КОММУНИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

Любая система представляет собой набор элементов, в той или иной степени структурированных и отделенных от внешней среды границей. Граница системы определяется коммуникационными потоками: элементы данной системы более тесно связаны друг с другом, чем с объектами, расположенными во внешней среде. Однако это не означает, что сообщения, пересекающие границу, менее важны для функционирования системы, чем обмен информацией внутри ее. В действительности любая система, не получающая из внешней среды материю, энергию и информацию и не выдающая в нее сообщения, вскоре начнет терять эффективность и в конечном итоге прекратит свое существование.

Закрытая система полностью изолирована от внешней среды, то есть не обменивается с ней информацией и энергией.

Напротив, открытая система непрерывно обменивается информацией с внешней средой. Она получает информацию извне, перерабатывает ее и выдает конечный продукт опять во внешнюю среду.

Закрытые системы не получают вещество и энергию от внешних источников, и поэтому в соответствии со вторым законом термодинамики все закрытые системы движутся к дезорганизации, то есть к исчезновению.

Поведение открытых систем не подчиняется второму закону термодинамики, поскольку они заимствуют вещество и энергию из внешней среды. Если открытые системы становятся закрытыми, они в конце концов разрушаются и гибнут.

Открытая система использует механизм обратной связи, для того чтобы придать определенную степень саморегулирования, обеспечить постоянную корректировку отклонений от состояния равновесия. Такой механизм помогает системе достичь и сохранить устойчивое равновесие, при котором некоторые ее параметры поддерживаются постоянными, несмотря на обмен информацией.

Открытость системы означает, что быстрые изменения внешней среды приводят к соответствующим быстрым изменениям в самой организации. В теории открытых систем организацию рассматривают как непрерывно изменяющуюся систему, в отличие от подхода школы человеческих отношений, не допускавшего подобных изменений.

Школы научного управления и человеческих отношений искали объяснение поведения членов организации в основном во внутриорганизационных границах. Предполагалось, что именно анализ организационной структуры позволит ответить на вопросы: «Почему производительность труда у одних работников выше, чем у других?», «Почему одни организации эффективнее других?», «Каковы причины изменений в организациях?».

Понимание организации как закрытой системы имеет свою историю. Первые исследователи организаций использовали методы естественных наук, изучавших преимущественно изолированные системы, что в принципе отражало природу рассматриваемых объектов. Естественные науки были более развиты, нежели социальные, и сила их методов была очевидна. Поскольку исследователи организации стремились быть «учеными», вполне понятно, что они подражали физикам и химикам. Единственная проблема состояла в том, что заимствованные ими модели не отражали природу социальных систем.

Другая причина, по которой в ранних исследованиях изучались только внутриорганизационные процессы, заключалась в самой логике исследований. При изучении поведения людей в организации стремились строго очертить ее границы, определить, что подлежит эмпирическому исследованию и чем можно пренебречь. Если организация оказывалась слишком большой и один ученый не мог выполнить исследование самостоятельно, поскольку уже был не в состоянии охватить все важные аспекты, то чаще всего он ограничивался просто изучением одного из ее подразделений. Он вынужден был ограничить масштабы исследования до контролируемых параметров, а граница организации служила удобным и, на первый взгляд, логичным «водоразделом».

Роль внешней среды никогда полностью не отрицалась и представителями школ научного управления и человеческих отношений, но до тех пор, пока не сформировалась теория открытых систем, отсутствовал импульс для всестороннего изучения внешней среды. В последние годы исследователи все более склоняются к мысли, что предметом их изучения должна быть «организация во внешней среде».

Внешняя среда организации -- это совокупность физических и социальных факторов, внешних по отношению к системе, которые непосредственно принимаются во внимание в процессе принятия организационных решений. Организация взаимодействует с внешней средой, чтобы справиться с неопределенностью, то есть с отсутствием точного знания о том, что может произойти в будущем. Неопределенность можно обозначить как число альтернативных способов проявления некоторых событий с учетом относительной вероятности реализации каждой альтернативы. Наличие неопределенности означает отсутствие порядка, предсказуемости, устойчивости.

