КРИТЕРИИ КАЧЕСТВА ИНФОРМАЦИИ, ОЦЕНКА ИХ ВЛИЯНИЯ НА ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Нет необходимости для детального рассмотрения предлагаю­щихся разнообразных направлений классификации информации. Выделим только те признаки информации, которые существенно влияют на эффективность управленческих решений: своевремен­ность, полнота и достоверность. Наличие этих качеств обусловли­вает, как правило, и эффективность АСУ в целом.

Своевременность получения необходимой информации — главное требование для принятия эффективных управленческих ре­шений. Задержка в поступлении информации к конкретному пользо­вателю приводит к потере основного ее свойства — ценности. Бо­лее того, несвоевременно полученная информация может оказаться не только бесполезной, но и вредной.

Важным качеством информации является ее полнота, которая обуславливается характеристиками технологического процесса регистрации, сбора и передачи данных. Технологией может быть предусмотрена регистрация и передача всех первичных данных о достоянии объекта управления или только некоторой совокупности данных необходимых на определенный момент времени.

Точность информации характеризует возможность отобра­жения состояния объекта управления без искажения его значений и зависит как от технических средств регистрации данных, так и от методов их сбора и подготовки. Однако не все данные, преобразованные в информацию, в равной мере влияют на полноту и ка­чество принимаемых решений.

АСУ должна иметь такой объем данных, преобразование кото­рых обеспечит пользователя минимумом объективно необходимой информации для принятия эффективных управленческих решений.

Объем информации, необходимый пользователю для выработ­ки и принятия управленческих решений, обусловливается, в част­ности, следующими параметрами:

*сложностью управленческого решения или соответствующих задач управления;

*сроками реализации конкретного решения или задачи;

*формой и видом конечного результата принятия управлен­ческого решения или задачи.

Далее будет приведено краткое описание трех наиболее актив­ных функций управления в АТП.

Первая функция — планирования — обеспечивает выбор Программы деятельности и наиболее экономичного способа ее вы­полнения на длительное время. Таким образом, здесь возникает задача оптимального планирования, которая осуществляется под­ии: темой управления перед началом каждого планового периода. Хотя управление является столь же непрерывным процессом, как и сам производственный цикл перевозок, но носит дискретный характер. Практическое осуществление плановой работы порож­дает поток дополнительной информации о состоянии объекта управления, характеризующей ход и состояние процесса перевозок в каждый момент времени. В ходе функционирования в системе по-1-юяпно возникают возмущения, способные при отсутствии дей­ственного регулятора этих возмущений далеко отклонить систему от нормального хода перевозочного процесса, вплоть до полной его остановки.

Ситуации, возникающие при реализации автотранспортного процесса, очень динамичны и в течение смены или суток могут претерпевать различные изменения. В зависимости от технического состояния ПС или погрузочно-разгрузочных средств, а также от разного рода внешних факторов, не предвиденных в процессе со­ставления сменно-суточного задания, при наличии сбоя управленческие звенья должны принимать решения и доводить их до исполнителей.Вот почему при осуществлении перевозок управля­ющему органу нужна постоянная информация, притом в реаль­ном времени.

Три потока данных можно отнести к основным:

1)информация в канале обратной связи о внутренних условиях
осуществления работ на собственном производстве (сведения о численности и составе рабочих, оборудовании, запасных частях и материалах, готовой продукции, размерах денежных средств и т. п.). Эти данные говорят о размерах ресурсов, которыми распола­гает производство, и о его фактическом состоянии на данный мо­мент;

2)информация на внешнем информационном входе системы, которая включает поток управляющих команд, определяющих объе­мы перевозок, сроки и другие директивно-плановые задания, и поток информации, характеризующей внешние условия осуществления перевозок;

3)информация о взаимных качественных и количественных
соотношениях отдельных элементов системы (например, удельные
нормативы затрат ресурсов).

Для любой плановой задачи характерно наличие ограничений по ресурсам и фактическим уровням производства, задаваемым внутренними условиями системы, а также ограничений, опреде­ляемых условиями внешней по отношению к системе среды (в том числе стратегии вышестоящего уровня управления).

Вторая наиболее активная функция управления на транспор­те— контроль. Главная цель реализации этой функции заклю­чается в том, что на основе текущей информации, которая долж­на поступать в реальном масштабе времени из АТП, с борта подвижных средств и контрольных точек маршрутов, выявляется ситуация соответствия планового и фактического состояния пере­возочных процессов.

Функция контроля осуществляется непрерывно в течение всего планового периода. Наиболее эффективный и действенный конт­роль в автотранспортном процессе может осуществляться только с помощью широкого применения современных электронно-техни­ческих устройств и средств связи. Информация при реализации данной функции должна быть своевременной и достоверной, так как на ее основе принимаются управляющие решения по наибо­лее полному использованию трудовых и материальных ресурсов.

