И товаров. Этапы и критерии выбора поставщиков

В практике известны две основные формы организации материально-технического обеспечения и снабжения ресурсами и товарами:

- децентрализованная, которая заключается в том, что каждое предприятие самостоятельно обеспечивает себя необходимыми материальными ресурсами и товарами;

- централизованная, сущность которой состоит в том, что предприятия, входящие в одну систему (фирму, компанию и т.д.) снабжаются из центрального отдела материально-технического обеспечения ресурсами или товарами, осуществляющего политику закупок и вырабатывающего стратегию снабжения. Центральный отдел закупок (снабжения) проводит постоянные наблюдения за рынком сырья, материалов или товаров, изучает конъюнктуру спроса и предложения, в нем сосредоточивается информация о новых материалах, возможностях их применения, технологии производства, условиях поставок. Руководитель центрального отдела снабжения отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, увязывает планы закупок с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает себе кадры. Степень централизации зависит от организационной структуры предприятия, его масштабности, ассортимента выпускаемой и реализуемой продукции. Централизация товарно-материального снабжения в рамках фирмы (компании, Торгового дома и т.д.) создает основу для рационального планирования закупок и получения экономии на транспортных перевозках, скидках за закупаемые объемы и сокращении материальных или товарных запасов.

К источникам поступления материально-товарных ресурсов и товаров широкого потребления относят отрасли на­родного хозяйства, вырабатывающие различные товары на­родного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыб­ного хозяйства, ВПК, тяжелой промышленности и др.). К по­ставщикам товаров относят конкретные предприятия различ­ных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей экономики, различных сфер производственно-эконо­мической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по раз­личным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и другие).

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщики-изготовители и поставщики — оптовые предприятия.

Поставщики-изготовители — производственные пред­приятия, фирмы, частные предприниматели и т. д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики – оптовые предприятия закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам и т.д.). Ими могут быть оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровней различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.д.).

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники должны составлять на каждого поставщика специальные карточки, при этом группируя поставщиков по территориальному признаку (местные, межобластные, межреспубликанские). В этих карточках желательно указывать данные о производственной мощности предприятия, количестве и ассортименте выпускаемой продукции, возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовое торговое предприятие.

Рассмотрим основные этапы выбора поставщиков:

1 определение потребностей –процесс управления закупками начинается с определения внутрифирменных потребностей и установления взаимосвязей между отделом закупок и подразделениями фирмы, т.е. конкретными потребителями материальных ресурсов;

2 формирование требований потребителей – после определения внутрифирменных потребителей и номенклатуры материальных ресурсов и товаров устанавливаются требования к размерам, весу, параметрам поставок и т.д.;

3 решение «делать или покупать» - прежде чем определять возможных поставщиков, необходимо решить вопрос, выгодно ли организации самой производить определенные виды материальных ресурсов или лучше покупать их у сторонних организаций; окончательное решение принимается после оценивания соответствующих затрат и достижимого уровня качества;

4 определение типов закупок – в зависимости от продолжительности и сложности определяют уровень установившихся закупок, а также возможность приобретения модифицированных товаров (в которых меняются или поставщик, или параметры закупаемых товаров и материальных ресурсов); либо новые закупки;

5 выявление потенциальных поставщиков – определяются все возможные поставщики требуемого вида товаров или материальных ресурсов путем использования сведений о конкурсах поставщиков, выставках и ярмарках, рекламы и специализированных каталогов, сбор и анализ информации об их деятельности;

6 анализ выявленных поставщиков – проводится сравнение финансового положения предприятий, уровня цен продукции и условий платежей, географического положения, возможных сроков выполнения экстренных заказов, резервных мощностей предприятия, качественных характеристик продукции, частоты и надежности поставок, психологического климата на предприятии. После проведенного анализа и уменьшения количества возможных поставщиков оставшиеся оцениваются с точки зрения максимального удовлетворения потребностей предприятия в обеспечении материальными ресурсами и товарами;

7 доставка материальных ресурсов и товаров – включает логистические операции, как заключение договоров, процедуры заказов, транспортировки, складирования, грузопереработки, хранения, сервисных услуг и т.п.;

8 контроль и оценка за выполнением закупок– оценивается в результате непрерывного контроля за выполнением условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов и товаров, качеству сервиса.

Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, которые играют важную роль в процедуре выбора поставщиков, но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся: имидж предприятия- поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, способность к контакту и длительным партнерским отношениям и т.д.

Когда поставщиков много, то выбор наиболее подходящего целесообразно проводить в два этапа. На первом этапе производится предварительный отбор поставщиков. Возможные критерии выбора представлены в таблице 8.

Этот перечень не является исчерпывающим, вполне возможно, что существуют и другие критерии, которыми воспользуется та или иная организация. После предварительного анализа поставщиков часть из них, не соответствующая требованиям потребителя, исключается из таблицы.

Таблица 8 - Таблица критериев предварительного выбора поставщика

На втором этапе используется более расширенный перечень критериев выбора поставщиков, представленный в таблице 9.

Таблица 9 - Таблица критериев окончательного выбора поставщика

Критерии выбора поставщиков могут быть дополнены и другими специфическими для конкретного потребителя критериями. Заполнять таблицы 1.8 и 1.9 лучше, проставляя баллы каждому поставщику по каждому критерию:

- балл 5 – означает «отлично»;

- балл 4 – означает «очень хорошо»;

- балл 3 – означает «хорошо»;

- балл 2 – означает «удовлетворительно»;

- балл 1 – означает «малоприемлемо»;

- балл 0 – означает «неприемлемо».

Сложив все оценки по всем критериям, можно вывести среднее значение оценки. Предпочтение должно отдаваться тем поставщикам, которые имеют наибольшее среднее значение оценки.

Более тщательный выбор поставщика может быть достигнут при его посещении. При этом необходимо выяснить следующие вопросы:

- качество продукции (соответствует ли качество продукции поставщика спецификации потребителя );

- возможные финансовые льготы;

- возможна ли модернизация продукции;

- достаточно ли хорошо упаковка предохраняет закупаемую продукцию, экологична ли она, безопасна ли для потребителя;

- контролирует ли поставщик качество продукции на каждом этапе производства, какие методы контроля качества он применяет.

§ 8.3 Особенности планирования снабжения материально-техническими ресурсами и товарами

Планирование материально-технического обеспечения ресурсами и товарами является основанием для принятия решения о закупке. Главной целью текущего планирования промышленного предприятия является гарантия поставок при низких затратах. В торгово-посреднической сфере закупка предполагает реализацию процесса купли-продажи между поставщиком и потребителем: функция закупок выделяется со стороны потребителя и представляет собой экономически-целесообразное для него приобретение товаров и услуг, произведенных не им самим.

Планирование обеспечения производственных и торговых предприятий – важный инструмент, позволяющий предвидеть риск, возникающий в данной сфере.

Функции закупок включают определение типов товаров и услуг, которые целесообразно приобрести у сторонних организаций, а также поиск оптимальных поставщиков, уровня цен, способов доставки продуктов и услуг.

План закупок включает в себя несколько этапов:

- сбор информации, который включает кабинетные исследования (изучение специальных журналов, каталогов, справочников по бизнесу, телефонных справочников, встречи с торговыми агентами и т.д.), изучение «поля деятельности» (изучение уже известных и потенциальных поставщиков с точки зрения цены и качества их продукции, репутации фирмы и товара и т.д.); изучение продукта (сравнение качества изделий, имеющихся на рынке, его технических и потребительских характеристик, методов контроля за качеством);

- анализ потребностей и возможностей, включающий определения возможностей поставщиков товаров, расчет общей потребности;

- выбор стратегии закупок, который будет зависеть от вида товара (1 вариант – оптовые закупки; 2 – вариант – регулярные закупки мелкими партиями; 3 вариант – закупки по мере необходимости);

- определение метода закупки;

- принятия оперативного решения (когда и в каком количестве нужны товары, каковы площади складских помещений, какие рабочие потребуются, каковы будут издержки предприятия);

- контроль на различных стадиях выполнения плана закупок при его реализации в целях проверки выполнения и эффективности, результатом которого может стать корректировка первоначального плана;

- анализ хода выполнения плана, который позволит определить, что делалось правильно, где были допущены ошибки, сделать выводы.

