Документы для участников совещания следует готовить и вручать предварительно.

Помещение подбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, является кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Помещение может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами для демонстрации слайдов. Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла или стулья, письменные принадлежности, минеральная вода и др.).

Если есть возможность, совещание не рекомендуется проводить в кабинете руководителя, где некоторые из участников могут чувствовать давление подчеркнуто официальной обстановки, находиться в неравноправном с владельцем кабинета положении.

1.4. Подготовка участников к совещанию предусматривает:

- определение работниками своей роли в решении задач, поставленных перед совещанием;

- выяснение работниками своей позиции по вопросам, которые планируется обсудить;

- подробное ознакомление с документами;

- четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

- подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

- подготовку текста выступления.

Й этап: Проведение совещания

Открытие совещания

Открывая совещание, руководитель, как правило, оглашает короткое вступительное слово, сообщает состав собравшихся, в случае необходимости называет Ф.И.О., должности всех или некоторых участников. Среди участников совещания не должно быть неизвестных лиц.

Потом объявляют повестку дня совещания и сообщают регламент.

Рекомендованный регламент проведения традиционных совещаний: вступительное слово - 5-7 мин., доклад - 25-30 мин., ответы докладчика на вопросы - 5-7 мин., выступления в дебатах - 3-5 мин., изложение проекта решения - 3-5 мин., обсуждение и принятие решения - 8-10 мин.

Оглашение доклада

Доклад должен быть коротким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать точность содержания, логика изложения, грамотный язык, необходимая эмоциональность.

2.3. Ответы на вопросы

Цель ответов на вопросы - разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал по просьбам участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за рамки обсуждаемой темы.

2.4. Обсуждение доклада обеспечивает:

- выявление мнений участников совещания;

- определение сильных и слабых сторон идей доклада;

- формулировка разных взглядов на проблему;

- разработку новых идей, подходов и методов.

Й этап: Подведение итогов совещания

Принятие решения

Существуют такие способы подготовки проекта решения и варианты его принятия:

1) к началу совещания руководитель, его помощники или инициативная группа готовят проект решения, который вручают участникам, обсуждают в ходе совещания и принимают с изменениями и дополнениями, внесенными во время обсуждения;

2) проект готовят к началу совещания, однако участников с ним не знакомят; его авторы в ходе совещания вносят в проект изменения и дополнения, а затем предлагают его для обсуждения и принятия;

3) ведущий совещания готовит решение на основе обобщения мнений участников; как правило, такие решения имеют компромиссный характер и являются приемлемыми для представителей разных взглядов;

4) проект решения готовят в ходе совещания на основе внесенных предложений; таких проектов решения может быть несколько;