Электронная подпись

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Иногда ради собственного спокойствия письмо отправляется с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. Не позднее двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

В деловом мире принято всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вас могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Вопросы для повторения:

1. В чем состоят требования деловой переписки?

2. Назовите основные виды деловой корреспонденции.

3. Назовите основные виды резюме. В чем отличие хронологического и функционального резюме?

4. Какие обязательные сведения должны содержатся в резюме?

5. Перечислите отличительные черты писем по электронной почте.

6. Каковы типичные ошибки телефонного разговора?

7. Что такое смайлики?

8. Каков срок ответа на электронное письмо?

9. Этично ли посылать письмо с уведомлением о прочтении?

Темы рефератов.

1. Правила ведения деловых телефонных переговоров.

2. Основные правила поведения в сети Интернет.

3. Правила деловой переписки.

4. Правила сетикет.

5. Функциональное и хронологическое резюме.

Практикум