Информационное обеспечение процесса управления

Информационное обеспечение (ИО) управленческой деятельности – это осуществление действий по представлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности (УД), существует в форме документов. Документационное обеспечение УД играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируется на бумаге.

Задачи ИО процесса управления отличаются по составу и содержанию и заключаются в следующем:

– удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

– определение и отбор источников информации;

– правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

– проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

– исключение дублирования информации;

– представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

– многократное использование полученной информации;

– постоянное обновление данных.

Для каждой функции управления задачи ИО отличаются по составу и содержанию.

ИО функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

– сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

– документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

– получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

ИО функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

– сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

– сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

– доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки действий;

– документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

– предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование, для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

ИО функции оперативного управления включает в себя:

– сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

– сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

– сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

– организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

– доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

– сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

ИО функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

– сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

– доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

– документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

– доведение данных решений до исполнителей;

– предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

Принятие решений

Проблема принятия решения (ПР) возникает только тогда, когда существуют затруднения в достижении какой-либо цели.

Если среди множества возможных решений существует одно, которое совершенно очевидно гарантирует достижение желаемой цели самым наилучшим образом, то остальные можно просто отбросить и проблемы ПР не возникает.

Если же существует не одно решение, то возможны два случая. В первом случае решения обеспечивают достижение желаемого результата с различной вероятностью, и результат зависит от случайных факторов, возможно, от обстоятельств, при которых решение будет реализовано. Надо выбрать такое решение, которое в наилучшей степени обеспечивает достижение цели. Во втором случае вероятность достижения цели одинакова, чаще всего практически близка к единице, и надо выбрать наилучшее из них в смысле эффективности пути достижения цели.

ПР не является каким-то единовременным, обособленным актом. Это процесс, протекающий во времени и состоящий из нескольких этапов.

Начальным этапом процесса ПР является осознание того состояния или ситуации, в которой находится принимающий решение человек. В общем случае можно говорить о накоплении СУ определенного объема данных о состоянии УС и ее внешней среде. Начальный этап можно считать в определенном смысле предварительным, предшествующим процессу ПР. На этом этапе выявляется удовлетворенность или неудовлетворенность тем состоянием, в котором находится УС. В случае удовлетворенности проблемы ПР не существует.

На втором этапе формируется желание изменить (или сохранить) существующее состояние УС определенным образом. Иными словами, устанавливается некоторая цель, которую желательно достичь.

Третий этап ПР состоит в определении всех возможных способов или путей достижения цели, перехода в желаемое состояние. Здесь важно в максимальной степени обеспечить полноту этого множества возможных решений вплоть до допустимости его избыточности.

Четвертый этап заключается в выборе из множества возможных решений наилучшего в смысле эффективности достижения цели с соблюдением при этом некоторых правил выбора. Результатом именно этого этапа является единственное принятое решение.

Завершает весь процесс ПР заключительный, пятый этап – реализация принятого решения.