Проектирование таблиц базы данных

После запуска ACCESSвыберите пунктНовая база данных и в окне диалога введите имя файла новой базы данных и папку на диске, где она будет храниться. После чего нажмите кнопку Создать.

На экране откроется окно базы данных, в котором предстоит создать все объекты базы данных. В данном окне можно создавать таблицы, отчеты, формы, запросы и др.

РежимКонструктор –основной способ создания таблицы,который позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы.

При выборе этого режима появляется окно Таблица 1: таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных (Рис. 8).

Рис. 8 – Вид окна Конструктора таблиц

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя. Оно является комбинацией из букв и цифр. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при типе данных каждого поля.

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора на закладке Общие.

Размер поля - задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохранения значений.

Формат поля - задает правила представления данных при выводе их на экран или на печать. Для указания конкретного формата необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений.

Число десятичных знаков – задается для числового и денежного типов данных (можно задать от 0 до 15).

Подпись поля – задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

Условие на значение – позволяет осуществить контроль ввода, задает ограничения на вводимое значение. При нарушении условий ввода ACCESS запрещает ввод и выдает сообщение об ошибке.

Сообщение об ошибке – задает текст сообщения, выводимого на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Первичный ключ и индекс. Первичным ключом называется одно или несколько полей, которые однозначно определяют каждую запись в таблице. Наличие индекса помогает быстрее находить и сортировать записи. Поля, используемые в качестве первичного ключа, индексируются автоматически, но можно составить отдельный индекс и для других полей.

Задание первичного ключа.

По умолчанию ACCЕSS создает поле Код с типом данных Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Первичный ключ можно создать самостоятельно, выбрав поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое полеили выполняется команда Правка – Ключевое поле.В области маркировки выбранного поля появляется пиктограмма с изображением ключа.

Индексы.Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах по сравнению с таблицами, не содержащими индексов. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы. Требование уникальности индекса в ACCESS не является обязательным.

Создание индекса для одного поля. Для создания простого индекса используется свойство поля Индексированное поле, позволяющее ускорить выполнение поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения.

Создание простого индекса предполагает выполнение следующих действий:

1. В окне конструктора таблицы выберите в верхней половине окна поле, для которого создается индекс.

2. В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выберите одно из следующих значений:

- Да (Допускаются совпадения),

- Да (Совпадения не допускаются).

Значение Да (Совпадения не допускаются) обеспечивает уникальность каждого значения данного поля.

Создание составного поля. Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Индексына панели инструментов. На экране появится окно диалога Индексы.