Вычисления в запросах

Для боле быстрой загрузки базы данных и уменьшения размера внутренних файлов следует придерживаться правила размещать информацию в таблицах, а вычисления производить в запросах.

Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице запроса, в базовую таблицу оно не переносится.

Для создания запроса с вычислениями служит тот же бланк простого запроса. Разница только в том, что в одном из пустых столбцов вместо имени записывается формула.

В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, и знаки математических операций (рис. 25).

Рис. 25. Пример записи формулы.

Для ввода длинной формулы размер окна раздела Поле недостаточен, поэтому формулу не видно целиком. Границы поля, конечно, можно увеличить, но тогда не будет видно остальных полей запроса. Эти неудобства можно ликвидировать нажатием клавиш Shift+F2 . Откроется диалоговое окно Область ввода (рис. 26), где формула будет видна целиком. (Сама формула вводится с клавиатуры).

Рис. 26. Запись и просмотр формулы в окне Область ввода.

Вводить формулу можно также с помощью построителя выражений (рис. 27), который вызывается на экран клавишами Ctrl+F2.

Рис. 27. Составление формулы в окне Построителя выражений.

В левом столбце открывшегося окна Построитель выражений нужно выбрать таблицу или запрос, тогда в среднем столбце откроется список полей этой таблицы или запроса; необходимо выделить нужное поле и нажать на кнопку Вставить. Поле будет включено в формулу в верхнем окне построителя выражений. Чуть ниже окна с формулой расположена панель инструментов. Кнопки этой панели служат для добавления в формулы математических знаков. Формула записывается без пробелов, если только их вставка специально не оговорена. Кнопка ОК и формула помещаются в окно раздела Поле конструктора запроса.

Поля, входящие в формулу, можно не выводить на экран, то есть снять флажок в разделе Вывод на экран, если они не отображаются в новой таблице, но участвуют в расчетах. Эти поля даже можно не отбирать, достаточно того, чтобы были отобраны таблицы, в которые они входят.

К результирующему полю можно применить сортировку.