Принципы отбора источников коммерческой информации

Отбор информации построен на основе оценки ряда критериев источника информации и качественного состояния информации, поступающей от него. Все критерии отбора, которым должно соответствовать качество поступающей информации, ориентируются на экономическую рациональность выбора источника или сокращение времени предварительной обработки информации.

Критерий «полезность» информации определяется соотношением объема «полезной» информации (информации, которая используется коммерческим отделом) к общему объему поступающей информации из источника. Допустим, что в коммерческий отдел поступает факс с предложением приобрести товары 10 различных производителей, а отдел использует только одну позицию, то полезность поступающей информации равна 0,1. Допустимым значением критерия «полезности» для информации считается значение критерия не менее 0,05.

Критерий «достоверности» информации определяет уровень точности получаемой информации. Расчет достоверности источника информации проводиться по сравнительной схеме, представленной в таблице 2.

Схема расчета критерия достоверности сводится к определению степени отклонения полученного значения от среднего по источникам: выбирается исследуемый параметр (например, емкость сегмента) и производится его сравнение со средней величиной, рассчитанной по ряду других источников.

Таблица 2 – Расчет достоверности источника информации

Критерий «периодичности» определяет устойчивость источника информации по времени ее поступления. Этот критерий обычно не оценивают математически – сроки поступления информации должны соответствовать периоду, определенному коммерческим отделом или отделом маркетинговой информации.

Критерий «систематизации» подразумевает возможность систематизировать поступающую информацию в форматах хранения бумажных файлов или компьютерных базах данных. В частности, для качественной информации должна существовать возможная в отношении источника и состава информации система ее преобразования к количественному виду. В настоящее время этот критерий подразумевает возможность автоматизированного преобразования получаемой информации на базе компьютерных технологий.

Решения по управлению коммерческой деятельностью организации принимаются на основе выводов, сделанных в результате обработки получаемой информации. Для этого необходимо использование современных технологий. Одним из перспективных направлений в таких технологиях является оперативная аналитическая обработка данных и создание информационных хранилищ. Ход развития научно-технического прогресса привел к созданию информационных технологий. Эффективность обращений к системам обеспечения информационной технологии при осуществлении торговых операций с использованием методологии логистики на 30% выше, чем при использовании традиционных подходов.

Информационные системы состоят из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи. Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

На уровне организации информационные системы подразделяются на три группы:

- плановые;

- диспозитивные или текущие;

- исполнительные или оперативные.

Плановые информационные системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть:

- создание и оптимизация управления коммерческой деятельностью;

- управление условно-постоянными издержками;

- планирование производства и сбыта;

- общее управление запасами;

- управление резервами и другие.

Диспозитивные или текущие информационные системы создаются на уровне управления организацией (производственным или торговым предприятием, предприятием сферы услуг) и служат для обеспечения отлаженной работы всех подразделений и служб организации. Здесь могут решаться следующие задачи:

- детальное управление запасами;

- распоряжение транспортом;

- отбор грузов по заказам и их комплектование;

- учет отгружаемых грузов и другие задачи.

Исполнительные или оперативные информационные системы создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о производстве продукции, объемах продаж и движении грузов в текущий момент и своевременно выдавать административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем различных товарных и ресурсных потоков, оперативным обслуживанием производства, управлением перемещением и т.д. [57]