едины.

При протекании управленческого процесса, когда отдельные функциональные подсистемы, отличающиеся друг от друга по функциональным признакам, вынуждены тесно взаимодействовать, причем выход одной подсистемы является входом для другой, в результате обеспечивается единство и непрерывность процесса управления во времени.

Для каждой из таких подсистем с учетом объекта управления характерны внешние и внутрипроизводственные связи, внешние входы и выходы, свой круг задач, свои методы планирования, Контроля и регулирования. Главными из этих функциональных Подсистем являются служба организации перевозочного процесса (управление перевозками грузов и пассажиров) и техническая (управление технического обслуживания и ремонта ПС).

Большая часть информации для указанных выше пользователем должна выдаваться по регламенту в конкретные сроки. Под «регла­ментной информацией» будем понимать информацию, выдаваемую пользователям для принятия управленческих решений, координируемых во времени. На практике выдача такой информации пре­дусматривается календарным графиком обработки и использования данных.

Как правило, документация, в которой зафиксирована регламентная информация, имеет типовое содержание и формируется в конкретные сроки. При формировании регламентной информация, представляемой пользователю либо в виде машинных доку­ментов, либо заполнением полей в базе данных, определение сроков их подготовки не представляет особой сложности (они заранее обусловлены условиями производства). Намного сложнее выделить временные параметры представления информации при возникающих отклонениях в производственном процессе. В этом случае многое определяется характером отклонений, анализом его причин и как следствие, сложностью управленческого решения по их устранению.

Большое значение имеют квалификация сотрудников, их опыт и интуиция, умение четко определить необходимые количествен­ные и качественные характеристики требуемой информации.

Управленческие решения для устранения наиболее часто воз­никающих сбойных ситуаций в производственной системе опреде­ляются как стандартные и могут накапливаться в ИС в библиотеке стандартных решений. К таким решениям относятся действия пользователя в случаях выхода из строя оборудования, нарушения графика работы, необходимость изменения количества или сро­ков выпуска ПС. Совокупность информации по каждому объекту на всех стадиях выполнения перевозок, необходимая пользовате­лю для управления ими, и представляет ИПП.

ИПП, например, диспетчера (пользователь соответствующего ранга) в функциональном аспекте должны включать следующую информацию:

•в области планирования — информация о плане заказов авто­транспорта (на следующий день, декаду, месяц) не только количе­ственно, но и с учетом типажа ПС для составления сменно-суточ­ных заданий водителям; информация об обеспеченности исправ­ным ПС, срокам начала и окончания плановых ремонтов по каждо­му автомобилю, график выхода водителей на работу (посменно);

•в области оперативного учета — информация о выполненных сменно-суточных заданиях за прошедшие сутки (смены) о про­стоях ПС и причинах этого, информация о возможных отклонени­ях по выполнению заявок на перевозки.

Часть информации диспетчер должен получать из ИС в регламентном режиме и документальном отражении (графики выпуска клиентов и сроки выполнения заказов). Другую необходимую информацию диспетчер должен иметь возможность по­дучить в требуемое время в виде запросов или путем прямого диалога в прямом режиме реального времени. Располагая указанными объемами информации, он получает возможность принимать решения по Формированию сменно-суточных заданий на сутки, о переносе выполнения тех или иных позиций плана, конкретизировать функциональные обязанности каждого водителя, выявить полный состав и структуру информации для управления производственным Процессом на всех его стадиях, рационально спроектировать соот­ветствующие формы выдачи информации, определить сроки обработки данных в ИС и получение итоговой информации.

Аналогично детализируется состав ИПП всех пользователей ИС. Такой подход к определению информационных потребностей позволяет исключить дублирование в управленческой деятельности.

Анализ ряда ИС, функционирующих на автомобильном транспорте, позволил выявить ряд недостатков, снижающих эффектив­ность их функционирования:

• пользователи различных рангов (управленческие работники предприятия) получают информацию в большем объеме, чем это требуется для принятия решений;

• нет четкой регламентации по адресности и срокам представ­ления детальной и агрегированной информации; не изучены и не Определены ИПП всех рангов управления (виды и объемы пред­ставляемой им информации);

• пользователи, не всегда четко представляя возможности функ­ционирующих ИС, чаще всего прибегают к эвристическим мето­дам формирования необходимой им информации;

• отсутствует должная связь пользователей в ИС.