В общем виде план закупок по каждому из этапов представлен на рисунке 36.

Коммерческие работники обладают реальными и фактическими полномочиями и ответственностью подготовки, принятия и реализации решений о закупке ресурсов в соответствии с распределенными функциональными обязанностями и основными стадиями собственно коммерческой деятельности по закупке материально-товарных ресурсов. Значимость отдельных этапов процесса закупки в зависимости от ее вида отражены в модели факторов организации процесса закупки, представленной на рисунке 37. Модель отражает относительную важность отдельных этапов для каждой из известных ситуаций покупки ресурсов и товаров. [23]

В относительно простой ситуации обычной закупки (без изменений) наиболее значимым является этап оценки соответствующих решений и результатов закупки. В этой ситуации особенно важна оценка традиционных поставщиков.

В ситуации новой покупки существенную роль играют все стадии, начиная с самой первой. Эффективность каждой последующей стадии определяется общим результатом всех предшествующих. В этой ситуации максимально велика роль каждой их функциональных служб общей деятельности организации по закупке ресурсов и товаров. Это наиболее благоприятная ситуация для расширения состава поставщиков и принятия стратегических решений по формированию системы создания ценности.

Рисунок 36 – Схема плана закупок

Рисунок 37 – Модель факторов организации процесса закупки

В ситуации модифицированной покупки (с изменениями) существенно возрастает роль этапов сравнительного анализа и оценки поставщиков и их предложений и последующих этапов. Возможные изменения при этом могут касаться как ресурсов (товаров), так и условий взаимоотношений с поставщиками про поводу их приобретения. Для этой ситуации характерно обострение конкуренции между традиционными и потенциальными поставщиками. результатом деятельности по закупке в конечном итоге может стать смена поставщиков или, более того, трансформация этого вида ситуации в новую покупку.

Изучение рынка закупок – один из элементов планирования материально-технического и товарного снабжения организации. Изучать рынок сырья и материалов можно с помощью прямых и косвенных методов.

Целью исследования рынка является достижение обозримости этого самого рынка. Развитие новых отраслей экономики, постоянно расширяющаяся номенклатура материальных и товарных ресурсов, появление совершенно новых видов сырья, материалов и товаров с новыми физическим и химическими свойствами – все это делает рынок развитых стран менее обозримым. В то же время условием успешного материального и товарного обеспечения промышленных и торговых предприятий является полная информация о рынке.

Изучение рынка сырья, материалов и товаров предполагает:

- выработку четкой «стратегии снабжения»;

- систематический сбор, обработку, анализ и оценку информации о потенциальных поставщиках, ассортименте товаров, сырья и материалов, о новых технологиях изготовления, ценах на сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и готовую продукцию;

- хранение информации.

При выработке «стратегии снабжения» промышленных предприятий решается основной вопрос: будет ли предприятие само производить материалы, детали или полуфабрикаты либо будет закупать их на стороне. При решении этого вопроса определяющими моментами являются: состояние рынка сырья и материалов, уровень цен, производственные возможности самого предприятия. Выработка «стратегии снабжения» осуществляется на основе сравнительного стоимостного анализа. Для этого необходимо сравнить стоимость собственного производства с ценой поставщика и полученные результаты представить в виде таблицы 10.

Таблица 10 – Сравнение стоимости собственного производства и стоимости поставки

Получение информации напрямую называют первичным исследованием рынка. Его базой служат следующие четыре источника:

- контакты с поставщиками;

- контакты с посредниками;

- посещение ярмарок, выставок, что дает богатую информацию о технических разработках, ценах, качестве товаров и возможность использовать при этом каталоги ярмарок и выставок;

- поездки на предприятия-поставщики и их осмотр, что позволяет сделать заключение о способности предприятия выполнять заказы, о его технических возможностях в части предоставления услуг.

