Информационная база анализа деятельности

Предприятия

АХД в значительной степени зависит от его информационного и методического обеспечения. Все источники данных для АХД делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К источникам информации нормативно-планового характера от­носятся все типы планов, которые разрабатываются на предпри­ятии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проект­ные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учет­ная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при­надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые содержатся в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечи­вает принятие необходимых корректирующих мер, направленных на достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности предприятия ис­пользуются для углубленного изучения тенденций основных по­казателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или народ­ному хозяйству необходимо для оценки внешних условий функционирования предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков.

Оперативный учет и отчетность способствуют более свое­временному по сравнению со статистикой или бухгалтерским уче­том обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производствен­ных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффек­тивности аналитических исследований.

Учетным документом согласно нашей классификации является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Зна­чительная детализация показателей, которые содержатся в паспор­те, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики пред­приятия.

Внеучетные источники информации — это документы, регулиру­ющие хозяйственную деятельность, а также данные, характеризу­ющие изменение внешней среды функционирования предприятия.

1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы пре­зидента постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распо­ряжения руководителей предприятия, решения совета директоров, собраний акционеров и т.д.

2. Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.).

4. Техническая и технологическая документация.

5. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах — хронометраж, фотография и т.п.

6. Информация об основных контрагентах предприятия — по­ставщиках и покупателях. Данные о поставщиках необходимы для прогнозирования их надежности и ценовой политики. Сведения о покупателях требуются для характеристики их текущей и долго­срочной платежеспособности.

7. Данные об основных конкурентах, полученные из разных ис­точников информации — Интернета, радио, телевидения, газет, журналов, информационных бюллетеней и др.

8. Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов).

9. Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по кредитам и депозитам и др.).

10. Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и пред­ложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов, сводный индекс ди­намики цен на фондовом рынке).

11. Данные Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации в стране и др.

По отношению к объекту исследования информация бывает внут­ренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности плановые данные, нормативные данные, разработанные на пред­приятии, и т.д. Система внешней информации — это данные статис­тических сборников, периодических и специальных изданий, кон­ференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследованияинформация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной ха­рактеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация под­разделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регу­лярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпи­зодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоян­ную, сохраняющую свое значение в течение определенного пери­ода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, харак­теризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработкиинформацию можно отнес­ти к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле­дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ­ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

К организации информационного обеспечения анализа предъ­является ряд требований: аналитичность информации, ее досто­верность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

Аналитичность информации означает, что вся система экономи­ческой информации должна соответствовать потребностям АХД т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которые нужны для всесторон­него изучения экономических явлений и процессов, выявления вли­яния основных факторов и определения внутрихозяйственных ре­зервов повышения эффективности производства. Поэтому вся сис­тема информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться в соответствии с запросами управления.

Экономическая информация должна быть достоверной, объек­тивно отражать исследуемые явления и процессы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соот­ветствовать действительности, а разработанные аналитиками пред­ложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными. Поэтому собранная информация для анализа должна быть проверена на доброкачественность.

Во-первых, аналитик проверяет, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчеты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяются правильность арифмети­ческих подсчетов, согласование показателей, приведенных в раз­ных таблицах плана или отчета, и т.д. Такая проверка носит техни­ческий характер.

Во-вторых, проверяются привлеченные к анализу данные по существу. В процессе проверки определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиками, можно сформулировать так: мо­жет ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки явля­ются как логическое осмысление данных, так и проверка состо­яния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Оперативность информации означает, что чем быстрее посту­пает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери. Повышение оперативности информации до­стигается за счет применения новейших средств связи, обработки ее на ПЭВМ и т.д.

Одно из требований к качеству информации — обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других при­знаков. Если заранее обеспечена сопоставимость показателей, то анализ будет значительно менее трудоемким. Для этого всю число­вую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в сопоставимый вид. При формировании информационной базы для анализа целе­сообразно также провести упрощение данных. Аналитическое ис­следование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объем аналитиче­ских расчетов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в тысячах рублей. Правда, выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и др. Например, чтобы оценить фондо­отдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и вы­пуска продукции — достаточно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль. Поэтому при расчете таких показателей нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных знака.

При упрощении исходных данных очень часто определяют сред­ние или относительные величины, что облегчает обобщающую оценку деятельности субъектов хозяйствования.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного ана­лиза любого экономического явления или процесса требуется раз­носторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет непол­ным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования сле­дует необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информационных потоков путем устра­нения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна форми­роваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше третре­бований, что является необходимым условием повышения дей­ственности и эффективности АХД.

Не менее важное значение в организации анализа имеет его мето­дическое обеспечение. От того, какие методики анализа используют­ся на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на спе­циалиста, который руководит аналитической работой на предпри­ятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и ком­плексно исследовать результаты хозяйственной деятельности с ис­пользованием экономико-математических методов.