Primavera Project Planner (P3)

(Фірма Primavera Systems, Inc.)

Детально буде розглянута далі.

SureTrak

(Фірма Primavera Systems, Inc.)

Крім P3 компанія Primavera Systems поставляє полегшену систему для УП — SureTrak. Цей програмний продукт орієнтований на невеликі проекти, підпроекти, роботу конкретних виконавців із фрагментами проектів. SureTrak має ті самі засоби, що й P3 з погляду організації проекту по кодах і фільтрації інформації, встановлення обмежень і розрахунку розкладу, але в той же час існує ряд обмежень і додаткових можливостей.

З обмежень слід відзначити відсутність засобів багатопроектного управління і фрагментації проектів, меншу розмірність проектів, більш скромні засоби створення звітів. Однак у SureTrakз’явилися календарі ресурсів і, як наслідок, можливість розрахунку тривалостей робіт з урахуванням узгодження календарів виконавців (очікується, що календарі ресурсів з’являться й у наступній версії P3). Крім того, у ресурсів з’явилася додаткова категорія — прибуток. SureTrak відрізняється від усіх інших продуктів Primavera тим, що він цілком русифікований і поставля­ється разом із керівництвом для користувача російською мовою.

SureTrak здійснює імпорт/експорт файлів у форматах P3 і MS Project.

Artemis Views

(Фірма Artemis International)

Традиційно програмні продукти сімейства Artemis (Arte­mis 2000, Artemis 9000, потім Prestige) використовувалися для управління великими інженерними проектами. На сьогодні корпорація Artemis International поширює під цією торговою маркою серію програм під загальною назвою ArtemisViews.

Сімейство Artemis Views складається з набору модулів, що автоматизують різні аспекти управління проектами: ProjectView, ResourceView, TrackView, CostView. Усі модулі сумісні за даними, працюють в архітектурі клієнт/сервер, підтримують ODBC-стан­дарт і легко інтегруються з популярними СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase.

Кожний модуль може працювати як незалежно, так і в комбінації з іншим програмним забезпеченням. Ціна на ці традиційно недешеві системи обчислюється виходячи з того, що замовляється в конфігурації.

Модуль ProjectView дозволяє реалізувати мультипроектну, багатокористувацьку систему планування і контролю проектів в організації. Завдяки ProjectView можнарозділяти проектні дані (календарі, кодифікатори, списки ресурсів) між користувачами або користувацькими групами, забезпечувати засоби безпеки за одночасної роботи користувачів із проектом. Система дозволяє одержувати значну кількість різних звітів за допомогою власних засобів або з використанням спеціалізованого програмного забезпечення (наприклад Quest). У комбінації із засобами керування ресурсами ResourceView можна реалізовувати інтегрований підхід до управління проектними роботами і поточними операціями.

Модуль ResourceView — спеціалізована система для планування і контролю використання ресурсів як у проектному або мат­ричному середовищі управління, так і для поточних робіт. У системі реалізовані засоби підтримки узгодження керівниками розподілу ресурсів між роботами. Графічна панель управління ресурсами дозволяє менеджерам планувати, контролювати й оптимізувати їхнє завантаження завдяки перерозподілу черги робіт відповідно до наявності ресурсів.

Модуль TrackView надає засоби ведення фактичної інформації з виконаних обсягів робіт, контролю за станом виконання і вартістю поточних робіт (проектних і позапроектних). Система дозволяє інтегрувати дані для різних рівнів керування в організації: від рядових виконавців, що ведуть інформацію про виконання своїх завдань, до вищого керівництва, що може одержати укрупнені дані по фактичних витратах і обсягах робіт.

Модуль CostView забезпечує підтримку центрального депозитарію для інформації щодо усіх витрат і прибутків проектів. Пакет дозволяє аналізувати економічну ефективність контрактів, будувати таблиці грошових потоків, передбачати витрати та розраховувати показники внутрішньої норми рентабельності проектів. Безумовно, ArtemisViews дозволяє створити потужне інтегроване рішення, однак витрати, пов’язані з придбанням і впро­вадженням даного програмного забезпечення, істотно обмежують коло потенційних користувачів.

Spider Project

(Spider Technologies Group, Росія)

Російська розробка — Spider Project. За інформацією, отриманою від фахівців, що розробляють і підтримують пакет (Spider Technologies Group), система була інстальована для керування декількома десятками великих проектів. Даний пакет має цілу низку відмітних рис, що дозволяють йому конкурувати із західними системами на великих промислових проектах. По-перше, це потужні алгоритми планування використання обмежених ресурсів. Тестування відомих пакетів УП показало перевагу алгоритмів Spider Projectза якістю планів, що брали участь у виконанні робіт за обмеженості наявних ресурсів. Для 32 із 100 проектів, що брали участь у тестуванні, Spider Projectсклав більш короткі розклади робіт, а для інших 68 його розклади не поступалися кращим із розкладів, складених західними пакетами.

