Вопрос 3. Организация архивного хранения документов в органах внутренних дел

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены признаки группировки документов в дела: номинальный, хронологический, предметно - вопросный, авторский, корреспондентский, географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного наименования, например: приказы, протоколы, акты и т.д.

Хронологический признак объединяет документы одного временного периода, например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету), например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак присутствует тогда, когда в дело объединяются документы одного автора, например: работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с определённым корреспондентом, например: переписка с органом материально-технического снабжения.

Географический признак указывает общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию, например: переписка с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Законченные производством дела, журналы, картотеки, номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с Инструкцией по архивной работе в системе МВД России, утвержденной Приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. № 1022.

Подразделение спецфондов (архив) принимает на хранение законченные производством:

- дела общего производства постоянного и долговременного (10 и более лет) хранения;

- личные дела работников;

- пенсионные дела работников;

-прекращенные уголовные дела, образовавшиеся в деятельности всех органов, дислоцированных на территории данного субъекта Российской Федерации со сроком хранения 5 лет и более (кроме УВДТ и их подразделений).

Дела общего производства передаются на хранение в подразделение спецфондов не позднее чем через год после их окончания.

Пенсионные дела бывших работников органов и членов семей, выплата пенсии по которым приостановлена или прекращена, хранятся в финансовом подразделении органа внутренних дел в течение 5 лет, после чего передаются на архивное хранение.

Уголовные дела, прекращенные в установленном порядке, сдаются на хранение в подразделение спецфондов не ранее чем через 1 год после их последнего прекращения (при этом не подлежат архивному хранению прекращенные уголовные дела со сроком хранения до 5 лет включительно и дела, до истечения срока хранения которых остался 1 год и менее).

Законченные дела, подлежащие хранению в подразделении спецфондов, но необходимые в практической работе органов, в деятельности которых они образовались, сдаются этими органами в подразделение спецфондов, после чего они в установленном порядке выдаются во временное пользование. Конкретные сроки приема от органов документов на хранение определяются планом комплектования подразделения спецфондов, который ежегодно утверждается руководством ГИД МВД России, МВД, ГУВД, УВД, УВДТ.

Существует категория дел, срок хранения которых определяет экспертная или экспертно-проверочная комиссия (ЭК или ЭПК). Перед составлением описей дел данная комиссия соответствующего органа проверяет комплект документов дел и устанавливает конкретный срок хранения вплоть до постоянного.

Каждое самостоятельное структурное подразделение МВД России, МВД, ГУВД, УВД, УВДТ ежегодно составляет опись дел общего производства постоянного (временного) хранения, на основании которых формируется сводная опись дел общего производства.

Подразделение делопроизводства каждого органа составляет ежегодно описи приказов, распоряжений и указаний (отдельно по основной деятельности по грифам их секретности и по личному составу по грифам их секретности). Кроме того, формируются описи личных и пенсионных дел бывших сотрудников органов внутренних дел, а также описи уголовных дел, прекращенных в установленном порядке.

Для этого ведутся следующие основные учетные документы: журнал учета поступления и выбытия дел; список фондов; лист фонда; карточка фонда; описи дел; дело фонда; паспорт подразделения спецфондов; журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов; акт приема-передачи документов, оборудования, инвентаря при смене руководителя подразделения спецфондов; акт приема и передачи на ответственное хранение архивных и учетных документов; журнал учета выдачи (высылки) дел из подразделения спецфондов.

Для обеспечения сохранности документов и режима секретности к помещениям подразделений спецфондов предъявляются определенные требования, касающиеся расположения и оборудования этих помещений, их внутренней отделки, укрепления окон и дверей. Пригодность помещений для хранения в них документов определяет специально назначаемая комиссия органа внутренних дел, о чем составляется акт. Действует специальный режим допуска в архивохранилища.

Подразделение спецфондов в целях использования хранящихся документов осуществляет:

- выдачу дел в читальный зал подразделения спецфондов;

- высылку (выдачу) дел во временное пользование;

-выдачу архивных справок, архивных копий документов и архивных выписок из документов;

- информирование о хранящихся в подразделении спецфондов документах, о местах хранения других архивных документов, являющихся предметом запросов органов, учреждений и организаций, писем и заявлений граждан.