Официально-деловых текстов

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности специалиста социальной сферы, как, впрочем, и любой иной сферы, является так называемый официально-деловой текст.

Под официально-деловым текстом понимается текст того или иного вида документов, составленных в целях управления.

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.

Функционирование учреждений (в дальнейшем будет использоваться как обобщенное название предприятий, организаций и т.д.), независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможно во многом без документирования. При этом в каждом учреждении можно выявить комплекс документов, необходимых и достаточных для нормальной работы. Этот комплекс выделяется по следующим критериям:

• круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;

• количество уровней принятия решений;

• объем и характер компетенции учреждения;

• порядок решения вопросов (коллегиальность или единоначалие);

• объем и характер взаимосвязей с другими учреждениями.

При этом вначале выявляются наиболее общие функции управления в данном учреждении, осуществляется их классификация по видам работ, действиям и операциям, а затем уже определяются документы, необходимые для их выполнения.

В настоящее время действует около 20 УСД, например отчетно-статистическая, финансовая, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и др. Аппарат управления реализует свои функции главным образом через систему организационно-распорядительной документации. Поэтому целесообразно рассмотреть принципы составления текстов для отдельных видов документов этой системы.

Протокол. В разных системах документации действуют свои виды протоколов. Так, госавтоинспекция (ГАИ) понимает под протоколом акт о нарушении правил движения, милиция — акт о нарушении общественного порядка, а следственные органы — документ, удостоверяющий какой-либо факт (протокол осмотра, протокол вскрытия и т.п.). Пришло это слово из греческого языка, где оно обозначало первый лист, приклеиваемый к свитку манускрипта, с обозначением даты и имени писца или владельца.

В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Естественно, если на собрании или заседании не предусматривается принятие какого-либо решения, то и ведение протокола теряет смысл.

Протокол ведется во время заседания сначала в черновой записи, а в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях же, когда ход заседания стенографируется или записывается на магнитофон, протокол составляется после расшифровки записей. Ведет протокол секретарь или специально назначенное (избранное) лицо, от квалификации которого во многом зависит качество документа, ясность и четкость его текста.

Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголовок, текст, подписание. В случаях когда протокол подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения.

Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала его и после тире — окончания: 09.01 — 12.01.95. Номер протокола является порядковым номером заседания в течение года. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где проходило заседание.

Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа. Например, «Заседание комиссии по делам семьи, материнства и детства», «Собрание трудового коллектива». Далее печатается текст протокола, который строится по следующей схеме.

Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:

Председатель— Вотиков С.П.

Секретарь— Аверина А.Н.

При проведении оперативных совещаний, а также при использовании протокола в функции приказа эта часть опускается. Затем проставляется отметка о количестве присутствующих, при этом возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности ниже отметки о секретаре; если присутствующих достаточно много, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте протокола делается лишь отметка:

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается).

Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что решение, принятое на данном совещании, имеет юридическую силу, то есть был кворум.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже, например:

Повестка дня

1. О социальной работе с инвалидами микрорайона. Докладывает председатель комиссии И. П. Челнов.

Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), каждый из которых начинается с соответствующего слова, напечатанного прописными буквами без разрядки отдельной строкой.

В разделе СЛУШАЛИ указываются фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается суть его выступления. С раздела СЛУШАЛИ начинается протоколирование каждого вопроса повестки дня. Если же у докладчика имеется письменный текст (или тезисы) выступления, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись: СЛУШАЛИ:

1. Челнов И.П.— текст прилагается,

По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если в ходе обсуждения докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в протокол в порядке поступления, по каждому вопросу. Например:

Сиников В.Н. — Выделены ли группы инвалидов по видам инвалидности?

Андреева О. Г.— Эта работа в стадии завершения.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется, как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией. Каждый из пунктов записывается по схеме: кому? что? в какой срок? — и может содержать только одно указание. Например: РЕШИЛИ:

1. Андреевой О. Г. завершить социологический анализ групп инвалидов микрорайона до 10.02.95 г.

В случае когда в одном пункте необходимо изложить несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При выборах должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.

С точки зрения полноты освещения хода событий протоколы делятся на краткие и полные. В кратких протоколах указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, что такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуется вести в случаях, когда:

протоколируемое событие стенографируется;

тексты докладов и выступлений будут приложены;

протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, то есть содержать запись выступлений. Причем запись не обязательно (даже не желательно) должна быть слово в слово, а должна представлять краткий толковый отчет о выступлении.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

Председатель (подпись) С. П. Ботиков

Секретарь (подпись) А. И. Аверина

Договор. Документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров, называется договором. Существует немало разновидностей договоров: договоры поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу с сотрудниками также заключают договор, который обычно именуют контрактом.

Какие бы взаимоотношения ни оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые обязательны для каждого договора. Эти элементы можно записывать по-разному, располагать не в той последовательности, выносить иногда в приложение, являющееся неотъемлемой частью договора, но без них документ будет неполным. Имеются в виду следующие элементы текста.

I. Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. Здесь принято указывать название организаций и фамилии должностных (либо частных) лиц, подписывающих договор, основания, на которых они действуют, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа.

