Понятие и значение делопроизводства в правоохранительных органах

Документирование управленческой деятельности и организация работы с документами, или делопроизводство, составляет одну из важных составных частей информационного обеспечения любой социальной системы управления. Под информационным обеспечением в широком смысле следует понимать движение информации, т. е. процесс сбора, обработки, хранения и использования информации, с одной стороны, и обмен ею – с другой.

Требования государства по вопросам совершенствования процесса управления в полной мере распространяются на правоохранительные органы и на органы внутренних дел в том числе. Деятельность органов внутренних дел, их подразделений и сотрудников, в свою очередь, связана с составлением оперативно-служебных материалов, изготовлением и размножением оперативно-справочных форм и бланков, изучением различных документов. Перечень этих источников не исчерпаем, но все они являются носителями информации, используемой в оперативной работе органов внутренних дел. Придание информации материальной оболочки в форме документов и работа с ними составляют основу делопроизводства.

Делопроизводство– деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел.

Важно знать требования, которые предъявляются к документам, и правила оформления документов. Однако создание документа не является самоцелью, документ всегда создается для чего-то, ему всегда задается определенный ход («ход дела»), документ должен двигаться, пройти определенные стадии и, в конечном итоге, достичь своей цели.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях.

Перечисленные определения делопроизводства ни в каком случае не исключают, а взаимодополняют друг друга, давая целостное представление о его сущности и содержании.

Делопроизводство в органах внутренних дел подразделяется на секретноеи несекретное.

По своей сути делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения всех сторон деятельности органа управления, которая включает в себя:

1) документирование.В свою очередь документирование включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Документировать можно в различных материальных носителях, форма и виды которых определяются ведомственными инструкциями, приказами, распоряжениями (рапортах, справках, заявлениях, объяснениях, обзорах и т.п.), а также в специальных тетрадях путем ведения рабочих записей, выписок из приказов, конспектов по секретным учебным дисциплинам и в специальных блокнотах или на предварительно учтенных в подразделении делопроизводства и режима листах бумаги черновики секретных документов. Текст при этом составляется химическими красителями (пастой или чернилами).

2) документооборот как процесс движения документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.