Этап: Подготовка совещания

1.1. Планирование совещания осуществляется с целью:

- упорядочения количества мероприятий, частоты, времени их проведения;

- определения качественного и количественного состава участников;

- обеспечения осведомленности участников совещания;

- определения плановой сметы совещания.

Запланированные совещания проводят в соответствии с графиком, который составляют на месяц (квартал).

График состоит из таких пунктов:

- повестка дня;

- кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер и др.);

- дата и время проведения;

- место проведения;

- состав участников;

- длительность совещания.

Требования к повестке дня совещания:

- должна включать оптимальное количество вопросов (один - два);

- формулировка вопросов должна быть четкой и понятной для всех участников совещания;

- последовательность вопросов должна быть логично и психологически оправданной.

Первыми в повестку дня включают вопросы, по которым не предусматривается острая полемика. Потом обсуждают наиболее спорные проблемы.

Если в повестке дня несколько вопросов, первыми целесообразно обсуждать те, которые касаются всех собравшихся, а затем в более узком кругу те, которые остались.

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или по указанию руководителя. В случае необходимости их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 ч., а оперативного - 30-35 мин.

Определяя время подготовки к совещанию, дату его проведения менеджер должен учитывать такие факторы:

- количество и сложность вопросов повестки дня;

- срочность вопросов повестки дня;

- необходимость осведомленности и подготовленности участников.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, во время второго пика суточной работоспособности, поскольку первая более производительна для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить более одного совещания в день, тем более с постоянным составом участников.

В графике, объявлении или сообщении о проведении совещания отмечают часы его начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначено, например на 14 ч., и работник не знает, когда оно закончится, это не дает ему возможности назначить деловые встречи, договориться о совместной работе и др.

Состав участников совещания устанавливают в соответствии с его целью и повесткой дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

На совещание следует приглашать не из соображений «престижности», а тех, кто может эффективно использовать полученную информацию, то есть привлекать сотрудников, от которых можно ожидать реального вклада в решение обсуждаемых проблем.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более 20 чел.

Присутствие руководителя на совещании целесообразно лишь тогда, когда рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Во всех других случаях его представляют на совещаниях соответствующие специалисты - заместители, руководители подразделений или другие ответственные работники.

Способами оповещения участников совещания (они зависят от условий работы и расположения предприятия, круга участников, технических средств) могут быть:

- сообщение работникам графика совещаний;

- объявления;

- приглашение;

- сообщение по телефону или радиосети и др.

Определение плановой сметы совещания предусматривает такие этапы: 1. Определение общего фонда рабочего времени специалиста за месяц:

Зф = Рд х Пр, (2.1)

где: Рд – количество рабочих дней за месяц;

Пр – продолжительность рабочего дня, час.

2. Определение заработной платы одного специалиста за день:

Зп = Зс : Рд , (2.2)

где: Зс – среднемесячная зарплата, руб.;

Рд – количество рабочих дней за месяц.

3. Определение заработной платы одного специалиста в час:

Зп ₁ = Зп : Пр (2.3)

где: Зп – зарплата одного специалиста за день, руб.;

Пр – продолжительность рабочего дня, час.

4. Определение суммы заработной платы всех участников совещания за 1 час:

Зп₂ = К_у х Зп₁, (2.4)

где: Ку – количество участников совещания, чел.;

Зп₁ – заработная плата 1 участника совещания за час, руб.

5. Определение общей суммы заработной платы всех участников совещания за запланированный период его проведения:

Зп _пл. = Зп₂ х К_ч, (2.5)

где: Зп₂ – сумма заработной платы всех участников совещания за 1 час.;

К_ч – запланированное количество часов на проведение совещания.

6. Определение планового бюджета совещания:

Зсв. план. = Зп _пл. + Ап (2.6)

где: Зп_пл. – общая сумма заработной платы всех участников совещания за

запланированный период его проведения, руб.;

Ап – запланированная стоимость аренды помещения для проведения совещания, руб.

1.2. Подготовка доклада и проекта решения предусматривает:

- выбор докладчика;

- подготовку доклада;

- его обсуждение и корректировку доклада.

1.3. Подготовка документов и помещения

Подготовка документовдля участников совещания имеет такие цели:

- сократить время на изложение доклада;

- убедиться в том, что все ознакомлены с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

- сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основными.