Основные этапы решения задачи выбора поставщика

1. Поиск потенциальных поставщиков.

1) объявление конкурса;

2) изучение рекламных материалов;

3) посещение выставок и ярмарок;

4) переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

2. Анализ потенциальных поставщиков по критериям:

1) цена;

2) качество продукции;

3) надежность поставок (соблюдение договоров по срокам поставки, по ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции);

4) удаленность поставщика от потребителя;

5) сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

6) наличие резервных мощностей;

7) организация управления качеством у поставщика;

8) психологический климат у поставщика;

9) способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

10) финансовое положение поставщика.

3. Оценка потенциальных или существующих поставщиками на основе:

1) критериев выбора поставщика;

2) анализа значимости товара (для которого закупаются МР) для производственного или торгового процесса;

3) значимости (важности) каждого критерия;

4) оценок поставщиков по каждому критерию.

Методы организации процесса выбора поставщика

1. Анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. В его функции входит: выбор поставщика; подача заказа; отслеживание выполнения заказа; разрешение возникающих проблем. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

2. Коллегиальное обсуждение возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне его взаимодействия с другими подразделениями.

3. Использование посреднических фирм. Этот метод применяется в основном для обеспечения снабжения компании с нового, плохо изученного рынка. Подобная ситуация может сложиться в результате возникновения потребности в принципиально новом для компании сырье и комплектующих. Такая потребность появляется при диверсификации производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в не изученном фирмой регионе и т.п. В этих случаях отдел закупок или торговый агент чаще всего обращается в фирму или бюро, выполняющее посреднические функции. Посреднические компании имеют достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков и могут:

- найти возможных поставщиков, консультировать по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок;

- получить полномочия от компании-клиента и взять на себя организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или некоторую долю от суммы контракта.

Анализ потенциальных поставщиков по критериям

Количество критериев выбора поставщика может доходить до нескольких десятков. К трем основным критериямотносят: стоимость приобретения продукции или услуг; качество продукции или услуг; надежность обслуживания.

Один из ключевых вопросов материально-технического снабжения – качество поставляемого сырья и комплектующих изделий. В развитых странах предприятия, выпускающие технически сложную продукции отбирают в качестве поставщиков лишь тех, кто проявил или может проявить способность удовлетворить уровень предъявляемых им технических требований. Эти требования к предметам закупок основаны на технических требованиях к конечной продукции. При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования: наличие оборудования для производства продукции необходимого качества; возможность проводить испытания качества по заданной программе и с помощью необходимых приборов; контроль и аттестация входящих материалов и сырья; наличие необходимых документов, определяющих количество рабочих операций и их контроль; наличие документов, подтверждающих проведение всех необходимых операций по производству и контролю.

Программы поддержания качества закупаемых МР тщательно продумываются, в расчет берется даже организация учебы персонала поставщиков-смежников. Задачей обучения, как правило, является повышение уровня знаний персонала, который информируют о новейших технологиях и процессах, чтобы сделать обслуживание станков и приборов квалифицированным и эффективным.

Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени в строгом соответствии со всеми условиями договора о поставках (объемы, сроки, качество, комплектация и т.д.).

Оценка поставщиков

Для получения всесторонней оценки поставщиков, как потенциальных, так и работающих в настоящее время с предприятием, менеджер по закупкам вместе со специалистами из других подразделений (экспертами) должен сформулировать критерии выбора поставщика. Поскольку таких критериев довольно много, то выбираются самые важные, значимые для ПР в данной ситуации.

Следует заметить, что в зависимости от значимости производимого товара для предприятия, одни и те же критерии могут менять свою значимость. Например, в одном случае для предприятия наиболее важным будет качество МР или быстрота доставки даже за счет высокой цены, а в другом предприятие будет искать дешевые ресурсы среднего качества и т.п. Эту значимость необходимо каким-то образом измерить. Для этого эксперты каждому i-му критерию выставляют бальные оценки важности , затем преобразуемые в коэффициенты важности ( ).

Каждый поставщик оценивается по выбранным критериям и в зависимости от того, насколько он хорошо соответствует i-му критерию, поставщику выставляется балльная оценка .

Тогда комплексная оценка R конкретного поставщика по всем критериям (рейтинг поставщика) будет рассчитываться по формуле

.

Определение числа поставщиков

Выше была описана тенденция к образованию долгосрочных объединений партнеров в цепи поставок. Это приводит к сокращению числа поставщиков предприятия. Плюсы этого сокращения были описаны ранее, но существуют и минусы, например, уязвимость и зависимость от показателей работы компании-поставщика. Например, если единственный поставщик важного компонента вдруг сталкивается с финансовыми проблемами, то заказчик может быть вынужден сократить или даже прекратить производство. Чтобы избежать этого, некоторые организации выбирают политику закупок одного и того же материала у нескольких конкурирующих друг с другом поставщиком.

10.2. Организационные вопросы работы отдела снабжения

Основными вопросами организации работы отдела закупок на предприятии являются:

1) как организовать закупки: централизованно или локально?

2) какие вопросы будет уполномочен решать отдел снабжения?

3) кому будет подчиняться директор по закупкам?

4) какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри отдела снабжения?

На любом предприятии множество различных подразделений требуют снабжения, начиная с канцелярских товаров и комплектующих к оргтехнике для административных работ и заканчивая сырьем, материалами и компонентами для производственной деятельности. Организации, чьи подразделения территориально удалены друг от друга могут прибегать в некоторых случаях к локальным вариантам организации закупок. Но обычно снабжение предприятия организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды от централизованных закупок:

· объединение всех закупок аналогичных МР, что позволяет получать скидки;

· наличие единой точки контактов с поставщиками;

· сокращение затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

· концентрация ответственности за снабжение, облегчение контроля.

Важными вопросами организации снабжения является, во-первых, распределение полномочий, связанных с закупками, между различными отделами, и, во-вторых, определение статуса отдела закупок и его подчиненности. Если директор по закупкам является вице-президентом и подчиняется непосредственно главе фирмы, то это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства. Но существуют ситуации, когда отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, либо вице-президенту по административным вопросам, либо финансовому директору предприятия, либо службе главного инженера.