ЛЕКЦИЯ № 12 ПРОЦЕСС ОФОРМЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Личное дело – это систематизированный комплекс персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника в данной организации.

Формирование личного дела.Личные дела заводятся на руководящих работников, специалистов и работников, владеющих материальными и информационными ресурсами. На рабочих и технический персонал личные дела обычно не заводятся: все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы Т-2.

Технологическая цепочка формирования личного дела выглядит следующим образом:

1. Получение разрешения от руководителя кадровой службы на формирование личного дела.

2. Внесение в журнал учета личных дел записи о заведении нового дела.

3. Оформление обложки: №, дата заведения, № на корешке дела.

4. Подшивка чистого листа для описи, заполнение контрольной карты выдачи личного дела и помещение ее в конверте на оборотной стороне обложки.

5. Получение от руководителя кадровой службы первоначального комплекта документов для личного дела.

6. Систематизация полученных документов и внесение их в опись дела.

7. Нумерация листов документов и обозначение их страниц в описи.

8. Подшивка документов в папку с соблюдением нумерации.

9. Помещение личного дела в шкаф для хранения.

10. Получение последующих документов и помещение их в дело.

11. Ведение личного дела.

12. Выдача личного дела руководителям, имеющим доступ к личным делам с отметкой в регистрационном журнале.

13. Закрытие личного дела: проверка наличия документов и подготовка к сдаче в архив.

14. Сдача личного дела в архив.

Личное дело заводится после издания приказа о приеме на работу и включает в себя первоначальные документы, сопровождающие процедуру приема на работу. Документы в личном деле располагаются в определенном порядке (начиная сверху):

- внутренняя опись документов дела;

- трудовой договор;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- направление на работу или представление к назначению на должность;

- заявление о приеме на работу;

- характеристика, резюме, медицинская справка;

- копии документов об образовании;

- копии документов о награждениях и присуждении ученых званий;

- список научных трудов и изобретений;

- копия приказа о назначении на должность;

- копии других приказов.

Ведение личных дел.В процессе трудовой деятельности в личное дело работника в хронологическом порядке включаются документы, подтверждающие изменения анкетных данных, аттестационные материалы и характеристики, копии приказов о перемещении, о поощрениях и наказаниях. При увольнении работника в личное дело подшивается копия приказа о прекращении действия трудового договора.

Все изменения анкетно-биографических данных вносятся в личный листок по учету кадров, а передвижение по службе – в дополнение к нему.

Во внутреннюю опись дела включаются все документы по мере их поступления: наименование документа, дата документа, № страницы в деле. Внутренняя опись имеет свою нумерацию страниц.

При закрытии личного дела ниже перечня документов проставляется цифрами и прописью количество документов в личном деле, количество листов внутренней описи документов дела. Ниже ставится подпись руководителя кадровой службы и дата.

В личное дело НЕ включаются документы временного срока хранения: различные справки, черновики документов, неправильно оформленные документы.

Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел, который имеет следующую табличную форму:

Ежегодно специально назначенная комиссия проводит проверку состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле в дополнении к листку по учету кадров. При выявлении утраты или порчи документов составляется акт и проводится служебное расследование.

Контрольные вопросы:

1. На какие категории работников заводятся личные дела?

2. Опишите технологию оформления личного дела на вновь поступившего на работу сотрудника.

3. В каком порядке располагаются документы в личном деле?

4. Какие документы могут быть подшиты в личное дело в процессе работы сотрудника на предприятии?

5. В каком порядке проводится проверка состояния личных дел?