Справиться с неопределенностью организации помогает прежде всего ее структура. Например, если сообщается, что высшее должностное лицо, принимающее решения, по тем или иным причинам покидает организацию и будет заменено, это создает среди членов организации неопределенность относительно того, что следует ожидать от нового руководителя. Но организационная структура позволяет устранить эту внутреннюю неопределенность: она принуждает нового руководителя следовать политике, близкой той, которая проводилась его предшественником. Однако большая часть неопределенности в организации имеет внешние, а не внутренние причины.

Информация -- это изменение вероятности того, что некоторая альтернатива осуществится в данной ситуации. Информация, таким образом, уменьшает неопределенность. Организация постоянно пытается получить из среды информацию о вероятности наступления некоторого события и тем самым уменьшить неопределенность. Например, коммерческие фирмы имеют отделы исследования рынка для измерения и анализа вероятности изменения поведения покупателей. Армейские соединения имеют разведывательные службы, чтобы знать как можно больше о вероятных действиях противника. Эти простирающиеся за границы организации механизмы позволяют ей собирать информацию о конкретных альтернативах и тем самым снижать неопределенность.

Сегодня принято выделять четыре уровня неопределенности внешней среды организации, которые образуются за счет различных сочетаний ее сложности и изменчивости.

1. Если организация работает в простой и стабильной внешней среде, то ее неопределенность довольно низка. Раз внешние условия достаточно определенны, то их можно заранее предвидеть, контролировать и учитывать при принятии решений.

Например, булочная, находящаяся на окраине города, находится в простой внешней среде. Для такого магазина элементами внешней среды будут постоянные покупатели -- жители этого района, небольшое количество конкурентов, поставщики. Внешняя среда также является стабильной, так как существует устойчивый спрос на хлебобулочную продукцию, магазин связан с постоянными поставщиками, поставки осуществляются по определенному графику. На хлебобулочную продукцию нет резких колебаний цен, так как их рост регулируется государством. Человеческие ресурсы также не являются проблемой, так как с работой в магазине могут справиться несколько человек, часто члены одной семьи.

2. Сложная, но стабильная внешняя среда представляет для организации умеренную степень неопределенности. Элементы такой внешней среды не изменяются очень быстро или неожиданно. Например, в такой среде работают государственные вузы. Несмотря на то, что в их внешней среде находится большое количество значимых факторов (абитуриенты, студенты, базовые школы, выпускники, родители, министерство образования, горисполком, налоговая служба, банк, научные организации, включая Академию наук, издательства, газеты, журналы, телевидение, радио, международные организации, зарубежные университеты) и эти факторы изменяются, изменения происходят постепенно и их можно предвидеть.

3. Умеренно высокая степень неопределенности характерна для простой и нестабильной среды. Несмотря на то, что на такую организацию оказывает влияние небольшое количество элементов внешнего окружения, их действия очень трудно предсказать. Они неожиданно вмешиваются в деятельность организации, нарушают ее планы. Быстрые изменения создают сложности для руководства.

Такая внешняя среда характерна для организаций, работающих в сферах и отраслях, где быстро меняются вкусы потребителей, например, занимающихся производством модной одежды. Деловая среда домов высокой моды достаточно проста, так как круг их потребителей ограничен, но подвержена быстрым, часто сезонным, изменениям вкусов покупателей.

4. Высокая степень неопределенности встречается в сложной и нестабильной внешней среде. В такой ситуации организация сталкивается с большим разнообразием факторов внешней среды, которые изменяются необычайно быстро и непредсказуемо. В некоторых случаях такая внешняя среда представляет угрозу существованию организации.

Такая внешняя среда типична для организаций, использующих высокие технологии: производство электроники, средства связи, телекоммуникации, аэрокосмическое производство и др.

Что касается взаимосвязи уровня неопределенности внешней среды и формальной структуры организации, то здесь следует учитывать следующие рекомендации:

1. Если внешняя среда характеризуется низким уровнем неопределенности, то есть является простой и стабильной, следует использовать простую централизованную механистическую структуру с небольшим количеством специализированных подразделений.

2. Если внешняя среда сложная, но стабильная, то есть характеризуется умеренной степенью неопределенности, следует использовать механистическую структуру, но увеличить количество подразделений и их дифференциацию, а также назначить менеджеров для выполнения функции координации.

