Организационно-распорядительная документация

Центром деловой письменности является организационно-распо­рядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Выполняя социальную роль, "руководитель-менеджер" использует в своей деятельности жанры приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяс­нительной записки и т.п.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говори­лось, представляет собой совокупность и последовательность располо­жения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к составлению и оформлению документов" регулярно переизда­ются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "По­становляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.

Среди перечисленных жанров распорядительных документов пред­приятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" — "подчинен­ный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снаб­жения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой ор­ганизацией регламентированного письма.

Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в пер­вой части указываются основания для составления документа. Осно­ванием для приказа могут служить:

нормативные документы государственных органов (правительст­ва, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

производственная необходимость.

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и зада­чи предписываемых действий.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейсясослова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" — конкрет­ному исполнителю, структурному подразделению. Должностноелицоможет быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом слу­чае приводят полное наименование должности исполнителя.

Далее — "что сделать?" — указывается конкретное действие, выра­женное инфинитивной конструкцией;

Далее — "до какого числа?" — указываются срокиисполнения при­каза в форме словосочетания в родительном падеже.

Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоян­ный характер.

Если поручений несколько и они включают различные по характе­ру действия, текст приказа дробитсяна пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязан­ность контролировать ход выполнения приказа и ответственностьзаего исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постанов­лений, распорядительная часть которых начинается словами "Поста­новляю", "Предлагаю".

Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоятизклишированных фраз.

В констатирующей части:

Во исполнение постановления... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК РФ от21.10.94 г., на основа­нии представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с производственной необходимостью...

В связи с реорганизацией отдела инвестиций

В распорядительной части:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

Срок исполнения до...

Образцы

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управ­ления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.

ПРИКАЗ

АООТ «Теплосан»

Во исполнение распоряжения Главы администрации города

от 11.12.97.

Приказываю:

1. Принять на баланс котельную санатория имени Чкалова с последую­щим обслуживанием объекта.

2. Утвердить смету и штатную единицу для обслуживания объекта.

3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела труда и заработной платы Хвостова А.Ф.

Постановлением является заключительная часть протокола засе­дания коллегиального органа. Эти постановления включаются в про­токол или прилагаются к нему.

Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "По­становляет". В каждом пункте постановления перечисляются предпи­сываемые действия, исполнители и сроки исполнения.

Датой постановления является дата заседания коллегиального ор­гана. Разновидностью постановления является решение.