Порядок обработки, хранения документов, документооборот.
Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерские документы подвергают бухгалтерской обработке.
Процесс обработки бухгалтерских документов включает семь этапов:
№пп | Этап обработки бухгалтерских документов | Характеристика | |
Проверка | Содержательная | Проверка документов по существу отраженной в нем хозяйственной операции с точки зрения ее законности, соответствия действующим правилам и экономической целесообразности | |
Формальная | Призвана обеспечить соблюдение общих требований к оформлению документов | ||
Арифметическая | Состоит в определении правильности арифметических подсчетов и вычислений, приведенных в документе | ||
Таксировка (расценка) | Денежная оценка указанных в документе материальных ценностей (количественных показателей). Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего натурального показателя на цену за единицу | ||
Гашение | Отметка об использовании документа путем проставления штампа или открыживания (иногда путем перечеркивания документа). Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений | ||
Группировка | Подбор однородных по содержанию первичных документов в пачки для последующей записи содержащихся в них хозяйственных операций в учетные регистры обобщенными суммами. На основе групп первичных документов часто составляются сводные документы | ||
Контировка (разметка) | Указание в первичном (сводном) документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа | ||
Разноска | Сгруппированные документы записывают в соответствии с бухгалтерскими записями в учетные регистры (другими словами, осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах). В документах делаются соответствующие отметки о дате и номере учетного регистра, в котором они отражены | ||
Сдача в архив | Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет |
Как видно из представленной таблицы, заключительным этапом обработки бухгалтерских документов является сдача их в архив. В связи с этим, необходимо обеспечить правильное хранение бухгалтерских документов.
Срок хранения документа исчисляется с 01 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Ответственность за организацию хранения документов несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, оформление и передачу их в архив несет главный бухгалтер организации.
Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В частности, законодательством определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:
• первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.), | - 5 лет |
• документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | - 5 лет |
• лицевые счета работников | - 75 лет |
• документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет |
• доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности | - 5 лет |
• документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации | - постоянно |
• документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | - 5 лет |
• документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги | - в течение 4 лет |
• рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз | - не менее 5 лет |
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранение первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.
Документы до передачи их в архив – на длительное хранение должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером - это текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.
По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хозяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.
Перед сдачей в архив документы необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы оформляют в отдельные дела – папки.
Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.
Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых хозяйствующим субъектом, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении хозяйствующего субъекта, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.
В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в папки необходимо соблюдать следующие требования:
• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в разные папки;
• подлинники необходимо отделить от копий; годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных актов по архивным процедурам;
• в дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года);
• при наличии в одной папке документов за несколько месяцев, документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;
• приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяют к документам, к которым они относятся.
Папки с документами переплетают. На титульном листе указывают наименование хозяйствующего субъекта, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.
Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя или главного бухгалтера.
Важным вопросом в изучении документации является порядок уничтожения документов. Для организации работы по уничтожению документов хозяйствующие субъекты создают экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников хозяйствующего субъекта, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом хозяйствующему субъекту разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем хозяйствующего субъекта.
Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность которых отпала, а сроки хранения истекли. При наличии указания органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией акты на документы, подлежащие уничтожению, направляют для рассмотрения в эту организацию.
Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для хозяйствующих субъектов, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.
В ряде установленных законодательством случаев допускается изъятие документов у хозяйствующего субъекта.
Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копию которого вручают под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае уничтожения, пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию, в необходимых случаях для участия в этой комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем организации.
Дата добавления: 2021-01-11; просмотров: 149;