ГЛАВА 2

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ АСУ

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ

Своевременно получать информацию о ходе перевозочного про­цесса, расходе горючесмазочных материалов (ГСМ) и запчастей об объемах перевезенных грузов (пассажиров), а также отклонени­ях от запланированного хода этого процесса необходимо для эф­фективной организации перевозочного процесса. Для построения и исследования моделей объектов управления в их временной вза­имосвязи целесообразно выделение следующих трех основных ста­дий перевозочного процесса: начальной, центральной и заключи­тельной (рис. 2.1).

Модель существующей системы управления является основой разработки АСУ, а в случае, когда объект управления — предприятие (в том числе автотранспортное), можно говорить об АСУ пред­приятием (АСУП). Процесс разработки модели системы управле­нии сводится к изучению и формализованному описанию процессов функционирования рассматриваемого предприятия. Получение необходимых сведений и построение модели системы управления осуществляются в результате реализации диагностического анали­за функционирования служб предприятия и детального изучения предшествующей системы обработки данных.

Диагностический анализ — это комплекс исследований, проводимых с целью выявления общих тенденций развития производства и управления, изучения и анализа характеристик типовых задач и модулей, разработки требований и мероприятий по улучшению системы управления предприятием. Основной целью детального анализа этой системы является: изучение существую­щих алгоритмов принятия решений, системы обработки данных и документооборота. Основными источниками сведений о существу­ющей системе служат нормативно-правовые и другие первичные документы, беседы и опросы специалистов действующей систе­мы, непосредственные наблюдения системотехников за процессом нормальной деятельности системы.

Ни один из указанных источников в отдельности не может обес­печить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы: документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел, специалисты могут не­преднамеренно, а иногда и умышленно исказить существующее положение. На всех стадиях изучения необходимы проверка и составление сведений, полученных из разных источников. Составление сведений и выявление истинного состояния дел су­женных сведений, формализации их представления.

Подготовка документов, содержащих результаты анализа, тре­бует значительных затрат времени и труда. Поэтому эффективность Использования стандартных бланков документов возрастает с мас­штабами разработки.

Основные этапы процесса изучения и анализа существующей системы управления представлены на рис. 2.2.

Первый этап— изучение структуры, целей и ограничений в существующей системе управления (описание подразделений, структурная схема организации, таблица функций исполнителей, характеристика задач организации, структурная схема каждого под­разделения, описание функций подразделения, описание инфор­мационных потоков внутри и между подразделениями, обобщен­ная структурно-информационно-временная схема. На этапе изуче­ния существующей системы управления должны быть выявлены такие общие характеристики организации, как правовое положе­ние, основные взаимосвязи ее с другими организациями, ограничения на функционирование, деление ее на подразделения (отделы).

• Структурная схема организации представляет собой модель организации в виде графа, вершинами которого являются отдельные подразделения или руководители. Ориентированные ребра графа отражают административные и функциональные связи в организации. При построении структурной схемы сначала строится граф административных связей, который в случае иерархической системы управления имеет вид направленного сверху вниз дерева.

За тем на схему наносят функциональные связи.

Таблица функций организации представляет собой прямоугольную матрицу, по строкам которой записаны функции, реализу­емые организацией, а по столбцам ее подразделения и подчинен­ные организации. В клетках матрицы, которые находятся на пересечении строки, соответствующей определенной функции, и столбцов, соответствующих участвующим в выполнении этой функции подразделениям, можно указывать количество сотрудников, реализующих соответствующие функции или трудозатраты. Учитывая большую трудоемкость заполнения документов, следует критически оценивать степень детализации сведений, вносимых в бланки документации. После получения информации о всей системе в целом и отображения ее в формах последовательно изучают функци­ональные подразделения для более детального исследования реа­лизации каждой из функций.

Цель исследования — выявление существующего положения в системе, а также определение требований и условий функциони­рования каждого подразделения в АСУП. Результаты, полученные при исследовании подразделений, должны быть представлены в описаний функций и информационных потоков подраз­делений. К этим бланкам прилагаются структурные схемы под­разделений, таблицы реализации функций подразделениями и обобщенная структурно-информационно-временная схема, которая служит для наглядного представления этапов решения основ­ных задач, их последовательности, движения информации во времени и по структурным подразделениям.

