Восстановление подлинников

Пришедшие в негодность или утерянные подлинники документов по решению руководителя (или его заместителя) организации-держателя подлинников могут быть восстановлены.

До восстановления подлинника документа должен быть составлен акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника документа (рис. 8.11).

Акт должен быть утвержден руководителем организации-разработчика или его заместителем.

Восстановленные подлинники документов действуют также, как замененные подлинники.

Изменения в восстановленный подлинник документа вносят на основании всех разрешений на внесение изменений, выданных до момента его восстановления. Подлинник документа восстанавливают без оформления разрешения.

Восстановление подлинника следует производить репрографическим способом, вручную, перепечаткой на пишущей машинке или с помощью печатающих средств вывода ЭВМ.

Восстановленный подлинник документа должен по своему техническому содержанию представлять точную копию восстанавливаемого подлинника документа.

В подлиннике документа, восстановленном путем перекопирования, не воспроизводят размеры, надписи, графические изображения, зачеркнутые в соответствии с разрешением на внесение изменений в подлиннике (или копии), с которого снимается восстановленный подлинник.

В первую снизу строку таблицы изменений каждого листа восстановленного подлинника документа, изготовленного вручную, переносят запись только о последней замене или последнем изменении данного листа.

Подписи, визы и даты, имеющиеся на восстанавливаемом подлиннике документа (в том числе и таблицах изменений), в восстановленном подлиннике документа, изготовленном вручную, вписывают чертежным шрифтом и заключают в круглые скобки. Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишут слово «Подпись».

АКТ О СПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ

Рис. 8.11

Восстановленный подлинник документа должен быть заверен лицом, уполномоченным руководителем подразделения, выпустившего этот подлинник.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника документа, выполняют тушью на поле для подшивки, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)»;

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Рис. 8.12

Рис. 8.13

Рис. 8.14

Рис. 8.15

Рис. 8.16

В верхнем правом углу поля каждого восстановленного листа подлинника документа должна быть надпись тушью: «Восстановленный подлинник №...» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника документа.

Восстановленному подлиннику документа сохраняют инвентарный номер подлинника, с которого производилось восстановление. О восстановлении подлинника документа делают отметку в инвентарной книге и учетной карточке.

На подлиннике документа, взамен которого изготовлен восстановленный подлинник документа, ставят штамп: «Заменен восстановленным подлинником №...», в котором указывают номер очередного восстановления и дату принятия восстановленного подлинника документа на хранение (рис. 8.12.).

Подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники, хранят в сложенном виде.

При учете и обращении документов может возникнуть необходимость применения других штампов, образцы которых приведены на рис. 8.13 - 8.16.