Технология автоматизированного учета движения основных средств и начисления амортизации основных средств

Обработка хозяйственных операций по основным средствам и их амортизациив программе "1С:Бухгалтерия 8.3" организуется, как правило, методом "от документа".

Технология обработки данных по движению основных средств включает 3 этапа:

I. Ввод и обработка документа соответствующего типу хозяйственной операции.

II. Проверка введенных данных на основе просмотра Журнала операций и других журналов, где нашли отражение документы введенные по основным средствам и их амортизации.

III. Оформление выходных отчетов. Использование выходных отчетов в бухгалтерском учете и управлении хозяйственной деятельностью.

Основные типы хозяйственных операций по основным средствам и порядок их обработки.

1. Поступление основных средств.

Отражение поступления основных средств в бухгалтерском учете производится в несколько этапов:

Этап 1 – Отражается возникновение объекта вложений в долгосрочные активы (открывается объект учета по счету 08).

Этап 2 – Отражаются дополнительные расходы, связанные с созданием, приобретением, вводом в эксплуатацию объекта долгосрочных активов (отражаются дополнительные проводки по дебету счета 08).

Этап 3 – Отражается ввод в эксплуатацию (или приём к учету) основного средства (формируется проводка по дебету счета 01 и кредиту 08).

1.1. Поступление объекта основных средств (оборудования) в результате покупки, вклада в уставный фонд, безвозмездно, неучтенных.

Этап 1.

Отражается факт поступления объекта долгосрочных активов через функцию "Поступление оборудования" (проводится).

Документ оформляется с видом Операции: "Оборудование". При этом происходит формирование проводок по дебету счета 08 (как правило, субсчет 8.1.1 "Приобретение объектов основных средств"). В экранной форме документа указывается контрагент, от которого поступает объект, и склад (место хранения), куда приходуется объект. В табличной части на закладке "Оборудование" вводятся данные поступающего объекта. При этом следует пополнить справочник "Номенклатура"группа"Оборудование". Если необходимо, на закладке "Дополнительно" указывается номер и дата внутреннего приходного ордера, по которому объект приходуется в место хранения. На закладке "Счета расчетов" указываются счета, которые определяют обстоятельства поступления: если указывается счет 60 — то имеет место покупка основного средства; если счет 75 — вклад учредителя; если счет 98 или 83 — безвозмездная передача; если счет 91 — оприходование неучтённого основного средства выявленного при инвентаризации. Через реквизит "Счет-фактура" и кнопку [Зарегистрировать счет-фактуру] (под табличной частью) генерируется документ-основание для учета входного НДС.

Оформленный документ проводится с использованием счета 08 (по дебету) и счетов с закладки "Счета расчетов".

Аналогичным образом, через функцию "Поступление оборудования" или "Поступление товаров, услуг", оформляется поступление оборудования к установке, которое отражается по счету 07. При этом следует предусмотреть в справочнике "Номенклатура"группу"Оборудование к установке" ориентированную на счет 07.

Этап 2.

Отражаются дополнительные расходы, связанные с созданием, приобретением, вводом в эксплуатацию объекта долгосрочных активов (например, транспортно-заготовительные расходы). При этом оформляется документ Поступление доп. расходов. Документ может быть оформлен 2 способами.

Первый способ – создание на основании базового документа типа "Поступление оборудования" или "Поступление товаров, услуг".

Второй способ – создание с нуля.

Табличная часть документа заполняется после установления взаимосвязи с основным документом поступления (например, с помощью кнопки [Заполнить]). В ходе заполнения документа сумма, указанная в шапке в реквизите "Сумма без НДС", должна быть распределена по строкам табличной части, для этого используется кнопка [Распределить]. При проведении документа "Поступление доп. расходов" формируются проводки пополняющие сумму расходов по дебету счета 08 по соответствующему объекту вложений в долгосрочные.

Этап 3.

Оформляется ввод поступившего объекта долгосрочных активов в эксплуатацию в качестве основного средства, для чего используется документ "Принятие к учёту ОС" (проводится).

В шапке документа указывается дата принятия объекта к учету и номер соответствующего документа (акта). Затем на закладке "Основные средства" через реквизит шапки "Оборудование" устанавливается ссылка на объект, числящийся по счёту 08. Указывается его место хранения (реквизит "Склад"). После этого заполняется на этой же закладке табличный реквизит "Основноесредство". При этом пополняется справочник "Основные средства" начальной информацией о вновь вводимом основном средстве. Затем на закладках "Общие сведения", "Бухгалтерский учет", "Налоговый учет" вводятся прочие сведения об основном средстве (особенности начисления амортизации, бухгалтерские счета отражения самого основного средства и его амортизации и др.). Эти сведения сохраняются в виде документов-регистраторов привязанных к документу "Принятие к учёту ОС".

Документ проводится в учете с проводкой по дебету счета 01 и кредиту 08. При этом сумма проводки должна объединить все расходы (стоимости) по вводимому основному средству и корректно сформировать его первоначальную стоимость. Одновременно записываются документы-регистраторы со справочными данными.

