Лекция 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА.

1. Формирование системных представлений.

2. Понятия, характеризующие строение систем, классификация свойств систем.

3.Внутренняя и внешняя среда организации.

4.Система управления организации.

Слово «система», как известно, греческого происхождения и имеет много значений: сочетание, организм, устройство, органи­зация, союз, строй, руководящий орган. Дословно его переводят как учение о строительстве.

Метафоризация слова «система» была начата еще Демокритом. В своих рассуждениях он отмечал, что речь состоит из имен, име­на — из слов (комплексов), комплексы — из букв или неделимых частей (элементов).

В античной философии термин «система» связывали с упоря­доченностью и целостностью объектов природы. В сочинениях Платона и Аристотеля уделялось внимание особенностям системы знания и системе элементов мироздания.

И. Канту принадлежит приоритет четкого осознания систем­ности научно-теоретического знания и выявления конкретных процедур и средств создания системного знания. И.Г. Ламберт утверждал, что «всякая наука, как и ее часть, предстает как сис­тема, поскольку система есть совокупность идей и принципов, которая может трактовать себя как целое. В системе должны быть субординация и координация».

Современные исследователи продолжают развивать идеи сво­их предшественников. Так, физиолог П.К. Анохин в известной работе «Теория функциональной системы» (1970) привел 12 формулировок понятия «система», данных разными автора­ми. В учебнике В.Н. Волковой и А.Л. Денисова «Основы тео­рии систем и системного анализа» (1999) авторы говорят уже о 30 определениях понятия «система». Сейчас таких формули­ровок значительно больше. Анализ многочисленных определе­ний свидетельствует об изменениях понятия «система» как по форме, так и по содержанию.

С некоторой долей условности все понятия «системы» мож­но поделить на три группы.

Определения, принадлежащие к первой группе, рассматривают систему как комплекс процессов, явлений и связей между ними, которые существуют объективно, независимо от наблюдателя.

Определения второй группы рассматривают систему как ин­струмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюда­тель, имея перед собой цель, конструирует систему как некое аб­страктное отображение реальных объектов.

Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь — искусственно создаваемый ком­плекс элементов (людей, процедур, технологий, научных теорий и т. д.), предназначенный для решения сложной организацион­ной, технической, экономической задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее.

Понятие «система» широко используется как в научных иссле­дованиях, так и в повседневной жизни. Этот термин также явля­ется отражением некоторой объективной реальности. Существует большое число определений системы, охватывающих различные признаки объектов, рассматриваемых как системы.

Понятие «система» стало терминологической основой постро­ения теории систем. Трактовка этого понятия имеет различные варианты. Приведем примеры некоторых из них.

1. Система — это объективное единство закономерно связан­ных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе.

2. Система — это комплекс элементов, находящихся во взаи­мосвязи.

3. Система — это множество элементов с отношениями между ними и между их атрибутами.

4. Система есть отражение в сознании субъекта свойств объектов и их отношений в решении задачи исследования, познания.

5. Система — это совокупность взаимосвязанных элементов, составляющих некоторое целостное образование, имеющее новые свойства, отсутствующие у ее элементов.

Содержание приведенных понятий для описания лишь одного термина показывает, что каждый из авторов имеет свое отношение к данному термину.

В качестве элемента системы рассматривается объект, относительно самостоятельный и не подлежащий дальнейшему расчленению на данном уровне рассмотрения, выполняющий определённые функции, находящийся во взаимосвязи с другими объектами, составляющими систему.

Подсистема – это набор автономных элементов внутри системы (экономических, технических, правовых, организационных). Системы классифицируются по признакам, которые характерны следующим подсистемам: техническая, биологическая, социальная.

Техническая системавключает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имею­щие инструкции для пользователя и используемые им. Набор решений в технической системе ограничен, и их последствия обычно предопределены. Решения носят формализованный характер и выполняются в строго оп­ределенном порядке, например, порядок включения и работы с компьютером. Профессионализм специалиста, принимающего решения, предопределяет качество при­нятого и выполненного решения.

