Процесс первичного наблюдения

По результатам первичного наблюдения ведется первичный учет и составляется документ. Согласно принципу полноты, все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основании документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, которые характеризуют хозяйственные процессы и явления, происходящие в хозяйствующем субъекте (процесс документирования хозяйственных операций).

Первичная учетная информация является содержанием первичного учетного документа, оформленного в процессе первичного учета (наблюдения).

Объектами первичного учета являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками и заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.д.

Документ – это материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение (оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу).

Кроме того, согласно Федеральному закону РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года № 149-ФЗ, под документированной информацией понимают зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять общие и специальные функции.

К общим функциям документов относятся:

• информационная – документ создают для хранения информации;

• социальная – документ является социально-значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью;

• коммуникативная – документ выступает средством связи между хозяйствующими субъектами и другими общественными структурами;

• культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документов представляют:

• управленческая – документ как инструмент управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы;

• правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером служат законодательные и нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию;

• историческая – документ рассматривается как источник исторических сведений о развитии общества после выполнения.

Документы в системе бухгалтерского учета содержат:

• экономическое значение - проявляется в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в хозяйствующем субъекте и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и других по отдельным видам деятельности.

Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах;

• юридическое значение - заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции, поскольку как материальные объекты они содержат

сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном факте финансово-хозяйственной деятельности;

• контрольное значение - проявляется в том, что они служат источником контрольных данных при внутрихозяйственном контроле за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях хозяйствующего субъекта;

• аналитическое значение - проявляется в анализе финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью установления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство;

• организационно-управленческое значение - заключается в том, что документы - это основной поставщик оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических и других процессов с целью повышения эффективности производств. Системное использование информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления хозяйствующего субъекта позволяет добиваться взаимодействия всех функций и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности;

• практическое значение документов в финансово-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и другое. Документы служат доказательством, свидетельствующим о поступлении и расходовании ценностей.

Первичный учетный документ – бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющийся первым свидетельством их совершения.

В сводном учетном документе в обобщенном виде отражаются различные данные, и составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни.

Сводный учетный документ – материальный носитель, который содержит итог сведений первичных документов, сгруппированных по определенным признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учетных

документов.

Первичные бухгалтерские документы необходимы:

• для обоснования учетных записей;

• передачи указаний от распорядителей до исполнителей;

• контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности;

• фиксации причин финансово-хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.