3. В организации с умеренно высоким уровнем неопределенности, то есть с простой, но нестабильной средой, нужно использовать органические децентрализованные структуры с небольшим количеством специализированных подразделений, среди которых, однако, необходимо создать отдел, выполняющий функции взаимодействия с окружающей средой. Следует использовать групповую работу и участие каждого сотрудника в деятельности организации.

4. Если организация работает в сложной и нестабильной деловой среде с высоким уровнем неопределенности, следует использовать органическую структуру со множеством дифференцированных (выполняющих определенную законченную работу) подразделений, осуществляющих взаимодействие с внешней средой, а также различных групп для интеграции и координации деятельности персонала.

Организация связана со средой через свои входы и выходы. Входы в систему --это вещество, энергия и информация, извлекаемые системой из среды. Входы могут быть различны по своей природе, но все являются одинаково важными. Так, в организациях, где объектом воздействия являются люди, например, в больницах, входами являются лекарства, пища, постельное белье, пациенты, поступающие на лечение, врачи, медсестры, санитарки, администраторы.

Проводят различие между двумя видами входов: обеспечивающими -- которые дают системе необходимую энергию и позволяют ей функционировать, и сигнальными -- поставляющими в систему информацию. Если организация в основном занята информационно перерабатывающей деятельностью, как, например, радио- и телестанции, то понятно, что ее входы носят в основном сигнальный характер. Если организация перерабатывает главным образом вещество, как, например, сталепрокатный завод, то информационными являются только некоторые входы.

Выходами системы являются информация, вещество и энергия, которые система направляет в среду. Эти выходы могут быть новыми автомобилями, здоровыми людьми или словами, что зависит от целей организации.

Хотя мы часто называем организации относительно открытыми или относительно закрытыми, следует учитывать, что наличие или отсутствие этого свойства в реальных условиях обычно зависит и от присутствия в системе людей, выполняющих определенную коммуникационную функцию. Людей, придающих организации открытость, называют «космополитами» (рис. 1).

Рис. 1

В большинстве организаций «космополиты» сосредоточиваются на самом верху или, напротив, внизу организационной иерархии. Например, высшие руководители много путешествуют, а также используют иные типы контактов с внешними организациями (совещания, конференции и т. п.). Они объективно занимают положение, необходимое для получения новых идей из источников, внешних по отношению к их организации. Однако большая часть таких контактов с внешней средой осуществляется лишь на высоком уровне, без получения информации о тонкостях ситуации.

Напротив, люди, размещающиеся внизу организационной иерархии, тоже часто являются «космополитами». Например, работники низших уровней непосредственно имеют дело с потребителями и заказчиками, поступающими материалами и энергией, с производственной информацией. Если эти работники могут передавать свои сведения о внешних условиях высшим руководителям по вертикальным каналам коммуникации, то эти сведения будут приводить к необходимым организационным изменениям.

Таким образом, важнейшей характеристикой внешней среды, с точки зрения ее влияния на организацию, является степень изменчивости внешней среды. Организации, действующие в стабильной внешней среде, могут позволить себе более долгосрочное планирование, гарантии занятости и повышения заработной платы. Организации, работающие в резко изменяющейся среде, вынуждены чаще корректировать свои цели, менять стратегию, структуру и т. д. Сегодня общей тенденцией является повышение изменчивости внешней среды, что ускоряет процесс организационных перемен.

В процессе изучения данной темы проводятся семинарские занятия № 2 и 3, где подробно изучаются конкретные технологии взаимодействия организации с внешней средой, прежде всего такие, как маркетинг и Public Relations.

Основные положения темы:

1. Теория открытых систем отводит коммуникации ведущую роль в объяснении организационного поведения.

2. Теория открытых систем побудила исследователей организации обратить внимание на факторы внешней среды за пределами организации для более полного объяснения организационного поведения.

3. С наибольшей неопределенностью сталкивается организация, действующая в сложной и быстро меняющейся среде.

4. Открытость по отношению к внешней среде способствует восприимчивости организации к нововведениям.

5. «Космополиты», придающие организации открытость, сосредоточиваются преимущественно на самом верху или внизу организационной иерархии.

ЛИТЕРАТУРА

Роджерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях. М., 1980. С. 73—86.

Смирнова В. Г. и др. Организация и ее деловая среда: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 2. М., 1999. 240 С.

ИНФОРМАЦИЯ