Третья функция управления — регулирование — заключа­ется в том, что на основе сравнения текущей и плановой инфор­мации о состоянии технологических процессов ремонта ПС и пе­ревозок вырабатываются оперативные решения, ликвидирующие последствия возмущений и непрерывно поддерживающие процес­сы в заданном оптимальном режиме.

Оптимальное регулирование процессов заключается в том. Что в результате выполнения первых двух функций задается оптимальный уровень его нормативных характеристик и выходных показателей, а в результате оперативного вмешательства, сглаживающего отклонения, этот уровень непрерывно поддерживается, НО не жестко, а при постоянной корректировке с учетом внут­ренних возможностей и внешних условий функционирования /Шиной системы. В данном случае управление рассматривается как процесс планирования, контроля и регулирования транспортной роботы.

В процессе оперативного контроля, учета и анализа как соб­ственно производства, так и перевозочного процесса можно выде­лить два основных этапа: сбор текущей информации и передача ее управляющему органу для реализации управляющего воздействия. Для этого необходимо учитывать:

* интенсивность, оперативность и достоверность потока инфор­мации;

*динамику процессов ремонта ПС и перевозок, устойчивость процессов в заданном режиме, возможность прогнозирования даль­нейшего развития;

* сравнение фактических, нормативных и плановых оператив­ных показателей технического и перевозочного процессов;

* оценку значимости отклонений от планового режима процес­сов.

Только на основе реализации перечисленных процедур может быть осуществлена функция регулирования в следующей последо­вательности: принятие управленческого решения, доведение уп­равляющим органом принятого решения до исполнителя, испол­нение решения, проверка достоверности исполнения.

Переработка информации в данном случае не самоцель, а лишь необходимая предпосылка осуществления оптимального регули­рования. Именно с этой точки зрения должны быть решены воп­росы о темпе движения, полноте информации, скорости ее обра­ботки, длительности хранения в системе и т.д. Система информа­ции предприятия должна быть оптимальной.

Особенности каждого элемента контроля и регулирования, раз­личный характер ограничений, которые при этом необходимо учи­тывать, разная целевая установка — все это обусловливает разно­образие алгоритмов и методов решения отдельных оптимальных задач. Это разнообразие усиливается еще и спецификой каждой функциональной подсистемы управления.

В различных подсистемах оказывается разным удельный вес де­терминированных (не учитывающих случайных факторов) и сто­хастических (принимающих в расчет элементы случайности) ме­тодов регулирования. В подсистеме перевозок, в частности, преоб­ладает стохастический метод регулирования.

1.3. СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Информационное обеспечение, информационный фонд, ин­формационная база, автоматический банк данных, система ин­формации — далеко не полный перечень терминов, под которыми подразумевается информационная система (ИС). Анализ работ, по­священных теоретическим и практическим разработкам в области информационных систем, позволяет выделить два варианта опре­деления сущности и назначения информационных систем в уп­равлении.

Одна группа авторов придерживается мнения, что ИС пред­ставляет собой совокупность средств и методов сбора, регистра­ции, передачи и преобразования информации. Такой подход по существу отождествляет ИС с системой обработки данных. В этом случае на первый план выдвигаются работы по совершенствова­нию техники сбора и регистрации данных, увеличению скорости их преобразования и получения конечного результата, т.е. совер­шенствуется техническое обеспечение системы обработки данных, технологический процесс и процедуры их преобразования.

Другая группа авторов определяет ИС как совокупность средств и методов совершенствования непосредственно системы управле­ния производственными объектами, рационализации управленче­ских процессов, эффективности принятия решений.

Сложность объекта исследования, по-видимому, является глав­ной причиной того, что в настоящее время нет однозначного и общепризнанного определения понятия «информационная система». Многие трактовки этого понятия построены в зависимости от со­вокупности используемых методов и средств создания информа­ционной системы, ее состава и структуры, условий функциони­рования. В определенной степени ряд таких определений для част­ных случаев может оказаться верным и полезным.

И С можно понимать как совокупность средств и методов, по­зволяющих собирать, перемещать, обрабатывать и передавать пользователю отобранную информацию. В общем случае понятие ИС включает в себя организационно-техническую подсистему, представляющую собой комплекс методов и средств удовлетворе­ния информационной потребности пользователей, а также своев­ременной выдачи информации, полученной в результате ее сбора и обработки. Данное определение можно было бы принять как наи­более полное, однако необходимо заметить, что главный эле­мент — пользователь — здесь выделен из понятия ИС.