На схеме по горизонтали откладывается масштаб времени в днях, неделях, месяцах — в зависимости от общей продолжительности решения рассматриваемых задач. По вертикали схема разбивается на ряд горизонтальных полос, каждая из которых соответствует организации или структурному подразделению. На полученную сетку наносят этапы решения задач и движение информации, используя условные обозначения, внутри которых можно описывать шифры документов, массивов и т.п., что облегчает пользование схемой. В прямоугольнике, означающем операцию или алгоритм, дают краткое наименование алгоритма или решаемой задачи. Дви­жение информации обозначают на схеме прямыми линиями, соединяющими соответствующие обозначения. На схему дополни­тельно наносят необходимые количественные характеристики по усмотрению разработчика. Например, у линий, обозначающих пе­редачу документов, записывают количественную характеристику этого потока в виде дроби, в числителе которой проставляют сред­ний объем передаваемых данных, выраженный в алфавитно-циф­ровых знаках или в количестве документов, а в знаменателе — среднюю частоту передачи.

Второй этап— изучение и анализ информационных пото­ков и алгоритмов переработки данных в существующей системе управления: характеристика документов, описание документов, ха­рактеристики массивов, характеристики процедур (задач), описа­ние процедур (задач), схема детального анализа процедур.

Для выполнения анализа частично обработанные сведения, полученные на этом этапе, должны быть представлены в бланках: «Документы», «Массивы», «Процедуры».

При анализе существующих систем управления следует обращать внимание на процессы принятия решений и на документооборот. Ориентация на процессы принятия решений позволяет правильно выбрать потоки информации, необходимые для подсистем различ­ного уровня. Следует выявить функциональное назначение каждого документа, информацию, необходимую для его подготовки, алго­ритмы подготовки и его последовательное использование. При этом должны быть раскрыты содержание, способы получения и пред­ставления не только документа в целом, но и показателей (элемен­тов) каждого из них с соответствующими пределами изменения.

Проектируемые информационные потоки могут существенно отличаться от существующих. При этом процесс формирования, передачи и переработки информации разбивается на ряд элемен­тарных операций, под которыми понимается неделимая логически завершенная часть всего комплекса операций данного процесса. Эле­ментарная операция характеризуется средствами и способами ее вы­полнения и отражается на схеме отдельным прямоугольником. Пос­ледовательность операций во времени и в пространстве указывается стрелками, соединяющими элементарные операции. Операции, про­исходящие нерегулярно, соединяют пунктирными стрелками.

Каждый прямоугольник, отражающий операцию, разбивают на пять частей. В них указывают: должность лица, выполняющего данную операцию или отвечающего за ее исполнение; технические средства, используемые при ее выполнении; наименования опе­раций, достаточно полно и однозначно определяющие ее смысло­вое содержание; среднее время начала операции и максимальное отклонение от него; среднюю и максимальную продолжительность выполнения операции.

С помощью таких схем легко получить самые различные коли­чественные характеристики процесса выполнения комплекса операций, достаточно полно и однозначно определяющие ее смысловое содержание: среднее время начала операции и максимальное отклонение от него; среднюю и максимальную продолжительность выполнения операции.

С помощью таких схем легко получить самые различные количественные характеристики процесса выполнения комплекса операций и выявить противоречивость сведений, получаемых из раз­ных источников. На схеме наглядно видны дублирующие пути и петли в движении информации, могут быть получены итоговые количественные характеристики.

Автоматизация процессов изучения и анализа существующей системы управления предприятием обусловливает необходимость применения формальных моделей процессов обработки данных.

В настоящее время наиболее широко используются матричные и графовые модели.

На рис. 2.2 показаны также основные этапы проектирования ИС. В конечном счете, состав и структура ИС обусловливается:

•параметрами производственного процесса:

•организационной структурой управления предприятием;

•оснащенностью средствами ВТ.

Многоуровневые АСУП позволяют осуществить:

•согласование целей и задач, стоящих перед системой в целом ее отдельными элементами;

•организацию взаимосвязи между задачами разных уровней;

•формирование рациональной структуры самой системы управления;

•выбор и проектирование технологического процесса обработки
информации с учетом интеграции основных функций управления.