Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизиты – это показатели, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Реквизиты делятся:

• постоянные и переменные;

• обязательные и дополнительные.

К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках хозяйствующего субъекта никогда или длительное время не меняются. К переменным относятся реквизиты, которые изменяются каждый раз при составлении документа.

Обязательные реквизиты необходимы при составлении документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации:

• наименование документа (формы) - документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
• код формы;
• дата составления документа – при отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении - отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи должностных лиц;
• расшифровка личных подписей должностных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены, например, следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;

• расчетные счета организации;

• основание для совершения хозяйственной операции;

• телефон и адрес организации.

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Под формой документа понимаются состав и расположение реквизитов. К учету принимают только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, с применением вычислительной техники.

Способы исправления ошибок написания и регистрации бухгалтерских документов:

- корректура;

- дополнительные проводки;

- сторнировочные проводки («красное сторно»).

Итак, подводя итог первому вопросу можно сказать, что документация является основой построения всей системы бухгалтерии, отражает и контролирует все объекты бухгалтерского учета, обеспечивает их беспрерывную фиксацию. Составление бухгалтерских документов занимает больше половины всех учетных работ в системе учета. Поэтому, наиболее важным заданием является усовершенствование и упрощение первичного учета, сокращение времени на его ведение.