Формы и методы участия в туристских выставках.

Организация участия туристского предприятия в выставке – длительный и многоуровневый процесс, задачами которого, в первую очередь, являются определение целей такого участия и правильный выбор выставки. А для того чтобы участие было эффективным предварительно туристской фирме необходимо ответить на следующие вопросы:

Ø какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству;

Ø какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Исходя из сказанного, можно выделить три этапа работы в ходе организации участия в выставке:

Предварительная подготовка.

Работа на выставочном стенде.

Послевыставочная работа.

Подготовка к выставке начинается задолго до её проведения, а отправным пунктом подготовки, безусловно, является принятие принципиального решения о последующем участии, которое свидетельствует о достижении предприятием-экспонентом определенного уровня в своей деятельности. Как только такое решение принято, турфирма определяется с целями участия, исходя из которых ей удастся чётко спланировать своё участие в конкретной выставке.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма.

Определиться в выборе выставки позволяет оценка таких аспектов как:

Ø цели и задачи выставки;

Ø время и место её проведения;

Ø авторитет выставки;

Ø условия участия в выставке;

Ø численный и качественный состав участников и по­сетителей;

Ø посещаемость выставки представителями целевых групп;

Ø площадь выставочной экспозиции;

Ø возможность предоставления выставочных площадей и услуг, их стоимость;

Ø разработка чернового варианта сметы участия фирмы в вы­ставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

Ø рекламная кампания выставок;

Ø деловая программа выставок (семинары, круглые столы, презентации).

Сделав выбор в пользу конкретной выставки, турфирма начинает тщательную подготовку к участию в ней. На этом этапе компания-экспонент информирует оргкомитет выставки о своём участии путём подачи соответствующей заявки. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок на участие заканчивается уже за 3-4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как ITB, - за полгода.

В ходе подготовительно-организационного периода турфирма решает ряд организационных вопросов относительно способа участия в выставочных мероприятиях, подготовки персонала, планов коммерческой работы и изготовления рекламных материалов, определения размеров требующейся выставочной площади, разработки выставочного стенда с последующим заключением договора с посредником или оргкомитетом, оказывающим услуги по обеспечению участия в выставке.

Считается, что на зарубежных выставках наиболее эффективна работа на кол­лективных национальных стендах, которые максимально при­влекают потенциальных партнеров и клиентов. Действуя от­дельно, турфирма несет неоправданные затраты на подготовительную работу и при этом рискует остаться незамеченной. Поэтому на крупных выставках рациональнее работать с устроителями единых экспозиций, которые берут на себя переговоры с организаторами, получение информационных ма­териалов и каталогов, монтаж стендов.

Надо иметь в виду, что у большинства выставок минималь­ная площадь стендов составляет 9-12 кв. м, а для полноценной работы бывает достаточно и 4-6 кв. м, которые можно заказать только на коллективном стенде.

В ходе планирования коммерческой работы требуется подготовить:

Ø технические листовки, прайс-листы с четко установленными ценами на турпродукты;

Ø визитные карточки с названием и данными фирмы-экспонента;

Ø подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда, которые должны содержать:

§ имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;

§ подробности о фирме, такие, как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

§ сферу взаимного интереса;

§ итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудни­чества, критерии интереса).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посе­тители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состо­ять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, ката­логов, сувенирных изделий.

Следующим этапом организационного периода является подготовка персонала, которому отводится особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности компании. По команде, работающей на выставке, судят о туристской фирме в целом, следовательно, подбор персонала стенда заслуживает особого внимания.

При отборе кандидатов на должность стендистов – сотрудни­ков фирмы, работающих в публичной зоне экспозиции, необходимо удостовериться в их профессиональной компетент­ности, наличии хорошего знания од­ного или двух иностранных языков и, что наиболее важно, наличии психологических навыков и умении общаться с посетителями.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы: бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы, а также все рекламные материалы по тому направлению, за которое он отвечает.

Следующим этапом работ в ходе подготовки к участию в выставке является разработка тематического плана экспозиции. Он включает:

Ø определение типа стенда и места его расположения;

Ø разработку стенда фирмы с учетом выделенной площади;

Ø генеральную компоновку экспозиции фирмы.

Главны­ми факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считают­ся места в центре выставочной площади, на поворотах, при вхо­де на выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Пред­почтительны также угловые стенды, а также стенды в проходах. И, наоборот, следует избегать размещения стенда вдали от выходов и центральных проходов, в задней части зала, позади больших колонн, лестниц.

Кроме места расположения стенда существенную роль играет и его тип.

Линейный стенд располагает лишь одной лицевой стороной.

Угловой стенд обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров» открыт с трех сторон.

«Остров» - с четырёх.

«Сквозной» стенд лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда: традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м и угловой стенд той же площади.

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

Ø публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посети­телями, работают стендисты);

Ø рабочая (место для проведения переговоров пред­ставителей фирмы с потенциальными партнерами и кли­ентами);

Ø служебная (вспомогательные помещения и площад­ки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отды­ха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

Выставочный стенд — это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожи­даниям посетителей.

При организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции. Первая делает упор на визуальном аспекте и характерная для стендов фирм из азиатских и ближневосточных стран. Для привлечения внимания посетителей используются мини-представления либо игры. Вторая концепция отдает предпочтение информаци­онным аспектам. Стенд такого типа представляет собой пункт распространения рекламной продукции и инфор­мации. Здесь наиболее существенное значение имеют ком­петентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Особое внимание следует уделить логотипу компании на стенде. Он должен быть броским и заметным. Название компа­нии должно находиться на видном месте и легко читаться. Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

Вторым этапом работ в ходе организации участия в выставке после предварительной подготовки является работа на выставочном стенде, которая начинается сразу после официального открытия выставки.

Безусловно, в ходе функционирования выставке главная роль принадлежит персоналу фирмы. От степени его подготовленности и отождествления целей фирмы со своими личными зависит успех работы на выставке.

Последним этапом организации участия в выставочных мероприятиях является послевыставочная работа, предусматривающая анализ итогов участия и работу с новыми партнёрами.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

Ø удачно ли было выбрано место для стенда?

Ø была ли удачной планировка стенда?

Ø какие неудобства были испытаны во время работы?

Ø что необходимо было заказать в оргкомитете сре­ди дополнительных услуг и оборудования?

Ø без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количества посетителей; объема заключенных контрактов; количества розданных рекламных и информационных материалов).

Оценка эффективности участия турпредприятия в выставочно-ярмарочных мероприятиях производится при сопоставлении:

Ø сметных и реальных затрат на участие;

Ø затрат на рекламу и пропаганду;

Ø впечатления, создаваемого стендом, и соответствующего отклика о стендах конкурентов;

Ø предложения и наблюдение рыночных тенденций;

Ø эффективности работы персонала на стенде.

Одна из ошибок подведения итогов участия в выставке в том, что экспоненты делают выводы сразу после закрытия экспозиции, в то время как участие в выставке - это только начало интересных деловых контактов.

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «журнала контактов» рассылаются факсы и письма с благо­дарностью важным клиентам, досылаются информационные мате­риалы, проекты контрактов, а также проводятся переговоры о сле­дующих встречах.

Затем прорабатывается каталог выставки, и отправляются коммерческие предложения и запросы тем фир­мам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.