При этом следует учитывать, что должностное лицо, подписавшее договор, должно быть полномочно это делать. Основанием, как правило, служит устав организации, предусматривающий осуществление деятельности, записанной в договоре. Если подобная деятельность должна осуществляться при наличии лицензии, то должны быть указаны номер лицензии и дата ее выдачи.

Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем в тексте не повторять их названия полностью. Например, «Заказчик» и «Исполнитель»; «Продавец» и «Покупатель»; «Фирма» и «Клиент» и т.д.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора. К примеру, творческое содружество, поставка товара, туристское обслуживание, подготовка кадров и др.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Эта часть договора (контракта) должна быть особенно продуманной, ибо последствия упущенного или непонятого могут быть весьма существенными. Не следует брать на себя обязательств, в выполнении которых нет твердой уверенности, а также лишних обязательств, не влияющих на выполнение предмета договора.

4. Финансовые взаимоотношения. Записываются условия оплаты выполненных по договору работ. В одних случаях финансовые обязательства берет на себя одна из сторон (оплата труда нанимаемого работника, оплата туристских, юридических, переводческих и иных услуг), в других — обе стороны (оплата взаимопоставок). Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме, например: «При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством».

6. Форс-мажор. Запись подразумевает, что при действии обстоятельств непреодолимой силы (пожара, наводнения, террористического акта, объявления войны, изменения законодательства и др.) выполнение договора может быть прекращено либо приостановлено и стороны ответственности за это не несут.

7. Прочие условия договора. В этой части текста указывается срок действия договора, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения или досрочного расторжения договора, порядок внесения изменений и иные условия.

8. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц), проставляются подписи лиц, указанных в первой части договора, и печати организаций, вступивших в договор.

Деловые письма. Под деловыми письмами подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (или, как их принято называть, служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменных бланках. Фирменный бланк представляет собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться. Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или оговоренным заранее вопросам могут состоять вообще из одной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Так, если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, то есть содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции*. Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п., письма-напоминания — «напоминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38—90. Этим стандартом определяются содержание и форма, а также место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе. Тем же стандартом руководствуется и машинистка при машинописном оформлении письма. v

В последнее время распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с развитием телефаксовой формы передачи информации. С этим трудно согласиться, поскольку информация, передаваемая по факсу, предварительно должна быть оформлена на бумаге по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.

Рассмотрим отдельные разновидности деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности.

Составление сопроводительных писем оправданно лишь, в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.

Пример текста сопроводительного письма:

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: договор об аренде на 8 л. в 3 экз.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.

Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплаты за выполнение работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (бухгалтер, старший бухгалтер, главный бухгалтер в зависимости от наличия той или иной должности в штате организации). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой. Наш расчетный счет № _______ в ________ отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

(подпись) А.П. Петров (подпись) О.Н. Иванова

Директор Гл. бухгалтер

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как организации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о характере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации социальной работы и подготовки социальных работников в условиях перехода к рынку», которая состоится в актовом зале Алтайского государственного университета 7—11 сентября 1991 года.

Тезисы доклада объемом 1 машинописная страница через 1,5/2 интервала должны быть получены нами не позднее 1 июня 1991 года, в противном случае доклад не будет включен в программу конференции

.

Рассмотрение писем граждан — важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц.

Все обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм участия гражданина в управлении государством, продиктовано желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами своих прав. Заявления составляются на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии вакансий и т.д.

Вывод о том, что именно содержится в письме: предложение, заявление или жалоба, делается, конечно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии автором, а в результате внимательного ознакомления с содержанием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика и сроки рассмотрения, и структура ответного текста.

С точки зрения составления текста наибольшую трудность представляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.

Текст ответного документа состоит из трех логических элементов — ссылка на содержание письма заявителя; ход рассмотрения вопросов; результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать (в случаях определенной степени вины администрации в причинении материального или морального ущерба гражданину) — принесением извинений.

Так, в администрацию небольшого сельского поселка пришло письмо от Николая Ивановича Пенькова следующего содержания:

«Прошу разобраться в хулиганском поступке моего соседа Б.М. Маркова и строго наказать его. У меня пропали гуси — 20 штук. Он написал письмо в радиоузел и попросил, чтобы исполнили якобы любимую мою песню «Ой вы, гуси, до свидания...». После этого все стали надо мной смеяться».

Посмеявшись, может быть, в душе над анекдотичностью ситуации, работник органа власти обязан объективно разобраться в ней и спрогнозировать возможные социальные последствия поступка. Скорее всего, они приведут к определенному разрушению социального статуса Пенькова как личности: он станет объектом постоянных шуток односельчан, и не всегда доброжелательных. Один из вариантов ответного письма может быть таким:

Уважаемый Николай Иванович!

Администрация рассмотрела факт некорректного поведения Б.М. Маркова по отношению к Вам на заседании от 13.08.92 г. в его присутствии. Ему предложено публично извиниться перед Вами. Такое же решение принял и трудовой коллектив, в котором Б.М. Марков трудится. Он согласился сделать это по местному радио 20 августа в 18 часов.

Работники радиоузла приносят Вам свои извинения за то, что оказались невольными участниками этого неуместного розыгрыша

Вопросы и задания