Управленческий учет как интегрированная информационная система для внутрихозяйственного управления

Каждое предприятие представляет собой сложный динамичный механизм, состоящий из множества элементов, таких как технические средства, предметы труда, человеческие ресурсы и т.д. Непрерывность, пропорциональность и ритмичность работы всех частей этого механизма достигается с помощью грамотного управления.

Управление хозяйственной деятельностью фирмы требует достоверной, оперативной и полной информации. Нет необходимости доказывать, что информация является важнейшим экономическим ресурсом современного бизнеса.

Информация - это факты, данные, наблюдения, восприятия и все остальное, что каким-то образом расширяет наши знания.

Причем особую ценность представляют не изолированные сведения, а информация, связанная с указанными ниже основными этапами процесса управления.

1. Планирование

- определение цели управления, ее качественные и количественные характеристики;

- сбор информации об альтернативных вариантах;

- разработка возможных вариантов и средств достижения цели;

- моделирование и программирование вариантов внедрения.

2. Выработка и реализация решений

- выбор одного из вариантов достижения поставленных целей

- составление программы действий, системы результативных показателей.

3. Регулирование и координирование

- исполнение поставленных целей;

- оперативный учет и контроль происходящих процессов;

- регулирование и корректировка существующего плана;

4. Анализ выполнения поставленных целей (обратная связь)

- отражение в отчетах достигнутых результатов;

- сравнение фактических данных с поставленными задачами;

- выявление отклонений и причин их возникновения.

На каждом из этапов процесса управления руководство сталкивается с необходимостью принятия управленческих решений на основании информации, полученной путем сбора, регистрации и обобщения данных, с целью выбора альтернативных вариантов управленческих действий с последующим использованием системы анализа, контроля и регулирования процесса управления.

Таким образом, процесс управления напрямую зависит от информации, отражающей процессы, происходящие на предприятии как на текущий момент, так в предыдущие периоды времени.

Поскольку информация рассматривается в свете ее влияния на конечный результат деятельности организации, необходимо понимать сущность процесса принятия управленческого решения. При этом управленческие решения могут иметь как долгосрочный, так и краткосрочный характер. И если долгосрочные решения, как правило, связаны с будущей перспективой развития фирмы, то краткосрочные решения основываются на текущей обстановке и оценке активов, которыми располагает или может располагать организация в короткие сроки. Наличие и движение активов организации в краткосрочном периоде в значительной степени зависят от эффективности долгосрочных решений.

Поэтому управленческому звену необходимо располагать информацией, которая позволила бы принимать эффективные управленческие решения, как на ближайшую, так и на долгосрочную перспективу. Таким образом, текущая оперативная информация служит основой для формирования долгосрочных планов организации, а эффективность долгосрочных управленческих решений предопределяет текущее состояние бизнеса. Поэтому современным организациям необходимо качественное информационное обеспечение.

Информационное обеспечение - это сбор, обработка и передача финансовой и нефинансовой информации, используемой менеджерами для планирования и контроля за работой вверенных им подразделений, измерения и оценки полученных результатов. Эта информация должна отличаться своевременностью, емкостью, простотой формы и восприятия.

Такой информационной базой для предприятия может стать качественно организованный управленческий учет.

Управленческий учет — это идентификация, измерение, сбор, систематизация, анализ, разложение, интерпретация и передача информации, необходимой для управления какими-либо объектами. Это должна быть целостная интегрированная система, необходимая для принятия решений и эффективного управления.

Понятие управленческого учета как науки сформировалось как в нашей, так и в зарубежной практике достаточно давно. Так, В. И. Ткач и М. В. Ткач , выделяют следующие этапы развития управленческого учета:

- промышленный учет (конец XIX в.);

- аналитический учет (до начала второй мировой войны);

- управленческий учет (до 1953г.);

- маржинальный учет (простой и развитой директ-костинг) (до 1975г.);

- стратегический учет (с 1975г. до настоящего времени).

До второй мировой войны управленческий учет был нацелен на измерение фактической себестоимости. В 40-50-е г.г. прошлого столетия в условиях концентрации капитала, внешней и внутренней конкуренции, инфляции, создания и функционирования транснациональных корпораций традиционные методы учета стали недостаточными для эффективного управления.

Именно принцип эффективности управления предопределил дальнейшее развитие управленческого учета, который получил более широкое применение за счет преобразования и обновления методологии и методов и стал играть важную роль источника информации для принятия управленческих решений.

На этом этапе произошло не просто изменение в методологии, но и организационное разделение системы бухгалтерского учета на финансовый и управленческий.

В настоящее время управленческий учет продолжает интенсивно развиваться.

Главной особенностью управленческого учета является круг его пользователей. Если порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности регламентированы законодательством и предназначены для внешних пользователей, то управленческий учет представляет собой систему информации для внутренних пользователей, которые используют ее для планирования, контроля и анализа в долгосрочных и краткосрочных целях.

