Структура інформаційного забезпечення АІС

Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження на машинних носіях необхідних даних для розв'язання задач користувачів і зручний доступ до цих даних.

Інформаційне забезпечення АІС поділяється на поза-машинне та внутрімашинне. Це зумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашинній сфері та характеризує процеси, явища, об'єкти ПС. Як правило, первинна інформація фіксується в первинних документах, що містять як НДІ, так і оперативну, облікову інформацію.

Для реалізації завдань користувача на АРМі дані поза-машинної сфери мають бути перенесені на машинний носій, де вони утворять машинну інформаційну базу (ІБ).

Ядром інформаційного забезпечення АІС є ІБ — сукупність впорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні АІС. За складом, змістом вона має відповідати вимогам тих задач ПС, які розв'язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну і внутрімашинну ІБ.

Позамашинна ІБ. До неї належить частина ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються при функціонуванні АІС, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Це сукупність усіх документованих даних (відомостей). Основним носієм інформації у позамашинному середовищі є документи. За ознакою інформації, що міститься, і своїм призначенням (подальшим використанням) документи поділяють на первинні (вхідні) та похідні (вихідні).

Вхідні документи містять первинну необроблену інформацію. Вони поділяються на нормативно-довідкові й оперативні. Перші належать до категорії умовно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики різних об'єктів, ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без зміни. Склад нормативно-довідкових документів визначається характером ПС й особливістю системи управління об'єктом. На основі цих документів здійснюється первинне завантаження файлів НДІ, які утворюють нормативно-довідковий інформаційний фонд АІС (фонд НДІ). До нормативно-довідкових документів належать конструкторські та технологічні документи, довідники, класифікатори, номенклатури-цінники, договори й ін.

Для внесення змін до ІБ, підтримки її в актуальному стані застосовується первинний документ "Повідомлення про зміну", який складається за схемою "Є — має бути". При доданні запису до ІБ заповнюється права сторона документа (має бути), при видаленні запису — ліва "є", а при коректуванні запису заповнюються обидві сторони.

Оперативні документи містять інформацію, що відображає поточний стан об'єкта управління. Ця інформація змінюється за кожної її фіксації. Інформація первинних оперативних документів служить для введення оперативної інформації в ЕОМ. На їх основі формуються оперативні файли.

До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і матеріали, накладні, платіжні документи та ін. Різновидом оперативних документів є "Запити" (документи, які містять умови пошуку даних в ІБ, а також ті, що ініціюють виконання розрахунків). Запити можуть вводитися в бездокументній формі формуванням їх на екрані монітора.

Похідні (вихідні) документи формуються в процесі автоматизованого оброблення і видаються як результат. Вони формуються на основі інформації оперативних файлів і файлів НДІ, містять інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень на різних рівнях управління об'єктом. Для прийняття оперативних управлінських рішень інформація вихідного документа може бути видана тільки на екрані монітора. Вихідні документи містять текстову, цифрову, графічну інформацію.

Під час розроблення позамашинної ІБ необхідно дотримуватися вимог щодо їх форми, змісту, порядку заповнення документів. В умовах функціонування АРМу первинні документи можуть заповнюватися автоматизованим способом з використанням файлів НДІ. Вихідні документи мають відповідати своєму призначенню, періодичності складання, формату, певній послідовності розташування реквізитів.

У банківських ІС вихідні звітні документи передаються по ЕП у формі повідомлень стандартного формату і роздруковуються в пункті приймання повідомлень.

До засобів організації та ведення позамашинної ІБ належать:

— системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації, що міститься в документах ПС;

— УСД, які містять уніфіковані типові форми документів (формуляри-зразки), рекомендовані для використання в АІС;

— методичні й інструктивні матеріали для ведення документів.

