Создание базы данных на Microsoft Access-2010

Окно Microsoft Access-2010 имеет вид, показанный на рисунке 6, если в меню активизирован любой вкладыш кроме Файл.

В области Навигация ( в левой части рабочей области) появляется область «Все объекты Access». Здесь указывается группированный список объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули) Access, появляющихся при создании базы данных или во время работы с ним. Щелкнув дважды по любому из готовых объектов можно открыть ее.

Для того чтобы изменить формат готового объекта, нужно выделить название объекта в списке объектов базы данных, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду «Конструктор».

Любой объект (таблица, форма, запрос, отчет) можно создать вручную в режиме конструктора или с помощью Мастера.

Для начинающих пользователей MS Access рекомендуется :

- таблицы и запросы создавать с помощью конструктора;

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

При создании объектов нужно иметь в виду что, форма и отчет создается на базе одной таблицы (запроса), а запрос может быть создан на база одной или нескольких таблиц (запросов). Поэтому при создании запроса система просит выбрать одну или несколько уже существующих таблиц в этой базе данных.

Для таблиц, к ним относятся и классификаторы, сначала создаются макеты, которые потом заполняются с помощью форм.

3.1. Создание макета таблицы.

а) Составление таблицы в режиме «Таблица». При запуске MS Access программа предлагает создать макет таблицы в режиме таблицы и дает наименование первому полю «Код» и сделать его ключевым полем. Чтобы изменить название поля нужно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду «Переименовать» и ввести новое имя. Чтобы создать следующее поле нужно щелкнуть по ячейке под сообщением «Щелкните для добавления» и после выбора типа данных для этого поля (рис 7) можно ввести имя поля. При создании макета таблиц в этом режиме размеры данных устанавливаются по умолчанию для данных типа: «Счетчик» и «Числовой» – длинное целое, «Текстовый» - 255 символ, «Дата и время» – краткий формат. Для того чтобы сохранить готовый макет таблицы, нужно щелкнуть по значку закрыть х в правой части, строки с надписью «Таблица1», затем на запрос «Сохранить изменения макета или структуры таблицы ‘Таблица1’?» ответить «Да» и в диалоговом окне «Сохранение» в поле «Имя таблицы» вписать имя таблицы и щелкнуть по кнопке «OК». Таблица сохраниться данным именем и это имя появится в области «Все объекты Access» и появляется в группе «Таблицы».

В целях экономичного использования памяти и информационный объем базы данных нужно щелкнуть правой кнопкой и выбрать команду «Конструктор» и установить для каждого поля в соответствии с типом данных выбрать минимально допустимый размер данных. Эти размеры данных устанавливаются в поле «Свойства поля» в нижней части окна запроса в поле «Размер поля» или «Формат поля». Свойства вводимые в поля «Размер поля» и «Формат поля», изменяющиеся в зависимости от типа данных выбираются из списка свойств (рис 9). Для этого нужно щелкнуть по стрелке в ячейке справа от поля «Размер поля» или «Формат поля» и из списка выбрать нужное свойство (рис 8). На рисунке 7-ші для типа данных выбран «Числовой», а на рисунке 8 для свойства поля выбран «длинное целое».

б) Создание макета таблицы в режиме «Конструктор». Щелкнув по значку х «Закрыть» в правой части надписи «Таблица1», выйти из предлагаемой по умолчанию режима «Таблица» и активизировать в меню вкладыш «Создание». Щелчок по команде «Конструктор таблиц» группы «Таблицы» в рабочей области появляется окно «Таблицы1» , где есть обязательно заполняемые поля «Имя поля» и «Тип данных» (рис 10). Заполнение третьего поля «Описание» не обязательно. В ячейку поля «Имя поля» создаваемой таблицы в соответствии поставленной задачи имя поля набирается с клавиатуры. Вводимые в ячейки поля «Тип данных» данные выбирается из списка данных, появляющейся при щелчке по стрелке в ячейке.

В нижней части рабочей области находится область бланка «Свойства поля» (рис 8, 9), заполнение которой рассмотрен в создании таблицы в режиме «Таблица».

После заполнении всех имен полей, типа данных и свойств поля обязательно нужно указать ключевое поле. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке или выделить строку с именем поля, который должен стать ключевым полем и щелкнуть по команде «Ключевое поле» группы «Сервис» вкладыша «Работа с таблицами Конструктор». Перед именем поля появляется значок ключа. Для сохранения макета таблицы нужно закрыть окно таблицы щелкнув по кнопке х в правой части строки с надписью «Таблица1» (цифры могут быть другими), затем подтвердит необходимость сохранение нажав кнопку «Да». После этого в диалоговом окне «Сохранение» в поле « Имя таблицы» набрать имя таблицы и нажать кнопку «ОК». Имя созданной таблицы появится в области «Все объекты Access» в группе «Таблицы».

Для изменения макета таблицы нужно выполнить следующие действия:

а) Щелкнуть правой кнопкой в группе «Таблицы» в области «Все объекты Access» по названию таблицы макет которой подвергается изменению;

б) контекстном меню щелкнуть по команде “Конструктор”;

в) выделить строку или ячейку строку с изображение ключа;

г) щелкнуть по команде «Ключевое поле» группы сервис вкладыша «Работа с таблицами Конструктор» и убрать изображения ключа перед названием поля;

д) после этого можно производить необходимые изменения;

е) после завершения изменении в макете таблицы, снова установитьключевое поле и сохранить макет таблицы с изменениями.