Види ділових листів та вимоги до них

Важливим моментом, сприяючим досягненню ділового взаєморозуміння, слугує листування. Ситуації, в яких діловий лист обов'язковий:

o Поздоровлення (партнерові, якщо кругла дата)

o Співчуття (тільки від руки)

o Подяка (за прийом, за поздоровлення, за подарунок, за допомогу).

Ці ситуації та інші, буденно-ділові, реалізуються за допомогою ділових листів таких видів:

1. заява про прийом на роботу

2. резюме

3. заява про звільнення

4. рекомендаційний лист

5. лист-відмова

6. лист-повідомлення

7. лист-подяка

8. лист-запит про хід виконання справи тощо.

Розглянемо деякі найпоширеніші види ділових листів.

1. Резюме та лист із проханням прийняти на роботу

Мета в них одна – привернути увагу адресату до ваших достойностей і викликати в нього бажання взяти вас на роботу. Різниця лише в тому, що лист звернений до конкретної особи, від якої залежить рішення, і треба звертатися до неї, або використовуючи титул (загальноприйняте зазначення посади): "Шановний пане генеральний директор!", або за прізвищем: "Шановний пане Бойко!".

Основний зміст ділового листа про прийом і резюме майже однакові:

1. Прізвище, ім’я та по батькові слід указувати повністю. Для обох видів листа це природний початок.

2. Освіта: вказуються всі навчальні заклади, які автор листа закінчив і які мають відношення до бажаної посади (різні курси, ділові школи тощо).

3. Теперішнє місце роботи; тут також можна вказати попередні місця роботи за тих же умов.

4. Посада, на яку претендує пошукувач, або напрям роботи, що його цікавить, з поясненням, чому саме це: природні схильності, досвід роботи тощо.

Без перебільшення можна сказати, що ця остання частина листа (резюме) – найважливіша, і пошукувач має докласти максимум зусиль саме письмовопереконати адресат, що його (пошукувача) неодмінно треба прийняти на роботу. Тому такий лист не пишеться "з наскоку", а спочатку робиться чернетка, яку "приміряють" на себе як адресата: "А чи хочу я взяти такого на роботу?" з усіма наслідками.

Рекомендаційний лист

Найпростіший такий лист – декілька рядків на візитці того, хто рекомендує, власноруч. Якщо окремим листом. то в ньому вказуються:

1. представлення того, хто рекомендує, адресату "(До Вас звертається …") і привід для звертання;

2. характеристика того, кого рекомендують;

3. може бути додане резюме, тоді про нього треба згадати у листі;

4. наприкінці висловлюється прохання зустрітися з "протеже" після знайомства зо всіма даними та ухвалити рішення. Тут тиск на адресата не прийнятний.

Лист-відмова

В ньому етичними словами пояснюють причини, через які претендента не можуть працевлаштувати.