Кассовых операций на базе программы 1С:Бухгалтерия

1. На этапе настройки программы проводится анализ предопределённых настроек по основному для данного АРМ бухгалтерскому счету, т.е. по счету 50 "Касса" (рисунки 2.1, 2.2).

Рисунок 2.1 – Настройки параметров учета по кассе и банку

Рисунок 2.2 – Настройки счета 50 «Касса» в плане счетов

Также на этапе настройки программы в карточке Организации производится настройка параметра Ответственное лицо – Кассир.

2. Настройка справочников.

Для учета кассовых операций необходимо настроить справочники:

- Статьи движения денежных средств;

- Валюты;

- Лимиты остатка кассы.

3. Ввод начальных остатков по счету 50 "Касса".

На этапе внедрения программы вводится начальный остаток по счету 50 «Касса» в разрезе субсчетов. Для этого может использоваться функция Помощник ввода начальных остатков.

4. Разработка методик (алгоритмов) обработки основных типов хозяйственных операций по кассе и сопутствующим операциям.

4.1. Общие принципы обработки хозяйственных операций.

Обработка хозяйственных операций по движению денежных средствв программе 1С:Бухгалтерия 8.3 организуется, как правило, методом "от документа". При этом на экране компьютера открывается необходимый бланк документа, он заполняется и сохраняется в базе данных. Если необходимо документ печатается на принтере. Бумажный экземпляр используется как первичный документ. Как правило, одновременно с оформлением и записью документа в базу данных, производится формирование проводок по документу, которые также записываются в базу данных. Далее, накопленная база данных используется для формирования сводных машинограмм.

4.2. Основные типы хозяйственных операций по кассе и сопутствующие им.

● Поступление и выбытие денег в кассе (проводится).

При оформлении кассового ордера важным является правильное заполнение реквизита «Вид операции». Выбор того или иного вида операции определяет набор заполняемых реквизитов и проводку. Выбор производится из предопределённого списка. Если в этом списке нет подходящего вида операции, то выбирается: Прочий приход или Прочий расход.

При необходимости кассовый ордер может быть отпечатан на принтере с помощью кнопки [Печать].

● Списание подотчетных сумм по авансовому отчету (проводится).

Как правило, расход подотчетных сумм по командировкам отражается на закладке Прочее, так как тут имеется возможность ввести данные по суточным, а также отразить оплату за проезд и проживание в гостинице с отражением входного НДС.

Программа позволяет обрабатывать данные авансовых отчетов в валюте. Для этого в шапке документа в ссылке [Цена не включает НДС] следует указать необходимый тип валюты (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 – Выбор типа валюты в авансовом отчете

Дополнительно по командировкам с помощью программы 1С:Бухгалтерия может быть оформлено командировочное удостоверение (не проводится).

● Окончательный расчет с подотчетным лицом по авансовому отчету (проводится).

Если согласно введенным в авансовый отчет данным получается перерасход подотчетных сумм или остаток неиспользованных, то с помощью кнопки [Создать на основании] автоматически может быть сформирован соответствующий расходный или приходный кассовый ордер.

● Выплаты из кассы по платёжным ведомостям.

Программа позволяет последовательно оформить все необходимые документы по выплате денег из кассы нескольким сотрудникам по платёжной ведомости. Например, выплату зарплаты, в том числе с депонированием. При этом выполняется ряд последовательных действий:

1) Оформление платёжной ведомости (не проводится), её распечатка и передача в кассу для отражения выплат.

2) Возврат бумажной ведомости в бухгалтерию, отражение депонирования (проводится), если оно есть.

3) Оформление расходного кассового ордера (проводится) на основании платёжной ведомости, при этом депонированные суммы, если они были, автоматически вычитаются.

4) Последующее оформление расходного кассового ордера (проводится), с видом операции Выплата депонированной заработной платы, в адрес депонента с автоматическим определением суммы выплаты.

● Инкассация (проводится).

Операция обрабатывается в два этапа. Сначала оформляется расходный кассовый ордер, потом на его основании оформляется документ типа «Поступление на расчетный счет».

● Приём наличной выручки в кассу и отражение реализации (проводится).

На основе данного документа формируются проводки Д90.4.1/К41.2; Д50.1/К90.1.1; Д90.2/К68.2.1. Вместо счета 41.2 «Товары в розничной торговле», может использоваться счет43 «Готовая продукция», если торговля в розницу осуществляется со склада-магазина производственного предприятия.

● Отражение реализации с оплатой по банковской карточке (проводится).

Реализация с оплатой по банковской карточке отражается с использованием счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Сначала формируются проводки Д76.10/К90.1.1 и Д62.1/К76.10. Затем, когда деньги поступают на расчетный счет – Д51/К62.1.

· Обработка данных по инвентаризации.

По инвентаризации денежных средств в кассе программа позволяет:

1) Оформить машинограмму Акт инвентаризации наличных денежных средств. Документ формируется на экране как машинограмма (не проводится). Проводки по результатам инвентаризации вводятся вручную через кассовые ордера.

2) Оформить приходный кассовый ордер, если будет установлен излишек денег в кассе, или расходный кассовый ордер, если – недостача.

● Ввод отдельных операций и проводок по движению денежных средств или сопутствующим операциям.

Для ввода отдельных проводок используется универсальный документ "Операция" для прямого ввода информации в Журнал операций.

5. Разработка методики формирования и использования результирующих данных по движению денежных средств в кассе.

Введенные в программе 1С:Бухгалтерия оперативные данные (документы и проводки) сохраняются в электронных журналах оперативной информации: в Журнале операций (режим "Главное"); в Журнале проводок (режим "Справочники и настройки учета" подрежим "План счетов бухгалтерского учета" кнопка [Журнал проводок]); в журналах документов по видам документов и направлениям учета (режим "Главное" и др.).

Электронные журналы оперативной информации позволяют просматривать введенные данные, при необходимости их корректировать, удалять и пополнять.

После ввода всех данных за отчетный период, их проверки, по кассе выпускаются сводные машинограммы.

Для целейсинтетическогоучета (режим "Главное") выпускаются:

- Главная книга;

- Анализ счета 50 (аналог главной книги по счету 50);

- Обороты счета 50 (аналог журнала-ордера и ведомости по счету 50);

- Карточка счета 50 (аналог журнала регистрации хозяйственных операций по счету 50).

Для целейаналитическогоучета (режим "Главное") может быть выпущена:

- Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.

Специализированныемашинограммы по кассе (режим "Банк и касса"):

- Кассовая книга (рублёвая и валютная);

Кассовая книга (Вкладной лист кассовой книги) формируется вместе с Отчетом кассира. Отчет кассира с приложенными к нему исполненными кассовыми документами кассир подписывает и оставляет бухгалтеру. Другую часть машинограммы (Вкладной лист кассовой книги) бухгалтер передает кассиру для ведения кассовой книги.

- Журнал кассовых документов (рублёвый и валютный);

- Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (рублёвые и валютные).

Управленческие машинограммы по учету денег (режим "Руководителю"):

- Анализ движений денежных средств;

- Остатки денежных средств;

- Поступления денежных средств (диаграмма);

- Расходы денежных средств (диаграмма).

Машинограммы формируются сначала на экране, затем с помощью кнопки [Печать] могут быть отпечатаны на принтере.

Оформленные документы используются в бухгалтерском учете и управлении производством.