Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992 – 1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величий до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Литература

Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М., 1989.

Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности.–М., 1990.

Веселое П.В. Вы – секретарь. – М., 1993.

Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. – М., 1961.

Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. – 1986. – № 2.

Глушков В.М. Основы безбумажной информации. – М., 1982.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. – М., 1997.

Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М., 1975.

Еременко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л., 1991.

Закон Новосибирской области от 09.06.95 №*22 «Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области».

Исаенко А.Н. Роль экспертизы в капиталистической рационализации управления // США: Экономика, политика, идеология. – 1981. – №11.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. – М. – Новосибирск, 1997.

Кочетков Г. Закон о сокращении «бумажной работы» в правительстве США // Сов. гос. и право. – 1983. – № 3.

Кочетков Г. Автоматизация конторского труда в США: теория и практика офиса будущего. – М., 1985.

Кузнецова М.В. Делопроизводство. – М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.–М., 1991.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М., 1992.

Серафимова И.В. Проблемы «офиса будущего» // США: Экономика, политика, идеология. – 1984. – № 6.

Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы: Аналитический обзор. – М., 1989.

Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л., 1991.

Справочник по подготовке и оформлению официальных документов.– М., 1993.

Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М., 1998.

Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М., 2001.

Типовая инструкция в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2000.

Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. – Киев, 1987.

Язык научной литературы. – М., 1975.

[1] Использован ГОСТ Р 6.30-97 «Система организационно-распорядительной документации (требования к оформлению документов)» с его изменениями.

[2] Использован ГОСТ Р 6-30.97.

[3] Дунаевский О.В. Современная условная речь. — М, 1987. — С. 6, 7.

[4] Если письмо оформляется на листе формата А4, обязателен заголовок, если формата А5 — заголовок не обязателен.

[5] См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положе­ния. — М., 1975.— С. 75.

[6] См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положе­ния. — М., 1975.— С. 76.

[7] См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положе­ния. — М., 1975.— С. 76.

[8] См.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1992. — С. 19.

[9] См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной докумен­тации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению.^:—М., 1980.

[10] Там же.

[11] См.:Единая государственная система делопроизводства: Основные положе­ния. —М., 1975.— С. 75.

[12] См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положе­ния. — М, 1975.— С. 77.

[13]См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной докумен­тации...—С. 66, 71—73.

[14] См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. — М., 1984.

[15] Оформлениедокументов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6 30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная систе­ма организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная книга, 1998. — С. 71.

[16] В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать. См.: Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — С. 72.