Ведение бухгалтерского учета для предприятий и фирм является обязательным. В соответствии с действующим законодательством «бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций» (ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-ФЗ с изменениями и дополнениями).

Главное требование Закона - вести бухгалтерский учет в денежном выражении, с одной стороны, способствует унификации данных, но с другой стороны, значительно сужает роль бухгалтерского учета как системы управления предприятием, поскольку для принятия управленческих решений зачастую важна информация не только в денежном выражении и не только количественная, но и качественная (например, какой из видов деятельности или отделов наиболее прибылен и, что самое важное, почему).

Стандартизованная бухгалтерская отчетность позволяет достаточно легко сравнивать балансы и обороты нескольких предприятий, чем бы и как они не занимались. При этом не требуется глубоко вникать в структуру и существо бизнеса предприятий. Это некоторый способ абстрагирования от значительных внутренних различий в устройстве бизнеса предприятий.

В бухгалтерском учете создается информация о текущих расходах, доходах фирмы, о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, о размерах финансовых инвестиций, состоянии источников финансирования и т.п. Одна из основных задач бухгалтерского учета - точность и соответствие законодательству учета финансовых результатов деятельности предприятия, его имущественного и финансового состояния.

Бухгалтерский учет всегда представляет предприятие как единое целое и использует только те данные, которые документально подтверждены. Зачастую при отсутствии первичных документов хозяйственные операции не отражаются в бухгалтерском учете.

Для принятия управленческих решений может быть важна любая информация. Правильно поставленный управленческий учет позволяет получить информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности фирмы и планирования дальнейшей работы, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.

Управленческий учет обладает возможностью решить четыре главные проблемы, охватывающие различные периоды времени:

1. учет задолженности - прошлое;

2. принятие решений - настоящее;

3. контроль - настоящее;

4. планирование - будущее.

Управленческий учет - это больше, чем внутренняя бухгалтерия. Пользователями управленческого учета являются менеджеры всех уровней управления бизнесом предприятия. Управленческий учет использует не только фактические данные о совершенных операциях, но и оценочные данные (аналитика), данные о возможных событиях в будущем (планы и бюджеты). Информация управленческого учета обычно представляет собой коммерческую тайну предприятия, не подлежит публикации. Администрация фирмы самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность представления внутренней управленческой отчетности. Эта учетная система не регламентируется законодательством.

Управленческий учет индивидуален на каждом предприятии. Все предприятия разные, каждое предприятие имеет свои цели, стратегии, приоритеты, интересы, ценности, культуру, традиции, которые отличаются от того же набора атрибутов в других предприятиях. Все предприятия сдают в налоговые органы стандартные по форме финансовые отчеты, но каждое предприятие делает свой бизнес по-своему. У каждого предприятия своя структура бизнес-процессов, своя организационная структура, свои особенности в управлении бизнесом, менеджменте, своя система распределения и передачи полномочий и ответственности. Наконец, у каждого предприятия свои специфические проблемы. Поэтому для управленческого учета невозможно применить какие-либо стандарты, единые для всех. Тем не менее, в управленческом учете сформировались определенные принципы, подходы и методы. Нужно знать, что произошло и происходит в бизнесе во всех деталях, во всех разрезах (сечениях) и в целом по предприятию. Нужно знать, что может произойти в будущем.

Управленческий учет рассматривает бизнес предприятия не только как единое целое, но как совокупность отдельных подразделений (филиалов, отделов), проектов, контрактов, продуктов, ресурсов, клиентов, дилеров, поставщиков, кредиторов, менеджеров.

Управленческий учет должен показать любую ситуацию в различных разрезах многомерного пространства данных, с различной степенью их детализации или укрупнения, в различных единицах измерения, включая денежные.

Система бухгалтерского учета настолько сложна и противоречива, что эффект от содержащейся в ней информации значительно ниже затрат на его ведение и составление. В управленческом учете информация готовится только в том случае, если выгода от ее использования значительно превышает затраты. Отечественная практика показывает, что основная внутренняя цель бухгалтерского учета - минимизация налогов, таможенных пошлин, бюджетных отчислений и т.д. В результате данные бухгалтерской отчетности сильно искажаются и не отвечают такому важному принципу учета как достоверность. Такая бухгалтерия отрывается от жизни, не отражает реального положения дел на предприятии, на основе ее отчетности невозможно анализировать и принимать обоснованные решения.

В отличие от бухгалтерского учета, управленческий учет в России достаточно новая область экономической науки, объединяющая аналитический учет, планирование, финансовый и экономические анализ, а также финансовый менеджмент.

Для внедрения системы управленческого учета необходимо соблюдать следующие основные условия:

■ четкая формулировка целей и задач проекта;

■ наличие специалистов в области управленческого учета;

■ активное участие высшего руководства организации;

■ наличие ресурсов, выделенных для этой задачи.

