Основные требования к текстовым документам

Текстовые документы могут быть выполнены либо сплошным текстом (технические условия, расчеты и т.п.), либо текстом, разбитым на графы (спецификации, ведомости, таблицы).

В документах, содержащих в основном сплошной текст, могут быть, при необходимости, приведены данные в табличной форме.

Каждый лист текстового документа должен быть оформлен рамками и иметь основную надпись и дополнительные графы к ней.

Текстовые документы могут выполняться машинописным, рукописным, типографским способом, а также с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ.

При выполнении текстовых документов машинописным способом, текст должен быть отпечатан на одной стороне листа через два интервала. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, с использованием полужирной ленты черного цвета.

При выполнении текстовых документов рукописным способом следует применять чертежный шрифт с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко, черной тушью.

Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, условные знаки, формулы, а также выполнять иллюстрации следует черной тушью.

Расстояние от внутренней рамки листа до границ текста следует оставлять: в начале строк - не менее 5 мм, в конце строк - не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней внутренней рамки листа должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте следует начинать с отступа, равного пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен на рис. 1.8.

ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА

Рис. 1.8

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста или графики машинописным способом или черной тушью вручную.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста или графики не допускаются.

Текстовой документ, в том числе после внесения в него исправлений, должен удовлетворять требованиям микрофильмирования.

Текстовые документы, выполняемые не типографским способом, рекомендуется размножать двусторонним копированием. Основную надпись следует приводить на обеих сторонах листа, а дополнительные графы - только на нечетной странице. В основных надписях наименование графы «Лист» следует заменить на «Стр.», а наименование «Листов» (на заглавных листах) - на «Страниц».

Текст документа может быть разделен на разделы и подразделы. Разделам присваивают порядковые номера в пределах всего документа, которые обозначают арабскими цифрами с точкой. Подразделам присваивают номера в пределах каждого раздела, состоящие из номера соответствующего раздела и после точки - номера подраздела. В конце номера подраздела также должна ставиться точка.

Разделы, а также подразделы могут состоять из одного или нескольких пунктов. Если документ состоит только из разделов, то номер пункта должен состоять из номера соответствующего раздела и после точки - номера пункта. В конце номера пункта следует ставить точку, например:

1. (наименование первого раздела)
1.1.		нумерация пунктов первого раздела
1.2.
1.3.
и т.д.

Если документ имеет подразделы, то пунктам присваивают номера в пределах подраздела. Номер пункта в этом случае должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

4. (наименование четвертого раздела)
4.1. (наименование первого подраздела четвертого раздела)
4.1.1.		нумерация пунктов первого подраздела четвертого раздела
4.1.2.
4.1.3.
и т.д.

Если текст документа не имеет разделов и подразделов, то пункты должны иметь порядковые номера в пределах документа.

Пункты могут быть разбиты на подпункты.

Подпункты должны иметь номера в пределах каждого пункта и отделяться от номеров раздела, подраздела и пункта точкой, например: 2.1.4.6, где: 2 - номер раздела, 1 - номер подраздела, 4 - номер пункта и 6 - номер подпункта в пределах пункта 4.

Если в тексте пункта или подпункта имеются перечисления, указания, положения, то они в отличие от обозначений пункта или подпункта могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой без точки на конце, например: 1), 2), 3) и т.д.; а), б), в) и т.д.

Каждый пункт, подпункт и перечисление должны записываться с абзаца.

Наименования разделов и подразделов должны быть краткими. Наименования разделов записывают в виде заголовков симметрично тексту прописными буквами. Наименования подразделов следует записывать в виде заголовков с абзаца строчными буквами, кроме первой прописной.

Переносы слов в заголовках не допускаются. Точку в конце заголовков не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3-4 интервалам, а при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала.

Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

В документе большого объема на первом (заглавном) листе следует помещать содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Содержание включают в общее количество листов данного документа.

Слово «Содержание» следует записывать в виде заголовка симметрично тексту прописными буквами. Наименования, включенные в содержание, следует записывать строчными буквами, кроме первой прописной.

В конце текстового документа допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Список литературы должен быть включен в содержание документа.

При составлении текстового документа в наименовании изделия, состоящем из нескольких слов, на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа, на первом месте должно быть имя существительное, например, «Изделие закладное».

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное), например: «Закладное изделие».

Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими нормативными документами или общепринятые в научно-технической литературе. Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть приведен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень терминов включают в содержание документа.

В тексте документа не допускается:

применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц;

применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, пунктуации, а также соответствующими нормативными документами;

использовать в тексте математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин. Вместо математического знака (-) следует писать слово «минус»;

употреблять математические знаки без цифр, например, £ (меньше или равно); ³ (больше или равно); ≠ (не равно), а также знаки № (номер), %(процент);

применять индексы нормативных документов без регистрационного номера.

Условные буквенные обозначения величин, а также условные графические обозначения должны применяться по соответствующим нормативным документам.

Числовые значения величин в тексте должны указываться с необходимой степенью точности, при этом, в ряду величин выравнивание числа знаков после запятой не обязательно.

В тексте документа числа с размерностью следует писать цифрами, например: «Зазор - не более 2 мм». Числа без размерности следует писать словами, например: «Покрасить за два раза».

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте документа приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например: 1,5; 1,75; 2 м.

К тексту и таблицам могут даваться примечания, содержащие справочные и поясняющие данные.

Если имеется одно примечание, то его не нумеруют и после слова «Примечание» ставят точку.

Если примечаний несколько, то после слова «Примечания» ставят двоеточие. Примечания нумеруют арабскими цифрами с точкой, например:

В текстовых документах допускаются ссылки на соответствующие нормативные документы и технические условия в том случае, если они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документами. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются.

При ссылках на стандарты и технические условия следует указывать только их обозначение.

При ссылках на другие документы следует указывать также и наименование документа.

При ссылке на раздел или приложение следует указывать его номер и наименование, а при повторных ссылках - только номер.

Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его или даны в приложении.

При выполнении иллюстраций следует руководствоваться правилами выполнения чертежей, изложенными в настоящем Пособии.

Если в документе есть приложения, то на них дают ссылку в основном тексте документа, а в содержании должны быть перечислены все приложения с указанием их номеров и заголовков.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц (рис. 1.9 а).

Рис. 1.9

Таблица может иметь заголовок, который следует выполнять строчными буквами (кроме первой прописной) и помещать над таблицей посередине.

Заголовок должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы.

Заголовки граф таблицы начинают с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком.

Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы.

В конце заголовков и подзаголовков таблиц знаки препинания не ставят.

Заголовки указывают в единственном числе. Диагональное деление головки таблицы не допускается.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Допускается нумерация граф (рис. 1.9 б).

Если строки или графы таблицы выходят за формат листа, то таблицу следует делить на части, которые, в зависимости от особенностей таблицы, переносят на другие листы или помещают на одном листе рядом (рис. 1.10 а) или одну под другой (рис. 1.10 б).

При переносе части таблицы на другой лист заголовок следует помещать только над первой частью. Если части таблицы помещают рядом, то в каждой части следует повторить головку. При размещении частей таблицы одна под другой - необходимо повторить боковик.

Слово «Таблица», заголовок (при его наличии) и порядковый номер таблицы должны быть указаны один раз над первой частью таблицы, над последующими частями следует писать слово «Продолжение» или, например, «Продолжение табл. 2», если документ содержит две и более таблицы.

Графу «№ п/п» в таблицу включать не следует. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера должны быть указаны в боковике таблицы перед их наименованием.

Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то сокращенное обозначение единицы физической величины следует указывать в заголовке каждой графы. Если все параметры, размещенные в таблице, выражены в одной и той же единице физической величины (например, миллиметрах), то сокращенное обозначение единицы физической величины следует помещать над таблицей (рис. 1.11).

Рис. 1.10

Когда в таблице помещены графы с параметрами, выраженными преимущественно в одной единице физической величины, но есть показатели с параметрами, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует помещать надпись о преобладающей единице физической величины, а сведения о других единицах физических величин следует давать в заголовках соответствующих граф.

Если параметры одной графы имеют одинаковые значения в двух и более последующих строках, то допускается этот параметр вписывать в таблицу для этих строк только один раз (рис. 1.12).

Если все данные в строке приведены для одной физической величины, то единицу физической величины указывают в соответствующей строке боковика таблицы (рис. 1.13).

Слова «более», «не более», «менее», «не менее», «в пределах» следует помещать рядом с наименованием соответствующего параметра или показателя (после единицы физической величины) (см. рис. 1.13) или в заголовке графы.

