Классификация информации

Большое разнообразие информации, используемой в практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов.

Принципы классификации информации:

· различные аспекты управления (характер возникающих задач): собственно управленческая, экономическая, техническая и технологическая, социально-психологическая;

· способ представления: цифровая, буквенная, кодированная (например, электрические схемы);

· источники возникновения: внешняя, внутренняя;

· время использования: постоянная, переменная;

· отношение к хозяйственному субъекту: входная, выходная;

· возможности использования: полезная, избыточная, ложная, лживая.

При решении любой задачи руководитель должен быть компетентным и иметь всю полноту информации. В противном случае эффективность управления может резко снижаться либо приобретать негативный характер.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализатора дает 94-96 % сведений об окружающем мире. Наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности перегрузки человека информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Внешняя информация может отражать влияние на систему (организацию) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Для организации эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, – экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюнктура, погода, климат и т.п.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей и управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.

Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему, выходная – продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

Шум – это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации.

Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая полученные или имеющиеся сведения.

Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной (недостоверной). Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Собственно управленческая информация заключается в сведениях о нормативных документах властных структур и вышестоящих организаций, организационных структурах предприятия и их взаимодействии, наличии и качестве положений и инструкций, исполнении нормативных документов, т.е. вся информация, связанная с организацией управления.

Техническая и технологическая информация обеспечивает управление технологическим процессом и развитием предприятия, позволяет оценить состояние производства, планировать модернизацию и реконструкцию производства. Объем технической и технологической информации и ее состав регламентируются различными нормативными отраслевыми и внутренними документами. В энергетике такими нормативными документами являются Правила технической эксплуатации электроустановок, Правила устройства электроустановок и другие. Со стороны внешних организаций возникает определенный интерес к информации о деятельности предприятия либо к результатам его деятельности. Собственников предприятия, акционеров, поставщиков, кредиторов, налоговые органы, интересует информация об изменении доли собственного капитала, эффективности инвестиций, о доходах и эффективности использования ресурсов и т.п. Потребителей интересует информация о производимых товарах, их качестве, цене.

Виды информации

По большинству предприятий состав потребности в информации приблизительно одинаков.

Информацияпоследовательно и в полной мере должна отражать производственно-хозяйственную и другие виды деятельности предприятия. По своему содержанию информация может быть экономической, правовой, технической.