Формирование структуры организации.

Процесс организации включает в себя общие соображения относительно планов и целей, определение главных задач, разделение общих задач на более мелкие задачи, размещение ресурсов и указаний по более мелким задачам, оценку результатов реализации функций организации. Менеджеры должны по кругу повторять эти шаги. В процессе такого повторения они добиваются обратной связи, которая помогает им совершенствовать существующую организацию.

Таким образом, последовательность действий следующая:

1. деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии;

2. установление соотношения полномочий различных должностей, при этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства;

3. определение должностных обязанностей, как совокупность определенных задач и функций, и поручение их выполнение конкретным лицам.

Одна из главных проблем при осуществлении функции организации заключается в том, что менеджеры должны выбрать подходящую для каждого конкретного случая структуру. Под структурой понимается система связей между ресурсами управляющей системы. Цель структуры состоит в обеспечении условий для наиболее рационального использования каждого ресурса в процессе достижения управленческой системы намеченных ее целей. Организационная структура представлена прежде всего средствами графической иллюстрации, которая называется схемой организации, где участники, занимающие верхние ступени, обладают большей властью и ответственностью, чем участники организации, занимающие более низшие ступени. По типу организацион­ные структуры делятся на формальную и неформальную.

Формальная структура — это отношения между организационными ресурса­ми, как они определены управляющей системой. Она представлена схемой организации. Формальная организация — это предварительно спла­нированная структура полномочий и функций, которая устанавливается па основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемых уровней производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность.

Формальная организация характеризуется определенной степенью стандартиза­ции управленческих функций в организации. Существуют их исчерпывающие описания, множество организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие управленческий процесс в организации, где степень формализа­ции высока. Чем выше стандартизация, тем меньше новшеств каждый участник должен вносить в конечный результат труда. Стандартизация не только способ­ствует альтернативному поведению участников, но даже устраняет для них вся­кую необходимость рассматривать какие-либо альтернативы. Сте­пень формализации одной организации отличается от другой.

Многие виды взаимодействий между участниками не вписываются в схему формальной организации. Существует сеть неформальных организаций, в рам­ках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директив­но установленного характера, а возникают из действия различных факто­ров — таких, как общий интерес или баланс интереса группы участников, объ­ективная необходимость сотрудничать, личная безопасность и др. Неформаль­ная структура характеризуется как комплекс неформальных отношений, уста­навливающихся между участниками предприятия в процессе совместной дея­тельности. Неформальные отношения устанавливаются естественным путем и моделируются на основе индивидуальных норм, ценностей и социальных свя­зей. Неформальная структура сосуществует с формальной.

Функция организации заключаетсяв установлении постоянных и времен­ных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении по­рядка и условий ее функционирования и реализуется двумя путями: через ад­министративно-организационное управление и через оперативное управление:

• административно-организационное управлениепредполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления;

• оперативное управлениеобеспечивает функционирование фирмы в соот­ветствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или не­прерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, на­меченными планом, и последующей их корректировкой. Оперативное управле­ние тесно связано с текущим планированием.

Связь структуры с ключевыми понятиями управления — его целями, функ­циями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочия­ми — свидетельствует об ее огромном влиянии на все стороны работы организа­ции. Именно поэтому менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание принципам и методам формирования, выбору типа или комбинации видов структур, изучению тенденций в их построении и оценке их соответствия ре­шаемым целям и задачам.