На основі системи класифікації та кодування інформації розробляють кодові позначення об'єктів: виробів, деталей, складальних одиниць, технологічного обладнання, технологічних операцій, матеріалів, основних фондів, клієнтів, постачальників, покупців, підприємств, банків, рахунків та ін. Ознакою класифікації може бути одна з властивостей об'єкта, що дає змогу встановити схожість або відмінність окремих характеристик об'єкта. Класифікація використовується як основа для кодування ознак у позначенні об'єкта (клас, підклас, група, підгрупа, вид). Одержані кодові позначення об'єктів використовують для автоматизованого впорядкування та пошуку об'єкта, що має задані ознаки, а також для автоматичного формування і розрахунку значень показників у розрізі цієї ознаки.

Кодування забезпечує унікальну ідентифікацію об'єктів, яка в сукупності з прийнятою системою класифікації чітко визначає суть об'єкта. Це особливо важливо для етапу проектування БД при виділенні інформаційних об'єктів і структурних зв'язків між ними.

Опис класифікаційних угруповань, кодових позначень та найменувань об'єктів міститься в документі, який називається класифікатором. Сукупність класифікаторів утворює систему класифікації і кодування (складову частину інформаційного забезпечення конкретної АІС).

Уніфікована система документації ВКЛЮЧАЄ, уніфіковані стандартні форми документів, дозволені для використання при оформленні господарських і фінансових операцій за функціями управління конкретних об'єктів. УСД орієнтовано на ПС. До складу інструктивних та методичних матеріалів для ведення документів входять інструкції щодо заповнення документів даними і контролю їх вірогідності, використання кодових позначень, підготовки документів до введення в ЕОМ, приймання і реєстрації документів, коректування інформації в документах, архівування документів, збереження, зняття копій і знищення документів.

Внутрімашинна ІБ. Разом із засобами введення вона складає внутрімашинне інформаційне забезпечення. До внутрімашинної належить та частина ІБ, яка фіксується на машинних носіях. Основним її завданням є адекватне відображення об'єкта управління в пам'яті ЕОМ і забезпечення інформаційних потреб для задач управління, що розв'язуються в АІС. Наприклад, внутрімашинна ІБ АІС промислового підприємства має містити відомості про продукцію, предмети та засоби праці, технологію виробництва, персонал і т.д.

Внутрімашинна ІБ є сукупністю взаємозв'язаних масивів інформації і становить інформаційний фонд (ІФ) АІС. З кібернетичних позицій ІФ є динамічною пам'яттю системи. До нього висуваються вимоги такої організації даних, щоб на їх основі було забезпечено розв'язання різноманітних задач АІС. Це пояснюється тим, що всі задачі управління мають тісні інформаційні зв'язки.

Метою організації і підтримки ІФ є інформаційно-довідкове обслуговування управлінського персоналу, тобто задоволення всіх видів інформаційних потреб. Це обслуговування реалізується у формі оброблення запитів до ІФ. Структуру ІФ зумовлюють обсяг інформації, що використовується, частота звернень до неї, періодичність реорганізації даних, складність запитів, характер комунікацій між АРМами.' Підтримка комунікацій окремих АРМів здійснюється за допомогою ЕП або спільним доступом до централізованого ІФ.

Інформаційний фонд відображає стан об'єкта управління і є машинною пам'яттю системи. Від його організації залежить ефективність функціонування АІС, оскільки методи організації файлів впливають на вірогідність інформації і тривалість розв'язання задач. Склад, структура ІФ залежать від інформаційних характеристик і складу задач, що розв'язуються, від можливостей СУБД, яка застосовується, і ПЕОМ. Динамічними характеристиками ІФ є розміри записів файлів, їх кількість, частота коректування.

Основний принцип організації ІФ — гнучкість його побудови. Суть принципу гнучкості полягає у виконанні Двох умов:

— організація ІФ має забезпечувати можливість постійного нарощування і розширення без докорінної перебудови його структури;

— необхідно мати програмні засоби організації ІФ, що Дають змогу підтримувати будь-яку необхідну кількість іформаційних файлів.

