Фонд електронних документів: загальні поняття

За функціональним призначенням фонд електронних документів повністю відповідає традиційному визначенню бібліотечного фонду та є найважливішим системоутворюючим елементом електронної бібліотеки, що є новою системою організації, розвитку та використання електронних інформаційних ресурсів (ЕІР) [13, 15].

За визначенням Ю. Н. Столярова, бібліотечний фонд — це систематизована сукупність документів, яка відповідає завданням, типу, профілю бібліотеки, також інформаційним потребам її абонентів та призначена для використання та збереження документів. За якісними характеристиками бібліотечний фонд — цілісна, відкрита, стохастична, керована, надійна система [11, 12].

Фонд електронних документів повинен мати ті самі ознаки, які притаманні бібліотечному фонду взагалі: наявність документів, множину зосереджених у фонді документів (обсяг фонду), профіль фонду, упорядкованість масиву документів, готовність до використання, бути призначеним для абонентів бібліотеки та використовуватися ними [11].

Основним фондоутворюючим елементом бібліотечного фонду є документ. Документом вважається будь-яка нооінформація (інформація, яка створена розумом людини, на відміну від інформації, котра зафіксована в явищах неживої природи або біології), що зафіксована на фізичному носії з метою її використання, передачі та зберігання. Форма та засіб фіксації припускаються будь-які, тобто на папері, плівці, стрічці, диску тощо [11].

Одиницею збереження фонду електронних документів є електронний документ: електронне видання, Інтернет-публікація, електронний аналог або електронна копія друкованого видання або публікації. ЕД надається у вигляді одного або декількох файлів у відповідних вмісту документа форматах (текстових, графічних, векторних, мультимедійних) [3, 14]. Для фіксації та відображення інформації, яку містить ЕД, застосовуються комп'ютерне обладнання та програмні засоби [1, 7, 8]. Таким чином, специфічною ознакою одиниць збереження фонду електронних документів є специфіка матеріальних носіїв документів — це електронні носії інформації.

З усього потоку ЕД, які вже надходять до книгозбірень як на окремих фізичних носіях (компакт-диски, магнітні стрічки, гнучкі диски), так і через комп'ютерні мережі, слід виокремити ті документи, використання котрих має бути забезпечене організацією онлайнового доступу (онлайнові документи). Особливістю фонду онлайнових документів є те, що він може бути побудований лише на базі комп'ютерного обладнання, автоматизованих бібліотечно-інформаційних систем та мережевих інформаційних технологій.

Таким чином, до основної матеріально-технічної бази традиційних фондів книгозбірень додається обов'язкове для орга-нізації фондосховищ ЕД програмно-апаратне комп'ютерне та мережеве обладнання, спеціалізоване обладнання для захисту електронної інформації й збереження ЕД на різних носіях, автоматизовані програмно-апаратні комплекси та мережеві системи для обслуговування користувачів електронними документами.

Під формуванням бібліотечного фонду розуміють створення, постійний розвиток та підтримку його в працездатному стані [11]. Кількісні та якісні перетворення — об'єктивно неминучі динамічні процеси розвитку бібліотечного фонду — повною мірою притаманні й фонду електронних документів і пов'язані з бібліотечними інформаційними технологіями.

Бібліотечна технологія — цілеспрямовані, послідовні дії з документами або відомостями про них — являє собою комплекс взаємопов'язаних циклів: формування бібліотечного фонду, довідково-бібліографічного апарату, обслуговування користувачів тощо. Цикли поділяються на процеси (моделювання, комплектування, облік, обробка, розташування фонду тощо), а процеси Бібліотечна технологія — цілеспрямовані, послідовні дії з документами або відомостями про них — являє собою комплекс взаємопов'язаних циклів: формування бібліотечного фонду, довідково-бібліографічного апарату, обслуговування користувачів тощо. Цикли поділяються на процеси (моделювання, комплектування, облік, обробка, розташування фонду тощо), а процеси — на етапи, процедури, стадії, операції, прийоми [3]. на етапи, процедури, стадії, операції, прийоми [3].

Значна кількість бібліотечних циклів — це інформаційні технології, тобто виробничі процеси, де основною продукцією, яка обробляється, є інформація [9]. Взагалі інформаційна технологія — це цілеспрямована організована сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, роззосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування [11]. Автоматизовані бібліотечно-інформаційні технології, які базуються на спеціалізованих бібліотечно-інформаційних системах, є програмно-технологічною основою формування довідково-пошукових апаратів бібліотек та інформаційних складових електронних бібліотек: бібліографічних, реферативних, повнотекстових інформаційних ресурсів та лінгвістичних засобів.

Формування фонду електронних документів — це нова бібліотечна технологія. Основна відмінність від традиційної технології формування фондів пов'язана зі специфікою онлайнових документів — відсутністю окремого для кожного документа фізичного носія, новими джерелами комплектування [3, 5] (зокрема, з глобальної мережі Інтернет) та шляхами надходжень (комп'ютерні мережі та засоби телекомунікаційного зв'язку), файловою структурою електронних документів тощо. Тому етапи та операції окремих процесів технологічного циклу формування фонду електронних документів відрізняються від традиційних бібліотечних процедур опрацювання вхідного документального потоку, зокрема друкованих видань. Але набір процесів залишається постійним [12].

Отже, загальний цикл формування фонду електронних документів повинен включати наступні процеси:

моделювання фонду;

комплектування (виокремлюються технології збору електронних документів та технології оцифровування фондів);

облік;

технічна або формальна обробка файлів документів та аналітико-синтетичне наукове опрацювання вмісту документів;

розташування документів у файловому сховищі;

зберігання та захист інформації та носіїв;

забезпечення умов використання (онлайновий доступ та локальне використання);

аналізування інформації та моніторинг використання фондів електронних документів (у комплексі з іншими інформаційними ресурсами електронної бібліотеки).

Практично усі ці процеси технологічного циклу формування фондів електронних документів знаходяться в стадії досліджень, розробок та перших апробацій [9]. Різні бібліотеки світу мають певні досягнення та напрацювання в реалізації того чи іншого процесу, про що свідчать матеріали міжнародних конференцій з питань розвитку бібліотечно-інформаційних технологій, електронних інформаційних ресурсів та електронних бібліотек.

Зокрема, на сьогодні у процесі формування наукової електронної бібліотеки НБУВ маємо певні результати стосовно розробки та впровадження таких технологічних процесів, як комплектування, зокрема, мережевого збирання електронної інформації, технологічного опрацювання електронних онлайнових документів, систематизованого розташування їх у файловому сховищі та забезпечення онлайнового доступу до них.