Структурирование проблематики.

Процедура выявления проблем включает формирование списка проблем, каталога проблем и его структуризацию. Первый шаг состоит в сортировке, группировке, классификации данных. Проблемы в списке нумеруются в порядке очередности обработки информации. После составления списка проблем проводится его экспертиза: исключаются одинаковые проблемы и проблемы одинаковые по содержанию, но отличающиеся формулировками. В результате исходный список сжимается и превращается в каталог проблем – неупорядоченный перечень проблем.

Очередность решенияпроблем должны определяться струк­турой проблематики, а не тем, что кто-то из стейкхолдеров настойчивее добивается решения именно его проблемы.

Распространенным методом структуризации проблем является построение графа проблем (рис. 1).

Рис. 1. Граф проблем

Структуризацию проблем облегчает работа, проделанная на стадии выявления проблем, когда экспертам предлагается комплект анкет, каждая из которого составлена или по направлениям деятельности предприятия, или по функциям управления, или по какому-то другому принципу, объединяющему часть проблем в один блок.

Способы построения графа проблем

Существует несколько способов построения графа проблем:

1. Построение графа проблем с помощью дерева функций и потенциального списка проблем, соотнесенных с функциями системы.

Всякая система выполняет некоторые функции. При построении дерева функций и анализе функций ставится вопрос: что делает система, независимо от того, как она работает. Под функцией понимается способность совершать действия, отвечающие основным потребностям системы,

Выделяют общие и частные функции. К общим функциям относятся функции, которые применимы к любой системе. Это – прогнозирование и планирование, учет, анализ, контроль, организация, мотивация. К частным функциям относят круг обязанностей, которые выполняет тот и иной элемент данной системы по отношению к целому.

Все функции, реализуемые сложной системой, могут быть условно разделены на три группы:

· целевая функция;

· основные функции системы;

· дополнительные функции системы.

Целевая функция системы соответствует ее основному функциональному назначению, т.е. целевая (главная) функция — отражает назначение, сущность и смысл существования системы.

Основные функции — обеспечивают условия выполнения целевой функции. Дополнительные функции обеспечивают условия выполнения основных функций. Дерево функций можно представлено на рис. 2.

Целевая функция

Основная функция

Основная функция

Основная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Дополнительная функция

Рис. 2. Дерево функций

2. Построение дерева целей с помощью причинно-следственного анализа.

Стейкхолдеры, озна­комившись с проблематикой, выписывают, каждый по своему усмотрению, ключевую, фокальную проблему. Каж­дый руководствуется собственными интересами и своими проблема­ми.

Далее проводится коллективное обсуждение ранжирования про­блем, пока участники не придут к согласию, какая же проблема является отправной.

Структуризация проблем осуществляется путем парного сравнения проблем по принципу причинности. После выявления ключевой проблемы берется

следующая проблема и сравнива­ется с первой (ключевой). Тогда:

· если вторая проблема является причиной, условием для первой, она помещается уровнем ниже (причиной является та проблема, без решения которой не может быть решена вышестоящая проблема;

· если проблема является следствием первой и содержит элементы обобщения, она помещается выше;

· если она не является ни следствием, ни причиной, то ставится
на тот же уровень.

По этой схеме рассматриваются остальные проблемы. По ходу работы может оказаться целесообразным изменить фокальную про­блему, но это не лишает смысла и значимости проведенный анализ.

Альтернативой «дерева проблем» является диаграмма Исикавы (Ишикавы), представляющая собой «дерево проблем», повернутое на 90°.
Пример. Диаграмма Исикавы для коммерческого учебного центра, показанная на рис. 2.

Рис. 2 Диаграмма Исикавы для коммерческого учебного центра

Структурирование проблематики является подготовитель­ным шагом к последовательному решению совокупности проблем. Однако метод последовательных, непрерывных, мелких улучшений, «непрерывного совершенствования» многими критикуется как полу­мера, слабо согласованная с изменчивостью среды, не полностью учи­тывающаяэмерджентность системы.