Создание базы данных без применения шаблона.

1. Выполните команду Файл – Создать или нажмите кнопку Создать панели инструментов Access База данных. Появится область задач Созданиефайла.

2. Выберите строку Новая база данных. Сохраните файл – имя Библиотека. Появится окно Библиотека: база данных. По умолчанию в окне базы данных открыт список таблиц, который содержит только три ярлыка, позволяющие тремя разными способами создавать таблицы.

3. Щелкните на ярлыке Создание таблицы путем ввода данныхПоявится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д.

4. Переименуем заголовки столбцов и введем данные в соответствии с ними. Важно, чтобы значения кодов в Поле1 были разными для каждого наименования Поля 2, так как код однозначно идентифицирует его, и это поле будет использоваться для связи с другими таблицами.

5. Закройте таблицу.

6. Аналогично создаются другие таблицы базы данных.

7. Создание таблиц с помощью мастера:следуйте указаниям мастера создания таблиц.

8. Создание таблиц в режиме конструктора: Щелкните на одноименном ярлыке окна Библиотека: база данных.

– Откроется пустое окно конструктора таблиц, в котором нужно определить структуру таблицы. В этой таблице необходимо ввести сведения (параметры) о данных.

В верхней части окна конструктора находится таблица, состоящая из трех столбцов: в столбце Имя поля вводятся имена полей создаваемой таблицы, в столбце Тип данных нужно задать тип данных для каждого поля, в столбце Описание можно ввести описания полей.

В нижней части окна задаются свойства полей таблицы.

– Определение полей таблицы:

– Переместите курсор в столбец Тип данных;

– Щелкните на кнопке со стрелкой в правой части столбца – появится список типов данных, которые могут быть использованы в таблицах Access (например: код – Счетчик, Фамилия – Текстовый, свойство Индексированное поле позволяет указать необходимость создания индекса (условия) по данному полю (Индекс является средством быстрого доступа к данным таблицы на основе значений одного или нескольких столбцов) и др.).

– Прежде чем сохранить таблицу, необходимо определить в нейключевое поле(как правило – Код):

– выделите поле, установив курсор в любом месте строки описания поля;

– на панели инструментов щелкните кнопку с изображением ключика.

– Закрыть окно конструктора.

9. Связывание таблиц

– выполните команду Сервис – Схема данных;

– щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле на схеме и в контекстном меню выберите команду Добавить таблицу;

– в диалоговом окне Добавление таблицы выделите те таблицы, которые отсутствуют на схеме, и нажмите кнопку Добавить;

– закройте окно Добавление таблицы

– установка связи между таблицами производится графически, путем соединения связанных полей левой кнопкой мыши.

Вопрос 3. Сортировка, поиск и фильтрация данных в таблицах.

Найти нужную запись, просматривая таблицу гораздо удобнее, когда данные в этой таблице отсортированы по нужному полю: по алфавиту в текстовых полях, по дате, если поле содержит дату, по увеличению или уменьшению числовых значений, например, в столбце Цена. Причем при различных поисках требуется, чтобы данные в таблице можно было бы легко отсортировать по нужному столбцу.

Access позволяет легко это сделать. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу.

Сортировка данных в таблицах

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. По умолчанию она отсортирована по полю Код.

3. Щелкните на любой строке поля и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (по убыванию) на панели инструментов. Таблица будет отсортирована по разделам.

Поиск данных в таблицах

1. Щелкните на любой строке столбца.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Найти. Появится диалоговое окно Поиск и замена.

3. На вкладке Поиск в поле Образец введите значение, которое хотите найти. Остальные поля на этой вкладке позволяют определить различные типы поиска.