Биологическая системавключает флору и фауну пла­неты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например муравейник, человеческий организм, в которых человек принимает решения. Аль­тернатив решений в биологической системе немного из-за медленного эволюционного развития животного и рас­тительного мира. Последствия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. В таких подсистемах необходима разработка нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по ка­ким-либо признакам. Профессионализм специалиста оп­ределяется его способностью находить лучшее из альтер­нативных решений.

Социальная (общественная) системахарактеризуется наличием человека в качестве объекта управления, на­пример семья, производственный коллектив, неформаль­ная организация и даже один человек. Набор решений в социальной системе характеризуется большим динамиз­мом как в количестве, так и в средствах и методах реали­зации. Это объясняется высоким темпом изменения со­знания людей, а также нюансами в их реакциях на одина­ковые и однотипные ситуации.

Социальные, биологические и технические системы могут быть: искусственными и естественными, открыты­ми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми, жесткими и мягкими.

Искусственные системысоздаются по желанию чело­века или какого-либо общества для реализации задуман­ных программ или целей. Например, семья, конструктор­ское бюро, профсоюз, предвыборное объединение.

Естественные системысоздаются природой, человеком или обществом для реализации целей мирового сосущес­твования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого разви­тия мировой экономики.

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, коммерческие фирмы, СМИ, органы местной власти.

Закрытые системы характеризуются внутренними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, политические партии.

Детерминированные системыфункционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом. Например, система обучения студентов в институте, система регистрации новых товариществ и обществ.

Стохастические системы характеризуются тем, что входные воздействия могут от­личаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными. Это может проис­ходить из-за того, что одни события в организации про­исходят помимо нашей воли (форс-мажор), другие из-за частичного непрофессионализма персонала, третьи — из-за сложности задания или новизны информации. Напри­мер, научно-исследовательские подразделения, венчур­ные компании, игра в рулетку.

Мягкие системыимеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям, а в следствии этого слабую устойчивость. Например, система котировок цен­ных бумаг, коллектив творческих работников, новые ор­ганизации, ребенок в семье.

Жесткие системы— это системы, основанные на высо­ком профессионализме небольшой группы руководите­лей и отлаженной технологии управления и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним воздействиям, медленно реагируют на сла­бые воздействия. Например, авторитарные государствен­ные режимы, компании с линейной или звездообразной схемой организационных отношений, а также компании с приоритетом власти в организационной культуре - сим­вол «паук» на логотипе.

Системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными.

Большое значение в управлении сложными системами приобретает гомеостат, механизм саморегулирования и самообразования системы, позволяющий ей противостоять возмущению извне или перестраиваться в целях самосохранения. В связи с чем управление должно опираться на естественные процессы саморегулирования социума.

Каждая организация должна обладать все­ми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации.

В современной литературе выделяют такие признаки систем, как:

§ Множество составляющих ее элементов;

§ Единство главной цели для всех элементов;

§ Наличие связей между ними;

§ Наличие структуры и иерархичности;

§ Относительная самостоятельность;

§ Наличие управления этими элементами.

Выделяют некоторые ограничительные свойства, которыми должна обладать «правильная» система. Такая правильная система в любом случае будет проявляться именно как система, то есть объект с системными свойствами, а следовательно, к нему будут применимы методы системного анализа. Итак, таких свойств всего четыре:

1. Детерминированность – поведение (реакция) системы однозначно зависит от значений входных параметров. Наличие в системе четких причинно-следственных связей как в статике, так и в динамике. Детерминированность позволяет применять научный подход при исследовании систем. Несмотря на то, что некоторое время в повседневной моде была теория хаоса, в ее рамках также изучаются строго детерминированные системы.

2. Синергетичность – целое (система) является большим, нежели простая сумма составляющих его частей, что позволяет рассматривать систему в виде эффективной структуры из составляющих ее компонентов. Синергетичность систем часто связывают с характеристиками самоорганизации и обучаемости систем.

3. Полнота и непротиворечивость – правильная система должна быть полна (достаточна для выполнения своих функций и достижения своих целей) и непротиворечива (не должно быть противоречивых целей у всей системы).