Основное назначение ИС — удовлетворение информационных потребностей пользователей. Только пользователь в процессе уп­равления и принятия решений может определить, выполняет ли ИС свое назначение.

Параметры и особенности ИС весьма индивидуальны для каждого предприятия. Являясь относительно стабильными по составу элементов, ИС требуют достаточной точности измерений и фиксации различных множеств параметров, высокой надежности обработки данных. На них накладываются сравнительно жесткие ограничения, диктуемые характером технологических процессов, нормативными актами, инструкциями и приказами вышестоящих органов, установленными формами документации и документо­оборота на предприятии. Следовательно, создание каждой конкретной ИС управления должно рассматриваться комплексно, в нескольких аспектах:

. организационном (принципы организации ИС и взаимодей­ствия ее элементов);

. технологическом (методы обработки информации и техноло­гия реализации этих методов);

. техническом (возможности современных средств вычислитель­ной и организационной техники).

ИС управления производственными объектами (предприятия­ми, объединениями) характеризуются специфическими призна­ками. Такие системы характеризуются непосредственным взаимо­действием с пользователями различных рангов, функционирова­нием режима реального времени.

Если в основу определения понятия информационной системы положить ресурсный подход, то ИС может трактоваться как сово­купность средств и методов производства, накопления, преобразования и использования информационных ресурсов предприятия и целях осуществления пользователями основных функций управ­ления. ИС определяют и как методологию, организацию, элемен­ты технического и программного обеспечения, необходимые для Ввода и получения определенной информации в соответствии с требованиями пользователя.

При создании ИС большое внимание уделяется технике ввода информации, обеспечивающей связь производственного процесса с информационной системой. Главной же задачей при отработке этого взаимодействия является анализ того, каким образом вы­ходные данные ИС могут обеспечить эффективность функциони­рования системы управления.

В последнее время получают развитие многофункциональные интегральные информационные системы (корпоративные ИС), предназначенные для работы в любых режимах, т.е. объединяющие свойства и особенности различных систем.

Автоматизация обработки данных с помощью ЭВМ требует Построения рациональных потоков информации, формализации ее представления и создания специальных методов организации и обработки данных. Если в неавтоматизированных системах инфор­мационные процессы характеризуются большой трудоемкостью идублированием процедур, что приводит к нарушению преемственности потоков информации и снижению достоверности получаемых данных, то применение ЭВМ обеспечивает их синтез, еди­ную информационную базу и многоцелевое использование дан­ных в процессе решения функциональных задач.

Теоретические исследования и практический опыт внедрения АСУ показывают, что разработки ИС должны базироваться на ряде основных организационно-методических принципов и положений. К ним относятся:

• методологическое единство проектирования ИС (на основе си­стемного подхода определяются совокупность объектов управле­ния, состав информационной базы и ее взаимность с решаемыми задачами);

• системность и совместимость элементов ИС (реализация этого принципа означает создание взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов, кодов, обеспечивающих обмен информацией на всех звеньях АСУ;

• унификация и структуризация форм обмена информацией,
включая унификацию и сокращение числа форм входных и выход­ных документов;

• интеграция обработки данных, обеспечивающая одноразовость ввода информации при многократном ее использовании.

Итак, проектирование ИС управления как совокупности мето­дов и средств организации, обработки и выдачи необходимой пользователю информации должно рассматриваться и с точки зре­ния определения состава, структуры и закономерностей преобра­зования информации, характеристик движения и методик получения необходимых данных.

Информационные ресурсы — это совокупность данных, имеющих смысловую нагрузку, отражающих всю производственно-хозяй­ственную деятельность предприятия и документально зафиксиро­ванных на различного вида носителях. Они могут быть использова­ны в управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффективности. В качестве особого фактора произ­водства информационные ресурсы почти не исследованы. В общем виде информационные ресурсы по содержанию представляют со­бой отображение реальных процессов производства, зафиксиро­ванных в проектно-конструкторской документации, плановых и отчетных документах, нормативных, инструктивных материалах и т. п. При этом качество информационных ресурсов определяется адекватностью даваемого ими отображения действительности, воз­можностями их использования в практической деятельности. Кон­центрируются они, как правило, в совокупности различных по своему назначению и методам формирования управленческих до­кументов, в системах обработки данных, информационных систе­мах управления. Информационные ресурсы относятся к числу воспроизводимых, процесс их воспроизводства имеет важные особенности по сравнению с другими видами производственных ресурсов: он состоит из фаз производства, распространения и использования.

