Служба безпеки та перевірка контрагентів

Найважливішою функцією служби безпеки є всебічна перевірка контрагентів.

Причини, які знижують надійність контрагента і можуть з'явитися підставами для відмови від підписання договору з ним:

1) відсутність у фірми власного приміщення (фірма орендує приміщення, причому недавно);

2) відсутність працівників, у штаті – лише одні керівники;

3) відсутність руху коштів по рахунку;

4) фірма обслуговується в ненадійному банку;

5) фірма невчасно розраховується з бюджетом, банками, зриває строки поставки і т.п.

6) фірма зареєстрована в офшорній зоні;

7) розбіжність юридичної адреси фірми і фактичного місцезнаходження, прописка керівника фірми в іншому регіоні;

8) негативна інформація про керівника фірми.

Слід уважно проаналізувати установчі та інші документи контрагента, бажано також провести їх експертизу. Криміналістична експертиза документів проводиться перш за все на предмет встановлення їх автентичності та відсутності ознак підробки, таких як:

- підчистки;

- дописки;

- додрукування (інший шрифт, інтервал, колір тощо);

- підробки печаток і штампів;

- підробки підписів.

Обов'язковою умовою ефективної системи економічної безпеки є формування власної картотеки клієнтів з розбивкою по мірі їх надійності, а також участь у формуванні регіональних та загальноукраїнських банків даних, використання їх інформації про контрагентів.

Внутрішній аудит

Для забезпечення економічної безпеки підприємницької діяльності та протидії внутрішнім і зовнішнім загрозам найважливіше значення належить контролю фінансово-господарських операцій, бухгалтерської та іншої документації фірми. У цих цілях керівництво підприємницької фірми і служба економічної безпеки може використовувати аудиторські перевірки.

Аудит – це діяльність з перевірки та контролю, аналізу та оцінки фінансового стану фірми. В найбільш широкому розумінні аудит є різновидом підприємницької діяльності, що здійснюється на платній основі.

Розрізняється зовнішній і внутрішній аудит.

Зовнішній аудит здійснюється зовнішніми незалежними аудиторами, аудиторськими фірмами, які, відповідно до вітчизняного законодавства, на основі замовлень (договорів) з організаціями виробляють аудиторські перевірки. Ініціаторами в цьому випадку можуть бути державні органи – Національний Банк України, податкові інспекції, судові інстанції, або різні, в тому числі недержавні організації. Результати перевірок оформлюються актами, аудиторськими висновками.

Внутрішній аудит здійснюється фахівцями самої фірми (підприємства). Внутрішній аудит є ефективним інструментом системи забезпечення економічної безпеки підприємницької діяльності, оскільки дозволяє попереджати негативні тенденції у фінансово-господарській діяльності фірми, розкривати наявні порушення і своєчасно вживати заходів щодо їх ліквідації. Якщо результати зовнішньої аудиторської перевірки можуть призвести до певних санкцій проти перевіряється підприємницької фірми і стають надбанням гласності, то результати внутрішнього аудиту є конфіденційною інформацією і не підлягають відкритому доступу. Як правило, відповідальність аудиторів за розголошення конфіденційної інформації (комерційної таємниці) передбачається в договорі. За її розголошення аудитор може нести як дисциплінарну, так і матеріальну відповідальність.

Аудиторські перевірки в залежності від етапу господарської діяльності можуть бути:

1. Попередніми – проводяться до початку проведення господарських операцій), і спрямовані на попередження незаконних та економічно недоцільних господарських операцій. Попередній контроль необхідний при укладенні господарських договорів, визначенні напрямів використання ресурсів, для розробки схем, проектів, бізнес-планів та ін

2. Поточними – виробляються безпосередньо в період здійснення господарських операцій і необхідні для своєчасного виявлення порушень законодавства, спотворення бухгалтерських даних, розрахунків і оперативного реагування на ці дії.

3. Подальшими – здійснюються після проведення господарських операцій з метою загальної оцінки достовірності звітних даних, виявлення недоліків і порушень, розробки заходів щодо їх усунення.

Аудиторський контроль може бути документальний, фактичний і змішаний. Документальний контроль заснований на перевірці різних документів – первинних і зведених бухгалтерських документів, планів та звітів підрозділів і служб, договорів і т.д. Фактичний контроль проводиться з метою встановлення фактичної наявності грошових коштів і цінних паперів в касі, товарно-матеріальних цінностей на складах, достовірності дебіторських і кредиторських заборгованостей фірми. Змішаний контроль передбачає одночасну документальну і фактичну перевірку.

У практиці аудиторських перевірок можуть використовуватися різні методи і прийоми їх проведення:

- інвентаризація;

- лабораторний аналіз;

- експертна оцінка;

- очне опитування;

- читання документів;

- рахункова перевірка;

- зіставлення (звірка) документів;

- письмовий запит;

- економічний аналіз.

Предметами аудиторської перевірки мають бути перш за все:

1) достовірність відображення фінансово-господарських операцій в бухгалтерському обліку;

2) касові і банківські операції;

3) розрахункові і кредитні операції;

4) розрахунки з бюджетом, позабюджетними фондами та фондами соціального страхування та забезпечення;

5) основні фонди, нематеріальні активи та довгострокові фінансові вкладення;

6) матеріальні цінності;

7) витрати на виробництво і реалізацію продукції;

8) фонди і резерви;

9) фінансові результати діяльності фірми (прибуток, збитки).

Для проведення аудиторських перевірок створюється спеціальна комісія. Керівник фірми спільно зі службою економічної безпеки визначають її членів з числа найбільш надійних і кваліфікованих працівників фірми. У необхідних випадках можуть залучатися і зовнішні фахівці. Результати роботи комісії оформляються довідкою аудиторської перевірки, в якій зазначаються об'єкти перевірки, зазначені порушення та недоліки, і перелік рекомендацій по їх подоланню. Дана довідка складається у мінімальній кількості екземплярів і надається лише з дозволу керівника фірми.

В даний час у всьому світі керівники фірм все частіше схиляються до створення служби внутрішньофірмового аудиту, оскільки набагато дешевше запобігти правопорушенням власними силами, ніж потім боротися з їх наслідками.