Конструирование отчетов

Неотъемлемой функцией любых программных систем, так или иначе связанных с обработкой данных, является представление обетов по хранимой информации. Под отчетом традиционно понимается специальным образом структурированное представление хранимых данных, выводимое (как правило) на бумажный носитель. Перечислим принципиальные отличия отчетов от экранных форм, обусловившие выделение их в отдельный программный объект СУБД Access:

- во-первых, отчеты являются исключительно средством вывода информации;

- во-вторых, организация данных в отчетах предполагает возможность их сложного, многоуровневого структурирования;

- в-третьих, структура информации, выводимой в отчете, должна быть согласована со структурой носителя. Например, разбиение отчета на страницы предполагает организацию вывода регулярных элементов в начале и конце каждого листа (колонтитулов), дублирование шапок таблиц и т.д. Также на внешний вид отчета значительное влияние оказывают параметры конкретного печатающего устройства, которое будет использовано для его вывода.

В то же время, к числу важных достоинств Access относится то, что идеология работы как с экранными формами, так и с отчетами максимально универсализирована. В частности, интерфейс режима конструирования макета отчета аналогичен режиму конструктора для экранных форм.

Рассмотрим способы решения задач разработки отчетов, которые могут возникать в рамках описываемой нами программной системы управления торгами ценными бумагами. Простейшие отчеты, которые, скорее всего, будут необходимы пользователям системы, – это распечатанные списки бумаг и агентов. Для их создания можно воспользоваться надстройками Автоотчет в столбец или Автоотчет ленточный. На рис. 3.21 показан макет отчета по агентам, созданный в режиме Автоотчет ленточный.

Рис. 3.21. Отчет по агентам в режиме конструктора

Из рис. 3.21 видно, что в процессе конструирования в макет отчета могут быть добавлены те же самые управляющие элементы, что и при конструировании макета экранной формы. В то же время следует отметить, что структура отчета как объекта базы данных имеет свою специфику. Во-первых, она определяется уровнями группировки данных, выводимых в отчет, а во-вторых, содержит секции, соответствующие регулярным элементам, помещаемым в начале и конце каждого листа – верхнему и нижнему колонтитулам. Для задания уровней группировки данных используется функция меню Вид > Сортировка и группировка или же одноименная пиктограмма на панели инструментов Конструктор отчетов.

При работе с отчетами активно используются (это видно из рис. 3.21) встроенные переменные [Page] и [Pages], возвращающие номер текущей страницы отчета и общее, количество страниц в нем, а также функция NowQ, определяющая текущую дату и время по системному календарю.