Фаза производства информационных ресурсов представляет собой процесс познания состояния производственно-хозяйственной деятельности объекта управления. Регистрация, сбор и информации — первая стадия в процессе производства информационных ресурсов. Следующая стадия — обработка данных наблюдения и их анализ, назначением которых является обобщение факторов и установление существенных связей между явлениями.

Фаза распространения специфична для информационных ресурсов. Необходимость ее связана с особым свойством информации: она не расходуется при использовании, а передача информации от источника к пользователю не означает, что источник их лишается. Одни и те же данные могут быть использованы раз для решения различных задач. Основным ограничением при этом является время, в течение которого они сохраняют актуальность. Отсюда следует, что объем имеющихся информационных ресурсов предприятия зависит не только от масштабов производства, но и от того, насколько широка сфера их использования, до какого числа пользователей доводится информация. Важным аспектом распространения информации является обеспечение накопления, хранения и быстрого доступа пользователей к конкретным данным, необходимым для решения ос-дач управления. Именно для этих целей и создаются АС обработки информации на базе использования современных средств вычислительной техники.

Использование информационных ресурсов происходит, как правило, в сфере управления. Наиболее важным его результатом являются принимаемые управленческие решения. Заметим, что для различных элементов информационных ресурсов характерны разные периоды сохранения актуальности или сроки использования. Наибольшие сроки использования в условиях управления предприятием имеют данные, необходимые для перспективного и текущего управления, наиболее коротки они для оперативной производственной информации. Данные с длительными сроками использования имеют много общего с основными фондами: они многоного кратно используются в различных функциональных задачах подготовки и принятия управленческих решений. В сущности их ложно назвать информационными основными фондами. Информационные основные фонды — это информационные ресурсы, сражающие относительно постоянные данные (например, нормативы трудоемкости и расхода материалов, технология изготовления деталей, узлов и т.д.). Правомерно полагать, что информация с периодом полуобновления больше года может быть отнесе­на к основным фондам.

По аналогии сведения и данные, используемые на небольших интервалах времени (например, не более квартала, месяца), мож­но рассматривать как информационные оборотные фонды. Они включают информацию о квартальных и месячных планах, учет­ную информацию, сводную аналитическую квартальную и годо­вую информацию и т.д. Как правило, информационные оборот­ные фонды — это производная информация, полученная в резуль­тате преобразования данных.

При проектировании и функционировании различных произ­водственных и управляющих систем их информационные основ­ные и оборотные фонды должны рассматриваться наравне с обес­печением их материальными ресурсами.

Особенностью информационных ресурсов является то, что ин­формационное воздействие в экономике выступает как взаимоза­меняемый ресурс по отношению к таким ресурсам, как труд, сы­рье, энергия, фонды. Чем лучше используются информационные фонды, тем меньше неопределенности о ходе производственного процесса и больше возможностей в рациональном использовании производственных ресурсов предприятия.

В то же время процесс использования информационных ре­сурсов существенно отличается от расхода производственных ре­сурсов. Основной его особенностью является возможность много­кратного использования информационных ресурсов. Однако при длительном хранении и использовании информационные ресурсы стареют и подлежат постоянному обновлению, период которого определяется условиями и параметрами функционирования основ­ного производства.

В условиях использования средств ВТ информационные ресурсы предприятия представляют собой совокупность данных (зафик­сированных в первичных документах) информационного фонда (массивы нормативных, справочных, плановых и учетных данных на машинных носителях) и информации, выдаваемой пользова­телям ИС.

Стоимость создания, хранения и использования информаци­онных ресурсов достаточно высока и переносится на стоимость управления в целом. Поэтому эффективность использования ин­формационных ресурсов всецело обусловливает действенность управления процессом производства на предприятиях. Чем каче­ственнее управление, тем рациональнее используются информа­ционные ресурсы. Особенно большую стоимость имеют основные информационные фонды, так как на их создание в условиях ис­пользования ВТ уходит много средств и времени.

Практически реализация производства информационных ресур­сов находит отражение в создании и поддержании рабочего состояния основных массивов в ИС управления (банка данных). При этом сформированные массивы нормативной информации пред­ставляют собой основные информационные фонды. Массивы пла­новой информации и данные, отражающие ход производственного процесса, можно отнести к оборотным информационным фондам. Таким образом, банк данных ИС состоит из основных и Оборотных информационных фондов, средств и методов их производства, преобразования и подготовки к использованию.

Создание ИС как основы автоматизации управленческих реше­ний — это разработка форм и методов использования информаци­онных ресурсов, отображающих производственно-хозяйственную деятельность управляемых объектов и процессов. Практическая реализация такой системы может быть конкретизирована в раз­личных аспектах: в методах и формах классификации информаци­онных ресурсов, в принципах структурной организации массивов и их состава, в языках описания данных и пр.