Прежде всего, необходимо четко и конкретно определить, для чего фирме необходим управленческий учет. Затем разработать комплекс задач, выполнение которых будет способствовать достижению поставленных целей. При этом должны быть установлены измеримые критерии выполнения данных задач.

Специалисты, занимающиеся ведением бухгалтерского учета, как правило, не являются специалистами по управлению бизнесом. Поэтому предприятия, решившие внедрить управленческий учет, зачастую сталкиваются с такими сложными задачами, как формирование команды, обучение персонала, сопротивление коллектива нововведениям, установление сильных горизонтальных связей и переход на систему регулярного менеджмента. Активное участие высшего руководства организации является ключевым фактором успеха проекта, так как управленческий учет создается с целью удовлетворения информационных потребностей руководителей, принимающих решения, и в первую очередь для высшего менеджмента организации. Для правильной постановки управленческого учета специалист должен знать, о чем руководители организации хотят получить информацию, и уже основываясь на этом, строить систему учета.

Таким образом, на этапе постановки задачи участие высшего руководства необходимо для понимания специалистом как структуры и целей, преследуемых организацией, так и информационных потребностей руководства. Создание системы управленческого учета само по себе является весьма серьезной задачей и требует затрат как времени, так и денег, особенно в крупных организациях со сложной структурой. Встает актуальная проблема наличия выделенных ресурсов. И если сотрудники организации более или менее загружены своими основными обязанностями, маловероятно, что они, даже будучи хорошими специалистами, смогут построить эффективную систему управленческого учета «в свободное время».

И, наконец, для внедрения управленческого учета, нужно иметь хорошее представление о той среде, в которой функционирует экономический субъект. Нужно иметь представление о предприятиях, бизнесе, менеджменте, типичных проблемах. Другими словами, нужно работать не только на уровне организации системы документооборота, но и на более высоких уровнях - на уровне информационной системы предприятия, а также на уровне системы управления бизнес-процессами предприятия. Работа на уровне бизнеса предприятия требует понимания экономики, финансов, технологии управления. Без решения проблем на этом уровне, внедрение управленческого учета может превратиться, в пустую трату времени и денег. Чтобы этого не произошло, необходимо глубокое исследование деятельности предприятия, тщательный анализ и серьезный процесс разработки эффективных решений для реализации проекта по созданию системы управленческого учета. Следует также отметить, что в природе фирмы заложен постоянный рост и изменение.

Менеджерам необходимо помнить, что для лишенного внешних стандартов управленческого учета одним из основных определяющих факторов является структура организации. Поэтому управленческий учет как система агрегирования информации для принятия управленческих решений должна чутко реагировать на все происходящие изменения и меняться вместе с организацией.

1.2. Сущность, содержание управленческого учета

Для принятия правильного управленческого решения руководитель и управляющие менеджеры должны обладать необходимой исчерпывающей информационно-аналитической базой, позволяющей принимать необходимые меры для выполнения основных задач хозяйствующего субъекта – снижения издержек обращения и увеличения прибыли.

Степень информационного обеспечения руководителей всех уровней управления организацией определяется способностью бухгалтеров-аналитиков использовать методы калькулирования себестоимости продукции и управления затратами, планирования и бюджетирования, оперативно осуществлять контроль и анализ исполнения бюджетов и т.д.

Сущность управленческого учета – это комплексная система учета, планирования, контроля, анализа информации о доходах и расходах и результатах хозяйственной деятельности организации необходимых для оперативного принятия различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности организации в краткосрочной и долгосрочной перспективах.

Цели управленческого учета:

· выработка рекомендаций на будущее на основе анализа произошедших явлений;

· обеспечение менеджеров организации информацией для принятия объективных оперативных управленческих решений.

Основные задачи управленческого учета:

1. Выявление и измерение основных показателей, характеризующих деятельность организации;

2. Сбор и хранение информации о значениях показателей деятельности;

3. Подготовка и обработка информации в соответствии с поставленной целью;

4. Анализ полученных результатов;

5. Передача результатов анализа в соответствующие уровни управления организацией;

6. Калькулирование продукции;

7. Планирование и прогнозирование экономической эффективности деятельности организации;

8. Составление отчетов для контроля;

9. Предоставление объективной информации для принятия нестандартных решений в процессе управления организацией;

10. Прогнозирование и выбор наиболее эффективных путей развития организации.

