Понятие коммерческой информации и ее роль в обеспечении функционирования коммерческой деятельности

В условиях рынка информация является одним из важнейших источников управления коммерческой деятельностью предприятия. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе – своевременно полученная, правильно понятая информация». Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная информация, которая должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном виде. Для установки некоего «информационного фильтра» во многих организациях образуют информационно-аналитические отделы. Задача информационной службы – квалифицированно обработать получаемую информацию, распределить ее. Информационная служба должна обеспечивать информацией любую возникающую ситуацию.

Коммерческая информация –это сведения, характеризующие ситуацию на рынке товаров и услуг. Она представляет собой совокупность различных сведений об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг, которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать и использовать для осуществления таких функций коммерческой деятельности и управления ею, как планирование, учет, экономический анализ и регулирование.

В рыночной экономике эту информацию получают за счет проведения комплексных маркетинговых исследований, включающих не только изучение рынка и его конъюнктуру, но и оценку возможностей организации. Такие исследования позволяют обосновывать коммерческие решения, прогнозировать развитие рыночной ситуации, своевременно и правильно реагировать на ее изменения. Информационная база создает научную и практическую основу для повышения эффективности коммерческой деятельности.

Информацию, используемую организацией в процессе принятия коммерческих решений, можно представить в виде потока из четырех основных элементов, изображенных на рисунке 15.

Анализ внешней среды

Рисунок 15 - Элементы информации

Информация из внешних источников поступает в организацию при анализе внешней среды и целевого рынка. Она позволяет оценить влияние, оказываемое на организацию коммерческими (конкуренты), политическими, социальными, экономическими и регулирующими (государство) силами. Параллельно с этим внутри организации циркулируют потоки информации, оказывающей влияние на формирование конкурентных преимуществ.

Основными элементами процесса анализа внешней среды являются:

- анализ экономической среды;

- анализ юридической среды;

- анализ демографической среды;

- анализ технологической среды;

- анализ стратегий конкурентов.

Внешняя информация об экономической среде организации, которая в дальнейшем учитывается при разработке конкурентной стратегии, должна рассматриваться одновременно на макро- и микроэкономических уровнях.

На макроэкономическом уровне особую важность приобретает анализ совокупного спроса, ВВП, текущего и прогнозируемого уровней инфляции, государственной налоговой политики и распределения доходов.

На микроуровне добавляются такие факторы, как средний уровень оплаты труда, компоненты продуктовой корзины потребителя, покупательная способность населения. Основным направлением использования информации об экономической ситуации является непрерывный мониторинг тех экономических категорий, к колебаниям которых организация наиболее чувствительна.

Внешняя информация проникает в организацию через различные функциональные подразделения и на разных уровнях управления. При этом, однажды попав в ее внутреннюю среду, информация может либо беспрепятственно в ней циркулировать, либо иметь ограниченное хождение, либо вообще стать секретной. Наконец, она может остаться без внимания как «нерелевантная».

Для успешного достижения стратегических целей и тактических задач организация должна отслеживать все возможные источники попадания информации во внутреннюю среду и обеспечивать ее максимальное использование. Это может произойти только в том случае, если все заинтересованные стороны внутри организации получат своевременный доступ к релевантным информационным источникам. В благоприятном случае анализ и использование информации становятся интерактивным процессом, в котором участвуют как представители руководства, так и сотрудники всех уровней управления. [50]

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию входной и выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации.

Выделяют два вида информации:

- внутренняя информация, характеризующая все стороны деятельности производственного или торгового предприятия;

- внешняя информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.

Источники сосредоточения массовой и аналитической информации представлены в таблице 1.

Внутренними источниками получения коммерческой информации являются данные статистической и бухгал­терской отчетности организации, а также опера­тивного учета результатов коммерческой работы, личные наблюдения специалистов за работой своей организации и др.

Используя внутренние источники, можно получить информацию об объемах и динамике продажи, закупок, товарных запасов, размерах дебиторской задолженности, выполнении договоров поставки, издержках обращения, рентабельности и т.д.

На основе этой информации выявляются проблемы в работе производственной или торговой организации, определяются пути их ре­шения.

Таблица 1 – Источники информации

Внешние источники информации дают сведения об из­менениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики, пе­риодической печати, консультации специалистов и орга­низаций, специализирующихся на рыночных исследова­ниях, информация, полученная при специальных обсле­дованиях, и др.

Можно выделить несколько этапов работы с внешней информацией: оценку сведений, выявление их достовер­ности, точности; отбор наиболее ценных сведений; рас­пространение информации, передачу ее специалистам в кратчайшие сроки; накопление полезной информации и обеспечение возможности получения ее в нужный момент заинтересованными пользователями.

Кроме того, источники коммерческой информации де­лятся на первичные и вторичные.

Первичные содержат сведения, полученные из устных бесед со специалистами в процессе деловых контактов, переговоров, при заключении договоров, путем проведе­ния опросов, интервью и т.п.

Вторичные источники информации содержатся в ос­новном в статистических, справочных, обзорных анали­тических изданиях, документах, отчетах.

Основными источниками информации о состоянии рынка товаров и услуг являются: статистическая отчет­ность, данные статистики бюджетов, нормы и нормативы потребления, данные оперативного и бухгалтерского учета, материалы специальных обследований, опросов, наблюдений. [11]