Полномочия, обязанности, ответственность. Делегирование полномочий.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы предприятия и направлять деятельность некоторых его сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями.

По характеру делегирования полномочия различаются:

1) Линейные полномочия передают непосредственно от высшего должностного лица подчиненному и далее до остальных подчиненных. Они предусматривают узаконенную власть.

2) Функциональные полномочия делегируются менеджером высшего уровня управления, руководящего определенной функцией менеджмента, менеджеру низшего уровня управления, который руководит аналогичной функцией.

Виды функциональных полномочий:

- узаконенные – функциональный руководитель действует в пределах законодательных норм, уставных документов, приказов, выполняя их без всяких согласований;

- рекомендательные – направлены на выработку конкретных рекомендаций;

- обязательного согласования – функциональный руководитель согласовывает свои решения с линейными руководителями разного уровня;

- параллельные – решения функционального руководителя действуют независимо и одновременно с решениями линейных руководителей.

Обязанность – это совокупность специализированных работ, которые менеджер, занимающий определенную должность, должен выполнять в процессе достижения конкретной цели.

Обязанности закрепляются за определенной должностью. Следовательно, каждая должность имеет свои обязанности. Однако обязанности могут передаваться и другой должности.

Ответственность - обязательство выполнять стоящие перед должностным лицом задачи, и отвечать за полученный результат перед тем, кто делегировал соответствующие полномочия

Ответственность имеет двойное свойство. С одной стороны, должностное лицо, принимая полномочия, одновременно берет на себя в полном объеме и ответственность. С другой, за руководителем, который делегирует полномочия, полностью сохраняется ответственность. Такой двойной характер ответственности обеспечивает качественную реализацию полномочий.

Права – это возможности менеджера, занимающего определенную должность, использования ресурсов в процессе выполнения своих обязанностей.

Средством, с помощью которого руководитель распределяет задачи между подчиненными, является делегирование.

Делегирование – это передача задачи и полномочий, достаточных для ее решения, должностному лицу, которое принимает на себя ответственность за решение данной задачи

Полномочия делегируются должности, а не конкретному лицу, которое занимает ее в конкретный момент. Особенностью делегирования полномочий является то, что передаче подлежат только обязанности и права, ответственность не делегируется.

К числу основных принципов рационального делегирования в менеджменте относятся:

· единоначалие – сотрудник получает задания и отвечает за их выполнение перед одним начальником;

· соответствие – состав задач должен соответствовать характеру полномочий сотрудника;

· координация – состав полномочий должен динамично корректироваться в соответствии с новыми заданиями сотрудника;

· достаточность – масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

· мотивированность – расширение ответственности должно мотивироваться повышением оплаты, влияния или лидерства.

Делегирование полномочий может быть:

· длительное – руководитель поручает работнику самостоятельно выполнять задания (в этом случае задания оформляются как должностные обязанности);

· частичное (разовое) поручение – само задание остается в функциональной сфере руководителя).

Недостатки в менеджменте часто обусловлены, с одной стороны, нежеланием руководителя делегировать свои полномочия, а с другой – нежеланием подчиненных брать на себя ответственность. Американский экономист Ньюмен приводит 5 причин нежелания руководителей делегировать полномочия и 6 причин отказа подчиненных от ответственности (табл. 1.)

Таблица 1 - Причины сопротивления делегированию полномочий

Эффективное делегирование имеет такие преимущества:

- расширяет возможности руководителя в решении важных дел, освобождая его от рутинной работы;

- стимулирует развитие способностей, инициативы, самостоятельности и компетенции подчиненных, способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

- повышает оперативность принятия и обоснованность управленческих решений;

- позитивно влияет на мотивацию работников.

Однако делегирование полномочий не всегда однозначно воспринимается подчиненными. У них может возникать сомнения, не перекладывает ли руководитель на них выполнение своей работы. С учетом этого делегирование можно осуществлять лишь при таких условиях:

- если у менеджера очень много работы и он не может эффективно выполнить ее сам;

- если нагрузка менеджера текущими делами препятствует решению системных или концептуальных заданий организации;

- если менеджер хочет дать подчиненному возможность развиваться;

- если менеджер уверен, что подчиненный сможет выполнить работу должным образом.

В зависимости от степени делегирования полномочий различают централизованные и децентрализованные организации.

Централизованная организация – все полномочия и ответственность по определенной функции сосредоточены в одном подразделении и являются прерогативой руководителя этого подразделения. Это способствует:

§ повышению контроля и координации специализированных функций;

§ уменьшению количества ошибочных решений;

§ обеспечению сбалансированного развития всех структурных подразделений.

Децентрализованная организация – предусматривает делегирование полномочий на низшие уровни управления. Высокий уровень децентрализации в организации означает, что:

§ большинство решений принимается на низших уровнях управленческой иерархии;

§ решения, которые принимаются на низших уровнях, являются важными для организации;

§ ослабевает централизованный контроль за решениями, принятыми управленческим персоналом.

Недостатки:

- вероятность непринятия решений;

- отсутствие единства поведения менеджеров;

- риск потери контроля в процессе управления.

С целью устранения недостатков, связанных с децентрализацией организаций, используют интеграцию управления – процесс объединения усилий всех подразделений, служб, работников для выполнения заданий организации путем использования правил, процедур, графиков, иерархии управления, личных связей, стилей руководства и др.