Косвенное изучение рынка сырья и материалов (вторичное) предполагает использование уже имеющихся документов. Этот метод дешевле первичного. В качестве исходных данных изучения рынка служат:

- обзоры состояния конъюнктуры рынка, биржевые бюллетени, содержащие сведения об изменении цен;

- журналы, газеты, выпускаемые торгово-промышленными палатами, поставщиками, отраслевые журналы, содержащие информацию о новых разработках и технологиях;

- предложения о продажах, содержащиеся в специальных журналах, каталогах, брошюрах, проспектах;

- отраслевые книги и справочники.

Разработка плана закупок –составная часть планирования материально-технического обеспечения промышленного производства или предприятия сферы торговли. Этот план нужен для рациональной закупки материальных ресурсов и товаров, чтобы предприятие получало их по мере необходимости. Сначала рассчитывается потребность в каждом виде сырья, материалов, топлива и т.д. Потребность в каждом материале устанавливается умножением планируемого количества продукции на норму расхода материалов. При этом должны учитываться складские остатки материалов, постоянное пополнение запасов, расход материальных ресурсов прошлых периодов.

Пример.Предприятие производит изделия «В» из материала «Х». На одно изделие расходуется 10 кг материала «Х».Во 2-м квартале требуется изготовить 8880 изделий «В». На складе предприятия на 1 апреля имеется 850 кг материала «Х», кроме того, в марте уже было заказано поставщику 1000 кг указанного материала. Необходимо рассчитать потребность в материале на 2-й квартал.

Для этого определяем потребность материала для выпуска запланированного количества изделий 10 кг х 8880 шт. = 88800 кг. Так кА на 1 апреля остаток на складе материала «Х» составляет 850 кг, кроме того в марте уже был сделан заказ на 1000 кг, то объем закупок во 2-м квартале составит 88800кг – 850 кг – 1000кг = 86950 кг.

При ежедневном поступлении материалов со склада в цех запас не требуется. Если материальные ресурсы доставляются с интервалом более суток, то запас в цехе необходим. В целях эффективного использования каждый цех предприятия должен получить количество материальных ресурсов, сколько необходимо для выполнения задания по выпуску продукции. Поэтому целесообразно устанавливать цехам лимит отпуска сырья и материалов на определенный период. Лимит отпуска материальных ресурсов цеху рассчитывается по формуле (4):

Л_ц = Р_ц + З – О_ф, (4)

где Л_ц - лимит материалов цеха;

Р_ц - потребность цеха в определенном материале для изготовления необходимой продукции или выполнения работы;

З – запас материала, который постоянно находится в цехе;

О_ф – фактический остаток неизрасходованного материала на начало периода, на который установлен лимит.

Запас материала можно определить по формуле (5):

З = С х t, (5)

где С – среднесуточное потребление материала в цехе;

t – интервал времени между отдельными поставками материала в цех.

Лимит отпуска материала цехам может быть рассчитан на месяц, квартал, что зависит в основном от типа производства.

Определение потребностей организации в поставках после изучения рынка, выбора конкретного поставщика может базироваться на стратегии управления запасами «Just-In-Time» (J I T) – «точно в срок». Данная система управления запасами разработана в компании «Тойота» и основана на планомерном устранении всех потерь, на постоянном улучшении производительности производства от проектирования до отгрузки. Основные принципы «Just-in-Time»:

- не тратить место на складские помещения и иметь только необходимые запасы, когда это необходимо;

- улучшать качество продукции до состояния «ноль дефектов»;

- уменьшать длительность производства путем снижения подготовительного времени, длины очередей;

- выполнять работу с минимальными затратами.

При использовании данной концепции исключается затоваривание складов материальными ресурсами и товарами. Однако при внедрении этой системы предъявляются высокие требования к поставщикам, т.к. заказчики должны полностью полагаться на них. Поэтому необходимо устанавливать долгосрочные партнерские соглашения с небольшим числом надежных поставщиков и перевозчиков.

Товары, потребность в которых возникает непредвиденно и которые не требуют длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Материальные ресурсы, требуемые к определенному моменту, закупаются на условиях договорной поставки, оговаривающей точное время и количество их поставки. При таком способе поставки объем запасов материальных ресурсов уменьшается, а связанные с ними издержки сокращаются.