Структура кадровой службы

Многие функции по управлению человеческими ресурсами, прежде находившиеся в ведении экономических, производственно-технических служб, на сегодняшний день реализуются службами человеческих ресурсов, службами персонала, иначе – кадровыми. Новые термины становятся всё более популярными. Интеграция кадровых функций свидетельствует о реальном паритете (а в ряде случаев – и приоритете) человеческих ресурсов над финансовыми и техническими. При этом кадровые службы непосредственно выходят на анализ кадровых инвестиций, разработку программ привлечения рабочей силы, мотивации и стимулирования руководителей и других работников. Как правило, эта служба возглавляется вице-президентом или другим руководителем второго эшелона, подчиняющимся непосредственно главному исполнительному руководителю. В ряде фирм руководитель кадровой службы называется «директор по персоналу», «директор, человеческие ресурсы» и не находится в прямом подчинении у высшего руководителя, в оставшихся компаниях кадровую службу возглавляют «управляющие», «администраторы» и другие руководители. В трети крупных компаний эти руководители входят в состав высшего стратегического руководства, то есть непосредственно участвуют в разработке и определении долгосрочного курса компании, важнейших хозяйственных решений. Большое влияние на построение и структуру службы персонала оказывает, в частности, фактор наличия профсоюзов на предприятиях фирмы. При наличии такового фирма выделяет сектор трудовых отношений в составе кадровой службы, обязанный вести дела с профсоюзами от имени администрации.

В службах персонала крупных компаний иногда возникает специализация по признаку контингента персонала. Кадровые подфункции, содержащие однородные характеристики, в рамках кадровой службы в соответствующее подразделение (например, планирование и подбор человеческих ресурсов, развитие управленческого персонала и организационно-кадровое развитие фирмы могут быть сведены вместе, т.к. в них преобладает новаторская деятельность). На построение службы персонала значительное влияние оказывает общая организационная структура и размеры компании. Чем компания крупнее и чем более она децентрализована, тем, как правило, выше доля специалистов кадровых служб в составе управления. В небольших (100-200 занятых) фирмах в составе кадровой службы чаще всего один-два специалиста (включая руководителя) и один-два вспомогательных работника. При численности персонала от двухсот до трёхсот человек кадровая служба включает 2-3 специалиста при двух вспомогательных сотрудниках. В компаниях численностью до пятисот занятых руководитель может иметь в подчинении от одного до четырёх специалистов и не более трёх вспомогательных работников.

В мелких фирмах семейного типа кадровик, как правило, отсутствует вовсе. Его функции выполняет линейный руководитель, при расширении деятельности нанимают работника для выполнения учётно-канцелярской работы, а затем и специалиста по кадрам. При этом считается, что если численность персонала достигла 50 человек, наступает предел, за которым экономия на специалистах ведёт к серьёзным потерям эффективности. При численности персонала, равной примерно одной тысяче человек, кадровая служба (10-13 сотрудников) обычно состоит из руководителя, 5-6 специалистов и такого же числа вспомогательных работников. Большое значение имеет также соотношение «синих» и «белых» воротничков. Чем выше доля последних в числе занятых, тем в целом выше доля кадровиков в персонале организации. Функции кадровых служб изменяются по мере развития социально-экономических отношений в стране. Ещё не так давно основу кадровой службы на предприятии составляли подразделения по учёту и трудовым отношениям, которым вменялось в обязанность ведение переговоров с профсоюзами, обеспечение требований, предусмотренных трудовым контрактом, организация найма рабочей силы, подавление или смягчение трудовых конфликтов.

Другой важнейшей функцией службы персонала было оформление личных дел и регистрация и исполнение кадровых решений, принимаемых линейными руководителями. Эти традиционные функции сохранились и поныне, но не являются определяющими. Об этом можно судить по перечню направлений деятельности кадровых служб и распределению между ними. Обращает на себя внимание тот факт, что функция ведения учёта и делопроизводство ни в одной из обследованных отраслей не превышают 12% в общем фонде времени кадровой службы. Четвёртая часть времени приходится на программы управления персоналом, то есть на углубленную разработку и реализацию специальных мероприятий социально-кадрового характера, направленных на привлечение тех или иных категорий персонала, повышение уровня мотивации работников, дисциплинарные действия, психологического климата и др. С учётом программ создания и поддержания равных условий занятости (8%) деятельность организационно-аналитического характера занимает 1/3 всего времени.