Повторяющийся в графе таблицы текст, состоящий из одного слова, допускается заменять кавычками, если строки в таблице не разделены линиями.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее - кавычками.

Если повторяется лишь часть фразы, допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений.

Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается.

Если цифровые или иные данные в таблице не приводят, то в графе ставят прочерк.

Цифры в графах таблицы, как правило, располагают так, чтобы классы чисел во всей графе были точно один под другим.

Числовые значения величин в одной графе должны иметь, как правило, одинаковое количество десятичных знаков.

Дробные числа приводят в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые записывают по типу , , .

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например: Æ - диаметр, Н - высота, L - длина.

Допускается заголовки и подзаголовки граф таблицы выполнять через один интервал.

При указании в таблицах последовательных интервалов значений величин, охватывающих все значения ряда, перед ними следует писать «от», «св.» и «до», имея в виду «до ... включительно»; в интервалах, охватывающих любые значения величин, между величинами следует ставить тире.

Интервалы значений величин в тексте записывают со словами «от» и «до», например: «толщина слоя должна быть от 20 до 40 мм» или через тире, например: «черт. 10 - 15», «пп. 7 - 12».

Пределы размеров указывают от меньших к большим.

Рис. 1.11

Рис. 1.12

Рис. 1.13

Все таблицы, если их в документе более одной, следует нумеровать в пределах раздела арабскими цифрами. Номер таблицы должен состоять из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Допускается нумерация таблиц в пределах всего документа.

Над правым верхним углом таблицы помещают надпись «Таблица ...» с указанием номера таблицы, например: «Таблица 2.1.» При наличии заголовка слово «Таблица ...» следует писать выше заголовка.

Если в документе только одна таблица, то номер ей не присваивают и слово «Таблица» не пишут.

На все таблицы должны быть ссылки в тексте, при этом слово «таблица» в тексте следует писать полностью, если таблица не имеет номера, и сокращенно - если имеет номер, например: «... в табл. 1.1».

Текстовые документы, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости могут быть разбиты на разделы и подразделы.

Разделы и подразделы таких документов нумеровать не следует.

Наименования разделов и подразделов следует записывать в виде заголовков строчными буквами (кроме первой прописной) и подчеркивать.

В текстовых документах, имеющих строки, все записи производят на каждой строке в один ряд.

Для облегчения внесения изменений запись следует вести в нижней части поля строки, при этом запись не должна сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы.

Рекомендуется также оставлять свободные строки между разделами и подразделами.

Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах запись следует начинать на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.

Первым листом текстового документа, как правило, должен быть титульный лист. На титульном листе, при необходимости, размещают таблицу регистрации изменений, форма и правила заполнения которой приведены в разделе 6.

Пример оформления титульного листа приведен на рис. 1.14.

Для двустороннего копирования листы документа следует выполнять сдвоенными с линией сгиба посередине. Основную надпись следует приводить на обеих половинах каждого листа (рис. 1.15).

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА

Рис. 1.14

Рис. 1.15

Дополнительные графы к основной надписи следует приводить, только на нечетной странице.

В основных надписях наименование графы «Лист» следует заменить на «Стр.», а наименование «Листов» (на заглавных листах) - на «Страниц».

Отдельные листы документа (например, титульный лист или листы с приложениями графического содержания) должны издаваться без заполнения оборотной стороны копии. На таких листах указывают нечетные номера страниц, а соответствующие им четные номера страниц не указывают, но включают их в общее количество страниц документа.

Требованиями к текстовым документам следует руководствоваться также при выполнении текстов на чертежах.

Основные надписи

Формы и размеры граф основных надписей и дополнительных граф к ним, а также размеры рамок на чертежах и текстовых документах приведены на рис. 1.16 - 1.19.

Допускается размер граф 1 - 4 и соответственно всей основной надписи по высоте увеличивать на размер, кратный 5 мм в зависимости от текста, помещаемого в этих графах. При этом высота строчных букв в тексте (кроме графы 1) не должна превышать 2,5 мм.

Допускается основную надпись выполнять:

на первом листе чертежа строительного изделия - по форме, приведенной на рис. 1.18;

на первом листе текстового документа при отсутствии титульного листа - по форме, приведенной на рис. 1.16.

Основную надпись располагают в правом нижнем углу листа документа.