Полностью оформленный и проведенный документ может быть выведен на печать по форме акта через кнопку [Печать] – Акт о приеме-передаче ОС.

1.2. Строительство. Отражение вложений в строительство объекта основных средств.

Обработка операций поступления объекта в результате строительства в целом аналогична обработке поступления в результате покупки. При этом вместо понятия «Оборудование» всюду используется понятие «Объекты строительства».

Этап 1.

Начало строительства и отражение первых расходов по покупке строительных услуг.

В данном документе отражается факт появления первых расходов по строительству объекта долгосрочных активов в виде услуг сторонней организации, что отражается с использованием документа типа "Поступление товаров и услуг". Этот документ оформляется с видом Операции: "Объекты строительства". Алгоритм проведения документа ориентирован на формирование проводок по дебету счета 08 (как правило, субсчет 8.1.2 «Строительство объектов основных средств»). В шапке документа указывается контрагент, оказавший строительную услугу. В табличной части на закладке "Объект строительства" указывается объект строительства, сумма полученных услуг (в т.ч. НДС) и статья затрат по которой сумма будет проходить в учёте. При необходимости пополняется справочник "Объекты строительства".Через реквизит "Счет-фактура" (под табличной частью) вводятся реквизиты документа-основания для учета входного НДС.

Оформленный документ проводится с использованием счета 08 (дебет) и счетов на закладке "Счета расчетов" (кредит).

Этап 2.

Отражаются дополнительные расходы, связанные с созданием объекта долгосрочных активов.

Например, списание на строительство стройматериалов и другого оборудования к установке, учитываемого на счете 07.

В шапке документа указывается объект строительства, на который списывается оборудование, а также статья затрат. Далее в шапке указывается склад (место хранения), с которого оборудование отпускается. В табличной части указывается списываемое оборудование по справочнику "Номенклатура"раздел"Оборудование к установке". Оформленный документ проводится по дебету счета 08 (способ строительства "Подрядный") и кредиту счета 07.

Списание транспортных и других услуг на строительство производится аналогично, как при покупке объекта, т.е. одним из 2 способов.

Первый способ – создание на основании базового документа типа "Поступление оборудования" или "Поступление товаров, услуг".

Второй способ – создание с нуля.

Этап 3.

Оформляется ввод построенного объекта долгосрочных активов в эксплуатацию в качестве основного средства, для чего используется документ "Принятие к учёту ОС" (проводится).

В шапке документа указывается дата принятия объекта к учету и номер соответствующего документа (акта). Затем на закладке "Основные средства" через реквизит "Объект строительства" устанавливается ссылка на объект строительства, который приходуется. Тут же указывается бухгалтерский счет, по которому будет собрана его первоначальная стоимость (как правило, 08.1.2 без учета аналитики по способу строительства и статьям затрат). Через кнопку [Рассчитать суммы] определяется общая сумма расходов на создание основного средства, которая накопилась на указанном счете. Она образует показатель "Стоимость" вводимого в строй основного средства. После этого заполняется таблица "Основные средства". При этом пополняется справочник "Основные средства" начальной информацией о вновь вводимом основном средстве. Затем на закладках "Бухгалтерский учет", "Налоговый учет","Дополнительно" вводятся прочие сведения об основном средстве (особенности начисления амортизации, бухгалтерские счета отражения самого основного средства и его амортизации и др.). Эти сведения сохраняются в виде документов-регистраторов привязанных к документу "Принятие к учёту ОС".

Документ проводится в учете с проводкой по дебету счета 01 и кредиту 08 (без аналитики по способу строительства и статьям затрат). При этом сумма проводки должна объединить все расходы по вводимому основному средству и корректно сформировать его первоначальную стоимость. Одновременно записываются документы-регистраторы со справочными данными.

Полностью оформленный и проведенный документ может быть выведен на печать по форме акта через кнопку [Печать] – Акт о приеме-передаче ОС.

2. Выбытие основных средств.

Основные средства выбывают в результате:

- ликвидации,

- продажи,

- безвозмездной передачи,

- передачи в качестве вклада в уставный капитал (финансовое вложение).

2.1. Списание основного средства в результате ликвидации, безвозмездной передачи.

При оформлении документа в «шапке» заполняются реквизиты "Событие ОС", "Причина списания", "Счет списания" (как правило, 91.4). В табличной части указывается выбывающее основное средство, ставка НДС (если необходимо), счет учета НДС (91.2).

При проведении документа сначала формируется проводка по доначислению амортизации на день списания основного средства. Затем формируются проводки, полностью закрывающие счет 01 по выбывающему основному средству. При этом остаточная стоимость относится на счет указанный в реквизите "Счет списания".

Оформленный документ может быть выведен на печать в виде акта через кнопку [Печать] – Акт о списании ОС (ОС-4).

2.2. Продажа основных средств, передача в качестве вклада в уставный капитал (финансовое вложение).