4. Иерархичность – компоненты (элементы) системы могут сами рассматриваться в качестве систем (подсистем), а сама система может быть подсистемой системы более высокого уровня. Деление системы на подсистемы может быть ничем не ограничено, а свойство иерархичности указывает на то, что системы могут выстраиваться в иерархии в рамках системы.

Перечисленные свойства являются системоопределяющими, поскольку каждая правильная система детерминирована, синергетична, полна и непротиворечива, а также обладает внутренней иерархией над своими элементами. Однако существуют другие свойства, которыми могут обладать системы. Такие свойства лучше называть «характеристиками». Для различных типов систем могут иметься различные наборы характеристик, поэтому не может быть замкнутого набора характеристик. Тем не менее, можно выделить характеристики, которые могут быть свойственны различным типам систем. К ним относятся следующие:

1) Адаптивность – стремление к состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию параметров системы к изменяющимся параметрам внешней среды.

2) Надежность – комплексная характеристика системы, определяющая ее способность функционировать, сохраняя свои параметры в определенном диапазоне, в течение длительного времени.

3) Целостность – первичность целого по отношению к частям. Не элементы составляют систему, а система состоит из элементов, которые выделяются из нее в рамках системного анализа.

4) Эмерджентность – цели (функции) компонентов системы не всегда совпадают с целями (функциями) системы, при этом для элементов системы в части их взаимодействия друг с другом может нарушаться свойство непротиворечивости – цели компонентов могут быть противоречивы друг другу, но при этом цели системы все также должны быть непротиворечивыми.

5) Взаимодействие и взаимозависимость системы и среды – система действует в среде и зависит от нее, равно как и наоборот. Система может обмениваться со средой материей, энергией и информацией.

6) Обучаемость – возможность перенастройки функций и целей системы в зависимости от изменения параметров внешней среды. Система может быть самообучаемой, когда функции и цели перенастраиваются на основании внутренних факторов.

7) Целенаправленность – существование у системы цели. Это неотложное свойство, которым должны обладать все системы.

8) Динамичность – развитие системы происходит в динамике, то есть изменяется во времени.

Системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности.

Выделяют три уровня широты анализа и синтеза компаний:системный, комплексный и аспектный.

Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений.

Комплексный подход требует составления приоритетом важности ключевых элементов и учета наиболее важных элементов.

Аспектный подход довольствуется учетом отдельных ключевых элементов при анализе или синтезе организа­ционных образований.

Системный подход требует наибольших затрат ресур­сов и времени; если это оправдано, то его использование целесообразно. Соответственно, комплексный и аспектный подходы более дешевые, но увеличивается погреш­ность при обработке недостаточных данных и в результа­та решения.

Среда организации – это комплекс внутренних и внешних факторов организации. Различают внутреннюю и внешнюю среду организации. Внешнюю среду можно разделить на среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:

а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала.

б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование.

в) Законы государства. Организации обязаны выполнять не только федеральные, но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.

г) Потребители. Потребители решают, какие товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста организации. В рыночной экономике действует принцип: "Потребитель - король рынка".

д) Конкуренты. Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.

Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:

а) Состояние экономики страны. Руководство организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать экономическую ситуацию в той стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация имеет деловые отношения. Состояние мировой экономики влияет на стоимость ресурсов и способность покупателей приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть трудности сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса доллара или других твердых валют.

б) Научно-технический прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а также расширяют возможные области применения товаров. Появление таких высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации.

в) Социокультурные факторы. Это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации.

г) Политические факторы. К ним относятся: экономическая политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д.

д) Отношения с местным населением. Характер отношений с местной общиной является очень важным для учета и планирования в любой организации. Так, в каждой общине существуют свои специфические законы и установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Иногда для поддержания хороших отношений с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям.

Система управления организации - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления включает:

· механизм такого воздействия;

· совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

а) структура управления;

б) техника управления;

в) функции управления;

г) методология управления.

При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

® функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

® компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.