В обязанности кадровой службы входит разработка систем оплаты труда (в каждой фирме она имеет индивидуальные отличия, специфические черты). При этом фирма проводит аналитическую оценку и тарификацию работ, разрабатывает собственную шкалу должностных окладов, систему премий и разнообразные формы дополнительных выплат по результатам работы и систему внутрифирменных льгот, а также системы социального страхования с привлечением на долевой основе средств фирмы. Одновременно кадровая служба в большинстве фирм курирует вопросы, связанные с начислением заработной платы. Более детальная разбивка бюджета времени по функциям показывает следующую структуру работы службы человеческих ресурсов (порядок мест): (1) отношения с профсоюзом и занятыми, (2) отбор и набор персонала, (3) повышение квалификации работником, (4) социально-кадровое развитие и организационное развитие, (5) организация заработной платы и научная организация труда, (6) разбор жалоб и оформление дисциплинарных действий, (7) планирование трудовых ресурсов и кадровых перемещений, работа с резервом, (8) разработка и ведение программ социального страхования, (9) оформление и анализ увольнений, (10) оценка работников, (11) тарификация работ.

Многие крупные компании считают необходимым проводить социологические исследования и анализ состояния морально-психологического климата, трудовых установок, межличностных отношений в своих организациях. Отдельные фирмы вменяют в обязанность кадровым службам анализ производительности труда работников (чаще это делают технологические службы, службы трудовых стандартов или специальные центры повышения производительности). Большинство организаций наделяют их ответственностью (чаще частичной) за перестройку организационной структуры управления, социально-кадровое развитие фирмы, обеспечение безопасности на производстве (лишь в пятой части фирм эти функции переданы иным функциональным подразделениям). В состав службы персонала (управления человеческими ресурсами), как правило, входят следующие структурные подразделения:

- Отдел кадров объединённой службы. Выполняет функции организации, набора и отбора персонала, включая тестирование. Осуществляет: ввод в должность новых работников, организацию прохождения службы и планирование карьеры, оценку деятельности, профессиональную ориентацию, собеседования с увольняемыми.

- Отдел труда и заработной платы. Осуществляет: анализ должностных обязанностей, классификацию работ и их тарификацию, разработку систем оплаты и премирования, пересмотр тарифных ставок и индивидуальной оплаты.

- Сектор учёта. Отвечает за ведение личных дел и трудовой статистики, подготовку справочных материалов для руководства компании.

- Отдел подготовки персонала. Осуществляет: производственное обучение, включающее инструктаж новых работников, производственное ученичество по перспективным программам для подготовки квалифицированных рабочих из числа работников фирмы, специальное обучение инструкторов по обучению, мастеров, техников, управляющих, подготовку учебных материалов, возмещение затрат на обучение по индивидуальным программам работникам фирмы, операции с библиотечным фондом, корпоративные издания (многотиражка и другие), сбор рационализаторских предложений, отношения с внешними учебными центрами, учёт и статистику по программам обучения.

- Отдел социального страхования и развития сосредотачивает все функции, связанные с созданием и управлением внутрифирменной социальной инфрастуктурой и предоставлением дополнительных социальных льгот работникам фирмы, а также их планированием и разработкой и экономическим обоснованием соответствующих систем, как, например: коллективное (групповое) добровольное страхование (жизни, здоровья, от несчастных случаев), система пенсионного обеспечения, помощь в правовой защите для работников фирмы, выплата компенсации при увольнениях, организация питания, организация отдыха: социальные и спортивно-оздоровительные программы (мероприятия).

- Отдел исследований: изучение вопросов кадровой политики и отношений, включая сбор внешней информации, проведение обследований на предприятиях фирмы, запуск и анализ результатов экспериментов, разработку отчётов, предложений, консультаций, руководств и др. обследования состояния морально-психологического климата и по конкретным вопросам, подготовку справочных материалов, разработку форм документооборота для кадровой службы, разработку правил, стандартных приёмов и процедур кадровой работы. Ревизии трудовых отношений, сбор данных и представление отчётов администрации о стоимости жизни, уровне заработной платы на рынке труда, представление предложений по системам заработной платы, отпусков и т.д. других компаний, сотрудничество со всеми подразделениями службы в части исследований и статистики.