На листах формата А4 основные надписи располагают вдоль короткой стороны листа.

Таблица изменений в основной надписи при необходимости может продолжаться вверх или влево от основной надписи. При расположении таблицы изменений слева от основной надписи наименования граф 14 - 19 повторяют.

В графах основной надписи и дополнительных графах к ней (номера граф на формах показаны в скобках) указывают:

в графе 1 - обозначение документа (основного комплекта рабочих чертежей, чертежа изделия, текстового документа);

в графе 2 - наименование предприятия, в состав которого входит здание (сооружение);

в графе 3 - наименование здания (сооружения);

в графе 4 - наименование изображений, помещенных на данном листе, в точном соответствии с наименованиями изображений на чертеже.

Наименования спецификаций и других таблиц, а также текстовых указаний, относящихся к изображениям, не указывают:

в графе 5 - наименование изделия и (или) наименование документа;

в графе 6 - условное обозначение стадии. Для стадии «Рабочая документация» - «Р»;

в графе 7 - порядковый номер листа (страницы текстового документа при двусторонней печати).

ОСНОВНАЯ НАДПИСЬ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ГРАФЫ К НЕЙ НА ЛИСТАХ ОСНОВНОГО КОМПЛЕКТА РАБОЧИХ ЧЕРТЕЖЕЙ

Рис. 1.16

ОСНОВНАЯ НАДПИСЬ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ГРАФЫ К НЕЙ НА ЧЕРТЕЖАХ СТРОИТЕЛЬНЫХ ИЗДЕЛИЙ (ПЕРВЫЙ ЛИСТ)

Рис. 1.17

ОСНОВНАЯ НАДПИСЬ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ГРАФЫ К НЕЙ ДЛЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПЕРВЫЙ ЛИСТ)

Рис. 1.18

ОСНОВНАЯ НАДПИСЬ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ГРАФЫ К НЕЙ ДЛЯ ЧЕРТЕЖЕЙ ИЗДЕЛИЙ И ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПОСЛЕДУЮЩИЕ ЛИСТЫ)

Рис. 1.19

На документах, состоящих из одного листа, графу не заполняют:

в графе 8 - общее количество листов документа.

Графу заполняют только на первом листе. На первом листе текстового документа при двусторонней печати указывают общее количество страниц;

в графе 9 - наименование или различительный индекс организации, разработавшей документ;

в графе 10 - характер работы (разработал, проверил, нормоконтроль и т.п.), а также должности лиц, ответственных за выпуск документа (например, главный инженер (архитектор) проекта, начальник отдела, главный специалист);

в графах 11 - 13 - фамилии и подписи лиц, указанных в графе 10, и дату подписания. Порядок подписания рабочих чертежей устанавливается проектной организацией.

Если необходимо согласование документа, то подписи должностных лиц, согласовывающих документ, размещают на поле для подшивки листа (графы 10 - 13). На последующих листах чертежей изделий и текстовых документов графы согласования не приводят:

в графах 14 - 19 - графы таблицы изменений, которые заполняют в соответствии с разделом 6;

в графе 20 - инвентарный номер подлинника;

в графе 21 - подпись лица, принявшего подлинник на хранение, и дату приемки (число, месяц, год);

в графе 22 - инвентарный номер подлинника документа, взамен которого выпущен подлинник;

в графе 23 - обозначение материала детали (графу заполняют только на чертежах деталей);

в графе 24 - массу изделия, изображенного на чертеже, в килограммах без указания единицы измерения. Допускается указывать массу в других единицах измерения с указанием их, например: 2,4 т;

в графе 25 - масштаб изображения;

в графе 26 - подпись лица, копировавшего чертеж.

Расположение основной надписи и дополнительных граф к ней приведены на рис. 1.20.

Расположение основной надписи и дополнительных граф к ней для текстовых документов при двустороннем копировании приведены на рис. 1.21.

РАСПОЛОЖЕНИЕ ОСНОВНОЙ НАДПИСИ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ГРАФ К НЕЙ И РАЗМЕРЫ РАМОК НА ЛИСТАХ

Рис. 1.20

ОСНОВНАЯ НАДПИСЬ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ГРАФЫ К НЕЙ ДЛЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ДВУСТОРОННЕМ СВЕТОКОПИРОВАНИИ (ПОСЛЕДУЮЩИЕ ЛИСТЫ)

Рис. 1.21