Єдиний інформаційний фонд АІС є сукупністю взаємозв'язаних файлів, перша частина яких створюється на основі інформації первинних документів з позамашинної інформаційної ІБ, друга формується у процесі розв'язу-иання задач управління, а третя передається по каналах зв язку із зовнішніх АІС.

До складу ІФ входять такі файли: НДІ, які використовуються тривалий час без зміни в багатьох циклах оброблення (ці файли створюються при первинному завантаженні ІФ, у процесі експлуатації в них вносяться корективи в міру надходження сповіщень про зміну); оперативні, інформація яких оновлюється в міру здійснення господарських операцій, накопичується за певний період, після закінчення якого підлягає узагальненню та обробленню, а потім стирається або заноситься в архів; вихідні, що формуються у процесі розв'язування задач управління і використовуються для розв'язання інших задач або чергового розв'язання задачі, в якій сформовано файл; архівні, що накопичуються і зберігають інформацію попередніх періодів.

Для кожної ПС склад і структура файлів — різні.

Найефективнішою організацією ІФ є організація логічно взаємозв'язаних файлів у вигляді БД — інтегрованої сукупності даних, що не дублюються, на основі яких розв'язуються всі задачі ПС.

Внутрімашинну ІБ складають незалежні масиви даних, що мають файлову організацію і створені у прикладних програмах, написаних алгоритмічними мовами.

Серед засобів організації та ведення внутрімашинної ІБ є програмні засоби організації, ведення і доступу до ІБ, технологічні інструкції з ведення ІБ.

До програмних засобів належать: СУБД; програмні засоби ведення, оброблення, контролю даних, які використовуються у великих ІБ на етапі передбазового оброблення; сервісні засоби, що включають програми копіювання, архівування, відновлення даних, антивірусні, мережні утиліти та ін.

Особливе значення для створення і ведення ІБ має СУБД. Вона є універсальним прикладним програмним засобом загального призначення. Цей ефективний програмний засіб, призначений для організації та ведення логічно взаємозв'язаних даних на МД, забезпечує доступ до них й інтеграцію даних, що не дублюються, в БД і їх багатоцільове використання, підтримує цілісність та несуперечність усіх даних у БД, можливість одноразового введення даних, їх захист від перебоїв і несанкціонованого доступу.

Для забезпечення процесів створення ІБ на МД та її експлуатації потрібні відповідні технологічні інструкції користувачеві. У них визначається технологія всіх процесів створення ІБ і її ведення. Це інструкції з ведення ІБ та її коректування, які регламентують процес підтримки БД і програмних засобів її ведення в робочому стані.

При створенні БД колективного користування, в тому числі в мережі ПК, розробляється інструкція для адміністратора БД, в якій визначаються функції персоналу щодо забезпечення доступу користувачів до спільної БД, дотримання вимог із захисту інформації від несанкціонованого доступу, відповідальності за надійне зберігання даних.

Важливою складовою інформаційного забезпечення є інформаційна база, що складається з машинної та позамашинноі інформаційної бази.

Машинна інформаційна база — частина інформаційної бази ІС, що являє собою сукупність інформаційних масивів, які зберігаються в пам'яті ЕОМ та на магнітних носіях.

Машинна інформаційна база складається з інформаційних масивів які можуть бути організовані у вигляді окремих незалежних між собою, локальних інформаційних масивів, чи у вигляді бази даних, тобто інтегрованої сукупності пов'язаних між собою масивів, якими керує система управління базами даних (СУБД).

Масив — це ідентифікована сукупність примірників логічно в'язаних між собою даних, які містяться поза програмою у зовнішній пам'яті і доступні програмі за допомогою спеціальних операцій.

У процесі еволюції розробки автоматизованих ІС машинна ІБ пройшла такі етапи розвитку:

1. підготовку інформаційних масивів (для кожної задачі окремо);

2. створення єдиної бази даних, яку можна використовувати для розв'язування певної кількості задач.

У сучасних ІС для організації інформаційного забезпечення використовується концепція баз даних (БД).