При оформлении документа в «шапке» заполняются реквизиты "СобытиеОС", "Контрагент". Также в шапке документа указывается Местонахождение ОС, т.е. подразделение, из которого выбывает основное средство. В табличной части на закладке "Основные средства" указывается выбывающее основное средство, его продажная стоимость (Сумма без НДС), данные по НДС (если необходимо). На закладке "Счета расчетов" указываются счета, которые определяют обстоятельства передачи: если указывается счет 62, то имеет место продажа; если счет 06 – финансовое вложение.

При проведении документа сначала формируются проводки по выручке или финансовому вложению, а также по доначислению амортизации на день списания основного средства. Затем формируются проводки, полностью закрывающие счет 01 по выбывающему основному средству. При отражении продажи основного средства счет 47 в данном документе не используется.

Оформленный документ может быть выведен на печать в виде акта приема-передачи ОС через кнопку [Печать].

3. Внутреннее перемещение основного средства (без проводок).

При оформлении документа в «шапке» заполняются реквизиты "Событие", "Сдатчик", "Получатель", что определяет новое место хранения основного средства. В табличной части указывается перемещаемое основное средство. При записи документа проводки не составляются, формируются только записи в документах-регистраторах отражающих смену местонахожденияосновного средства. Оформленный документ может быть выведен на печать через кнопку "Форма ОС-2" в форме накладной.

Если смена местонахождения основного средства требует внесения изменений в реквизиты по начислению амортизации, то дополнительно заполняются реквизиты "Способ отражения расходов по амортизации" и "Начисление амортизации".

4. Модернизация основного средства и отражение увеличения его стоимости.

Для учета и консолидации расходов связанных с модернизацией основных средств в программе 1С:Бухгалтерия рекомендуется использовать счет 08.1.2 «Строительство объектов основных средств».

Сначала на счет 08.1.2 списываются все расходы по модернизации. Например, передача оборудования со счета 07.

Затем, накопленные на счете 08.1.2 расходы приходуются в состав стоимости основного средства с помощью документа "Модернизация ОС" (проводится).

При оформлении документа в реквизите "Событие" указывается вид события "Модернизация", в реквизите "Объект строительства" указывается элемент справочника "Объекты строительства", к которому привязаны расходы по модернизации. В табличной части на закладке "Основные средства" указывается модернизируемое основное средство, его стоимость и новые параметры по срокам использования и амортизации. Реквизит "Сумма модернизации (БУ)" заполняется по данным выполнения функции на кнопке [Рассчитатьсуммы].

Документ проводится с проводками типа:

o Дт 01.1 / Кт 08.1.2 на сумму, указанную в реквизите "Сумма модернизации (БУ)".

Оформленный документ может быть выведен на печать через кнопку [Акт о приеме-сдаче ОС (ОС-3)] в виде акта.

5. Переоценка основных средств.

При оформлении документа в «шапке» в реквизите "Событие" указывается вид события "Переоценка". В табличной части на закладке "Основныесредства" указывается переоцениваемое основное средство, его первоначальная, коэффициент переоценки. Исходя из этого рассчитывается переоценённая стоимость, сумма переоценки основного средства, а также сумма изменения амортизации.

В случае дооценки документ проводится с проводками типа:

Дт 01.1 / Кт 83.1 – на сумму разницы между переоцененной и первоначальной стоимостями;

Дт 83.1 / Кт 02.1 – на пропорциональную сумму изменения амортизации.

В случае уценки документ проводится, по умолчанию, с теми же проводками на суммы красным сторно.

Оформленный документ может быть выведен на печать через кнопку [Печать] в форме ведомости или акта переоценки.

6. Оформление результатов инвентаризации основных средств.

При заполнении документа в шапке заполняются реквизиты "Подразделение" и "МОЛ", у которого проведена инвентаризация. Табличная часть сначала заполняется с использованием кнопки [Заполнить]. Затем в графе "Фактическоеналичие" проставляются флажки, если основное средство есть. Если обнаруживается неучтенное основное средство оно вводится в табличную часть с помощью кнопки [Добавить]. По графам "Излишек" и "Недостача" автоматически выводится результат инвентаризации. На основе введенных данных формируются печатные формы инвентаризационной описи и сличительной ведомости (кнопка [Печать]).

Следует заметить, что документ оформляющий результаты инвентаризации записывается без составления проводок. В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются через кнопку [Создать на основании]. Там могут быть оформлены и проведены следующие документы:

·Принятие к учету ОС–для отражения излишков;

·Списание ОС–для отражения недостач;

·Перемещение ОС–для урегулирования путаницы с местоположением основных средств.

7. Начисление амортизации основных средств. Прочие операции.

Функция начисления амортизации выполняется автоматически в рамках большой процедуры "Закрытие месяца".

Только начисление амортизации можно запустить по следующему алгоритму.

Просмотреть результат выполнения функции «Амортизация ОС» можно через журнал «Регламентные операции» или интерфейс процедуры «Закрытие месяца».

Перед начислением амортизации следует перепроверить и откорректировать настройки справочных, начальных и оперативных (по производительной амортизации) данных по всем наименованиям основных средств из справочника Основные средства.

8. Ввод прочих разных проводок по счетам 01 и 02. (проводится).