Виды документов. Правила их составления

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения перспективных и оперативных вопросов деятельности организации. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственного подразделения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в делопроизводственное подразделение.

Приказ печатается на бланке установленной формы. Приказ имеет следующие реквизиты:

· Наименование организации.

· Наименование вида документа – приказ.

· Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

· Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например, 15 июня 2000 г. № 21; 03.07.2000 № 44.

· Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

· Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

· Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

· В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

· Преамбула в проектах приказов завершается словом "П р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку.

· Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

· Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

· В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, отмечаются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

· Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

· Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

· Приказы подписывает руководитель.

· Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

· Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ располагается по центру строки; дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

Положение– правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, организацию работ и юридический статус организации, учреждения, структурного подразделения. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления, руководителем организации (или утверждаемый ими) и устанавливающий нормы и правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные направления деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят также такие правовые акты, как методические указания и правила, имеющие равную с инструкциями юридическую силу. В целях обеспечения единообразия в системе правовых актов, имеющих одинаковую природу и назначение, лучше именовать их инструкциями. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (должностная инструкция) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые организацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов обозначается арабскими цифрами.

Протоколсоставляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря, делопроизводственные подразделения и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются следующие сведения:

· председатель или председательствующий;

· секретарь;

· присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

· повестка дня;

· докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов подразделений или служб, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводственного подразделения.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

· Наименование документа – слово "П р о т о к о л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

· Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

· Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

· Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

· Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

· Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

· Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

· Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

· Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

· Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

· Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

· Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

· Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

· Оформление реквизитов постановления аналогично оформлению реквизитов приказов.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в организациях. Посредством служебных писем дают ответы на запросы орга­низаций, по заявлениям граждан возбуждают ходатайства и пр. Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование организации и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков. Адресование служебного письма может выполняться следующим образом: если письмо адресовано в учреждение, в этом случае учреждение именуется в именительном падеже, например, Центральный научно-исследовательский институт приборостроения. При адресовании письма в структурное подразделение сначала указывается наименование учреждения и затем название структурного подразделения в именительном падеже, например: Центральный научно-исследовательский институт приборострое­ния. Отдел кадров.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронизирование, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица.

Акт– документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значе­ние. Требования к его составлению и оформлению определены государственными стандартами, которыми установлены следующие его реквизиты: наименование ведомства (например, МВД Республики Башкортостан); наименование учреждения (например, Кировский РУВД); адрес уч­реждения или место составления (например, г. Уфа); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) утверждения.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на ос­нования составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов ко­миссии в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.

Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.

Справка – документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фактов. В соответствии с ГОСТом она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашива­емую им информацию. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о моральном состоянии личного состава); дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки. Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют и перед каждым из них указывают заголовок. Помимо соблюдения изложенных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение текстов документов за счет их типизации и трафаретизации.

Кроме вышеуказанных видов документов, создаются и широко используются следующие их разновидности:

акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя;

договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение двух и более сторон об установлении каких-либо отношений и содержащий условия и порядок регулирования этих отношений;

доклад– документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, фактов и событий, а также определенных выводов, предложений и задач, вытекающих из анализа изложенных вопросов, фактов и событий;

докладная записка – документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями и адресованный руко­водителю данной или вышестоящей организации;

заключение – документ, содержащий оценку и выводы организации, комиссии, должностного лица или специалиста-эксперта по какому-либо вопросу;

заявление – письменное обращение, содержащее какую-либо просьбу, требование или предложение;

извещение– документ, содержащий сообщение о каком-либо предстоящем событии (собрании, конференции, совещании, заседании, выставке, презентации и т. п.) и приглашение о принятии участия в нем;

инструкция должностная – документ, определяющий должностные права и обязанности работника;

личная карточка – документ, служащий для учета, анализа состава и движения кадров;

объяснительная записка – вспомогательный документ, поясняющий содержание отдельных данных и положений основного документа – отчета, проекта, плана;

отзыв– документ, содержащий мнение организации, должностного лица или специалиста по поводу какой-либо работы, представленной на рассмотрение;

отчет– документ, содержащий сведения о работе организации в целом или по одному из направлений ее деятельности, о выполнении плана, задания, заказа или поручения, представляемый вышес­тоящему органу управления или должностному лицу;

перечень– систематизированное перечисление объектов, предметов, работ или документов;

план – документ, устанавливающий перечень намечаемых и выполненных работ, действий или иных мероприятий, их последовательность, объемы, временные координаты исполнителей и другие показатели;

постановление – правовой акт, применяемый органом коллеги­ального управления в целях разрешения основных вопросов деятельности организации и ее структурных подразделений;

программа– документ, в котором излагаются основные цели, задачи и план деятельности организации на длительный период;

предложение– разновидность докладной записки, содержащей конкретную рекомендацию или предложение по какому-либо вопросу;

протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях и заседаниях коллегиального органа;

распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов; имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан;

решение– правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или совместно несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия) в целях разрешения наиболее важных вопросов, входящих в их компетенцию;

сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному или нескольким вопросам;

список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке;

стенограмма– дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях;

телеграмма, телетайпограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с применением телеграфа, телетайпа, телефакса;

телефонограмма– обобщенное название различных по содержанию документов, текст которых передается по телефону;

трудовая книжка – документ, содержащий сведения о трудовой деятельности ее владельца;

удостоверение – документ, подтверждающий какой-либо факт или событие;

указание– правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам, связанным с обеспечением выполнения постановления, решения, приказа и других правовых актов органов управления;

устав – правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, направления деятельности и юридический статус предприятия или организации;

характеристика – описание характерных качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого-либо или чего-либо.

Перечисленные выше виды и разновидности управленческих до­кументов входят в систему организационно-распорядительной документации. Основные положения этой системы определены государственными стандартами Российской Федерации.

В текстах всех видов документов следует употреблять преимущественно простые предложения, применять устойчивые словесные формулы и словосочетания, избегать использования слов, заимствованных из иностранных языков, если в русском языке имеется не менее точное слово.

Рекомендуется применять прямой порядок слов в предложениях, если логическое (смысловое) ударение приходится на объект действия, и обратный порядок в случаях, когда ударение падает на действие или субъект действия, использовать глаголы вместо отглагольных существительных и существительные вместо местоимений.

Текст документа должен быть оптимально кратким, применяемые формулировки не должны вызывать различное понимание и толкование.

Не допускается внесение в текст аббревиатур и сокращений слов, не принятых в служебных документах. Названия предприятий и организаций, полные и сокращенные, даются в точном соответствии с наименованиями, определенными уставами или положениями о них.

Тексты телеграмм составляются без союзов, предлогов и местоимений, если при этом не искажается смысл телеграммы, без переноса слов, поправок и исправлений. В телефонограммах нужно избегать труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Мы рассмотрели основные вопросы документирования управленческой деятельности в организации. Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Важным назначением документа является фиксация и сохранение информации. Документы должны отвечать юридическим требованиям, требованиям информационной культуры документа, требованиям оперативности изготовления, оформления, обработки документа, технической эстетики.