Корпоративный тайм-менеджмент.

12 3

Корпоративный тайм-менеджмент является инструментом организации работы компании, который позволяет наиболее эффективно использовать рабочее время каждого из сотрудников компании. Основные вопросы, которые призван решить корпоративный тайм-менеджмент, это правильное определение целей и постановка задач, управление бизнес-процессами, расчет времени, которое выделяется на выполнение конкретных проектов. Грамотный корпоративный тайм-менеджмент способен значительно увеличить эффективность сотрудников и работы компании в целом.

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности — разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Чтобы ввести на предприятии или в компании корпоративный тайм-менеджмент, предварительно следует изучить, как организован рабочий процесс в компании, на что сотрудники тратят свое рабочее время. Получив в итоге реальную картину организации работы в компании, можно приступать к оптимизации временных затрат, выявлять и решать основные проблемы, в связи с которыми рабочее время сотрудников расходуется неэффективно. При этом корпоративный тайм-менеджмент предполагает обучение сотрудников на специальных тренингах, на которых персонал компании учится управлять своим временем, организовывать свой рабочий день максимально эффективно.

После обучения сотрудников и изучения проблем организации рабочего времени следует выработать корпоративные стандарты. Корпоративный тайм-менеджмент в качестве корпоративных стандартов подразумевает введение регламентов, подкрепляемых определенными санкциями, оперирование единым понятийным аппаратом, обеспечивающим корректность и правильность постановки задач в соответствии с их срочностью и приоритетностью, корпоративные стандарты планирования и отчетности, формализацию процедур согласования, и так далее. При этом корпоративный тайм-менеджмент учитывает опыт самостоятельной организации рабочего времени наиболее успешных сотрудников компании, предлагая его как предпочтительный для остальных сотрудников.

Компания, которая внедрила у себя корпоративный тайм-менеджмент, получает значительную отдачу: эффективность и работников, и подразделений компании значительно возрастает. Так, отделы, связанные с работой с клиентами, меньше времени расходуют на второстепенные операции, а результаты деятельности внутренних отделов становятся более прогнозируемыми. При этом уменьшается количество стрессов, нормализуется рабочая обстановка.

Таблица 1. Критерии и заповеди тайм-менджмента
ТМ-критерии	ТМ-заповеди
Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы
Измеримость результатов, времени и эффективности	Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования	Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения
Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей
Приоритезированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы
Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается
Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель
Контролируемость исполнения	Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего
Легкость работы	Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер — профнепригоден
Внимание к эффективности	Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное — приложится

«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Примеры поглотителей времени:

1.Нечеткая постановка цели.

2.Отсутствие приоритетов в делах.

3.Попытка слишком много сделать за один раз.

4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5.Плохое планирование трудового дня.

6.Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7.Чрезмерное чтение.

8.Скверная система информации по проблемам вашей профессиональной деятельности.

9.Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10.Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11.Недостатки кооперации или разделения труда.