Организация и проведение международных деловых мероприятий

Дипломатические и деловые приемы являются важнейшими протокольными мероприятиями в ходе пребывания иностранной делегации или визита за рубеж. Приемом называют собрание приглашенных лиц у кого-либо по тому или иному случаю.

Приемы с участием или в честь официальных иностранных представителей обычно называют дипломатическими (государственными). Существуют также деловые приемы, организуемые коммерческими компаниями.

В подготовку приема входит:

— определение списка приглашаемых;

— рассылка приглашений (заблаговременно);

— составление плана рассадки участников приема за столом;

— составление (согласование) меню;

— сервировка столов и обслуживание гостей;

— подготовка тостов и речей;

— составление схемы и порядка приема.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой гостей за столом и без таковой К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак», «барбекю» и др. В международной протокольной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние. Вечерние приемы — «коктейль», «фуршет», «обед», «ужин», «обед-буфет», «чай» и др.

Приглашают гостей на прием, как правило, письменно. Бланки приглашений обычно печатаются типографским способом. В приглашении может быть указано, по какому случаю устраивается прием, вид приема, день, час и место его проведения, форма одежды, просьба ответить. От руки вписываются имя (отчество) приглашаемого либо только фамилия (можно со словом «г-н(жа)»). Текст приглашения составляется в третьем лице единственного или множественного лица (приглашает или приглашают).

Приглашение вкладывается в конверт, на котором указываются должность (титул, ранг), фамилия и инициалы приглашаемого.

Получив приглашение и готовясь к приему, полезно поставить перед собой шесть вопросов и найти на них четкие ответы: 1) кто приглашает, 2) по какому поводу, 3) когда, 4) куда (адрес), 5) какова должна быть форма одежды, 6) нужен ли ответ? Это убережет от ошибок.

При организации приемов, предусматривающих рассадку, заранее следует выяснить, сможет ли гость принять приглашение. В этом случае в правом нижнем углу бланка приглашения делается надпись «просим ответить» или ставят буквы RSVP (répondez, s’il vous plaît — просим ответить). Приглашая главного высокого гостя на прием, устроители предварительно устно с ним договариваются и только после этого направляют приглашение. В этом случае буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут «p. m.» (pour mémoire — для памяти).

Приглашения принято направлять за одну-две недели до приема. Для рассылки приглашений используются нарочные (или курьеры), реже приглашения высылаются по почте.

На полученное приглашение, в котором написано «Просим ответить» или стоят буквы RSVP и они не зачеркнуты, следует дать ответ. Независимо от характера ответа — положительный или отрицательный — он составляется от имени получивших приглашение также в третьем лице без подписи. Можно дать ответ по телефону.

На приеме сотрудники встречают и провожают гостей в зал. Хозяин ожидает приезда почетного гостя, лично встречает его и провожает в главный зал к столу. Это служит для остальных сигналом того, что официальная торжественная часть приема началась.

Первая заповедь дипломата — точность. Дипломат придет вовремя на прием и пробудет на приеме не дольше, чем этого требуют правила приличия. Считается, что на прием без рассадки можно прийти и уйти в любое время. Однако невежливо появляться на приеме за несколько минут до его окончания. Ни о каком опоздании не может быть и речи, если имеется приглашение на прием с рассадкой за столом. Уйти с такого приема можно только после ухода главного гостя.

На прием первыми являются младшие сотрудники, затем старшие, главный гость как бы замыкает приход своих сотрудников. Уходят с приема в обратном порядке: вначале старшие, затем младшие.

Торжественность приема может быть подчеркнута в приглашении примечанием об особой форме одежды. Если этого не сделано, то форма одежды — повседневный костюм или платье. В нижнем правом углу может быть написано: «Black tie — черный галстук», что подразумевает костюм типа «смокинг», реже — «White tie — белый галстук», т. е. фрак. Для женщин парадная форма одежды — вечернее платье.

Рассадка на приеме требует большого внимания, ибо может привести к осложнениям в контактах. Приходится иногда учитывать даже такие мелочи, как коммуникабельность отдельных гостей, их совместимость, другие личностные качества. Правильная рассадка — одно из слагаемых успешного проведения приема.

Порядок рассадки гостей за столом на приемах почти во всех странах одинаков и принципиально ничем не отличается от используемого в России.

Места за столом делятся на более и менее почетные. Основное правило рассадки — на самых почетных местах сидят самые почетные гости. Самое почетное место — справа от хозяйки (на приеме с участием женщин) и справа от хозяина (на мужском приеме). Далее идут места слева от хозяйки, слева от хозяина. По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными. Не следует сажать женщину рядом с женщиной, не сажают рядом супругов, женщину — в конце стола. Если на приеме присутствуют только мужчины, главному гостю может быть предложено место за столом напротив хозяина. Следует подумать и о том, чтобы гости за столом могли общаться без переводчика. В противном случае приглашают переводчиков, которые в соответствии с протокольной практикой чаще всего сидят за столом.

Трудностей бывает меньше, если при составлении списка приглашаемых делается предварительная рассадка за столом, которая может внести изменения в первоначальный список приглашаемых.

Следует помнить и о том, что супруге хозяина приема присваивается старшинство супруга. Это правило помогает правильно рассадить гостей на приеме, на котором присутствуют женщины, или на чисто женском приеме. На смешанных приемах при отсутствии супруги у хозяина приема он может предложить место за столом напротив себя старшему гостю или супруге одного из своих заместителей.

По мере поступления ответов на приглашения план рассадки уточняется. В день приема или накануне составляется общий список участников приема в порядке протокольного старшинства.

В дипломатическом протоколе сложилась техника обозначения мест за столом. Печатаются рассадочные или кувертные карточки — небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с ФИО участников приема.

В зале, где собираются гости и подаются напитки (или перед входом в зал), на небольшом столике выставляется общий план рассадки. Приглашенные на прием знакомятся с планом рассадки, находят свой стол и место, уточняют фамилии соседей справа и слева. Если позволяют обстановка и время, знакомятся предварительно, так как за столом это делать менее удобно.

Войдя в зал, участники приема быстро находят свои обозначенные кувертными карточками места за столом и дожидаются, когда хозяйка подойдет к своему месту и предложит всем садиться. Гости не приступают к еде, пока официант не предложит блюдо хозяйке (в последнюю очередь). Она дает сигнал: можно начинать. Хозяин и хозяйка не заканчивают свое блюдо первыми. Надо подождать, когда закончат гости (особенно если это блюдо подано последним).

В заключение отметим, что для успеха в международном общении кроме всего прочего большое значение имеют ваше ощущение национальной гордости за свою страну (если оно есть) и ее демонстрация. Согласитесь, что вы только уменьшите свои шансы на благополучное завершение внешнеэкономической сделки, если будете неуважительно относиться к государству, гражданином которого являетесь. Но при этом совершенно недопустимо бахвальство и противопоставление своей страны стране вашего партнера. Уважение к национальным чувствам вашего партнера, культуре и традициям его страны очень важно и необходимо для повышения эффективности межнационального общения и достижения успеха при заключении внешнеэкономической сделки.