Система управленческого учета позволяет:

1. Иметь объективную и качественную информацию о себестоимости каждого вида продукции, выпускаемого организацией;

2. Анализировать отклонения от запланированных результатов и выявлять причины отклонений;

3. Выявлять резервы повышения эффективности деятельности организации;

4. Обеспечивать контроль наличия и движения имущества, материальных, денежных и трудовых ресурсов;

5. Использовать достаточно гибкую систему ценообразования с учетом информации о таких же видах продукции, выпускаемых другими производителями;

6. Производить конкурентоспособную продукцию, цена которой может быть уменьшена за счет снижения определенных видов издержек;

7. Принимать обоснованные и эффективные управленческие решения, позволяющие значительно увеличить прибыль организации за счет снижения доли издержек, и т.д.

Предметом бухгалтерского управленческого учетаявляется производственная деятельность организации в целом и его отдельных структурных подразделений называемых центрами ответственности.

Центр ответственности (ЦО) – структурное подразделение организации, во главе которого стоит менеджер контролирующий затраты, доходы, прибыль и средства инвестируемые в этот сегмент бизнеса.

Независимо от размеров структурного подразделения в управленческом учете выделяют четыре типа центров ответственности:

· центры затрат;

· центры доходов;

· центры прибыли;

· центры инвестиций.

Объектом учета в управленческом учете являются:

● издержки в целом по предприятию и по структурным подразделениям, они могут быть:

1) издержки по видам - возможные виды издержек определены Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг): материальные затраты, расходы на оплату труда, отчисления на государственное и обязательное медицинское страхование, амортизационные отчисления, прочие расходы. Учет издержек по видам позволяет оценить структуру затрат, учесть долю каждого вида затрат в общих затратах.

2) издержки по местам их возникновения - местом возникновения затрат является структурное подразделение организации, функциями которого является планирование, нормирование, учет издержек производства для контроля и управления затратами. Местом возникновения затрат могут быть:

- цех, производственные участки, бригады;

- отделы (технического контроля, главного механика, рекламы), финансовый отдел и т. д.

3) издержки по центрам ответственности - это отдельный сегмент организации, за результаты деятельности которого несет ответственность его руководитель.

4) по носителям затрат.

● результаты хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений;

● финансовые результаты (затраты) центров ответственности;

● внутреннее ценообразование;

● бюджетирование и внутренняя отчетность.

Часть управленческого учета, объектом учета которого являются только производственные издержки, называют производственным учетом.

Основными составляющими производственного учета является учет:

1) издержек по видам – определение групп издержек в процессе производства продукции;

2) издержек по местам возникновения - распределение издержек по производственным подразделениям;

3) по носителям – определение издержек, связанных с производство единицы конкретной продукции, конкретного заказа;

Система производственного учета позволяет оценить себестоимость единицы продукции, размер прибыли, приходящейся на единицу продукции, уровень рентабельности конкретного вида продукции, а также продукции в целом.

Для принятия управленческих решений используются методы:

· элементарной математики (для обоснования потребностей в ресурсах, учета затрат на производство, обоснование планов, проектов, балансовые расчеты и т. п.);

· методы бухгалтерского финансового учета (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение и отчетность);

· методы статистики (индексный метод, методы корреляции, методы рядов динамики и т.п.) для решения задач, в которых исследуемые факторы носят вероятностный характер.

· эконометрии (производственные функции, межотраслевой баланс, факторный анализ и т.п.) для решения управленческих задач, условия которых можно схематически представить в виде шахматной схемы, отразить взаимосвязи между изучаемыми явлениями.

· математического программирования (линейное, нелинейное, динамическое программирование) - для решения задач оптимизации производственно- хозяйственной деятельности при существующих ограничениях на производственные ресурсы.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием [2]. Взаимосвязь видов учета представлена на рисунке 1.

А — производственный учет

Б — финансовый учет

В — управленческий учет

Г — налоговый учет

Бюджетирование

Управленческий контроль

Управленческий анализ

Принятие управленческих

решений

Внутренняя(сегментарная) отчетность

Рис. 1. Взаимосвязь видов учета

Производственный учет является «базой» управленческого учета. Его «надстроечная» часть (на рисунке 1 она заштрихована) представляет собой бюджетирование, управленческий контроль и управленческий анализ деятельности организации и ее сегментов, принятие оперативных управленческих решений, а также составление внутренней отчетности.

Управленческий учет пересекается с финансовым в части учета издержек, различие лишь в методах учета затрат.

На сегодняшний день общепризнанным является факт выделения налогового учета в самостоятельное направление. Однако информация финансового и управленческого учета может использоваться в налоговых расчетах .

Главными функциями управленческого учета являются:

· прогностическая – нацеленность информации на будущее.

· информационная – фактическая информация необходима различным объектам управления – менеджерам, которые, используя эту информацию, вырабатывают и принимают соответствующие управленческие решения.

· контрольная - качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на различных стадиях хозяйственно-производственной деятельности, контролировать в случае необходимости во всех деталях деятельность организации, и ее подразделений, анализировать ее, подготовить решение.

· обеспечивающая – обеспечивает пользователей информацией.