У пакеті реалізована можливість використання під час упорядкування розкладів робіт взаємозамінних ресурсів (пули
ресурсів), що також дозволяють одержати більш короткі розклади. Використання ресурсних пулів позбуває менеджера необхідності жорстко призначати виконавців на роботи проекту. Йому досить зазначити загальну кількість необхідних для виробництва робіт ресурсів і з яких ресурсів цю кількість вибирати. Це дозволяє і скоротити непродуктивні простої ресурсів, і полегшити роботу проектного менеджера, позбавляючи його необхідності робити стомливі на великих проектах оцінки «що—якщо».

Ще однією особливістю пакета є можливість використання нормативно-довідкової інформації — про продуктивність ресурсів на тих або інших видах робіт, витрати матеріалів, вартість робіт і ресурсів. Spider Project дозволяє безмежно нарощувати в проектах число показників, що враховуються, створювати і використовувати в розрахунках будь-які додаткові табличні документи і бази даних, вводити будь-які формули розрахунку. Можливість настроювання системи дозволяє користувачам одержувати від пакета не тільки розклад робіт, графіки завантаження ресурсів і вартісні характеристики проекту, а й технологічні характеристики складених розкладів. Наприклад, у гірничодобувній промис­ловості користувачі Spider Projectмають можливість планувати не тільки порядок виїмки об’ємів руди, а й враховувати об’єми окремих компонентів, що містяться в руді.

Перевершуючи багато західних пакетів за потужністю і гнучкістю окремих функцій, Spider Project загалом поступається в галузі програмної реалізації (використання стандартів обміну даними, користувацький інтерфейс тощо). Не завершений ще повний переклад системи в середовище Windows. Пакет має Win­dows — надбудову, введення і відображення даних у діаграмах Гантта і PERT, однак програми розрахунку, як і раніше, функціонують у DOS. Для створення користувацьких табличних звітів за проектом необхідно використовувати програму електронних таблиць AUTOPLAN (DOS версія), що входить у постачання Spider Project.

Open Plan

(Welcom Software)

Однією із основних відмінностей системи є потужні засоби ресурсного і вартісного планування, що дозволяють значно полегшити знаходження найбільш ефективного розподілу ресурсів і упорядкування їхнього робочого розкладу. Крім того, користувачами інтегрованої системи управління проектами організації є як професійні менеджери, що здійснюють узгодження й оптимізацію планів проектів, аналіз ризиків, прогнозування і т. ін., так і учасники проектів, що виконують збір, уточнення й актуалізацію даних, готують звіти. Якщо для професіоналів важливими є потужність і гнучкість наданих системою функцій планування й аналізу стану проектів, то для інших користувачів неабияке значення має простота і прозорість системи. Тільки Open Planзабезпечує сьогодні як повну інтеграцію між професійною і «настільною» версіями системи, так і відкритість для обміну даними із зовнішніми додатками.

Система Open Planпоставляється в двох варіантах — Professional і Desktop, кожний із яких відповідає різним потребам виконавців, менеджерів та решти учасників проекту. Обидві версії працюють з однією базою даних — немає необхідності в обміні даними. Спільне використання професійної і «полегшеної» версій системи управління проектами дає змогу не тільки брати до уваги потреби всіх груп користувачів, а й значно знизити вартість вирішення завдання.

До основних переваг пакету Open Planналежить те, що він може працювати з даними будь-якого профілю, що стосуються життєдіяльності підприємства. Програмне забезпечення Welcom можна настроїти на роботу з різноманітними базами даних завдяки об’єктно-орієнтованій і клієнт-серверній архітектурі. Open Planмає прямий доступ до SQL-баз даних.

Користувач може вибрати, в якому форматі зберігати дані по проектах (у власному форматі Open Plan, у форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase).

Open Planзабезпечує обмеження доступу до даних проекту, дозволяючи давати різні права на доступ до певних даних, роблячи їх доступними обмеженому колу осіб і регулюючи їх спільне використання. Засіб «Директор управління проектами», вбудований в Open Plan, дозволяє упорядкувати застосування стандартних елементів проектів і процедур. В Open Planпропонується 65 моделей, побудованих на базі керівництв PMI (Інституту Проектного Менеджменту, США), що їх можна наладнати для створення документів, які відповідають вимогам C/SCSC і ISO стандартів.

5.4. Програмний продукт
Primavera Project Planner (P3)

5.4.1. Загальна характеристика

Центральний програмний продукт сімейства Primavera Prima­vera Project Planner (P3) добре відомий професійним менеджерам проектів у всьому світі. Сьогодні P3 застосовується для управління середніми і великими проектами у найрізноманітніших галузях, хоча найбільше поширення цей продукт одержав у сфері керування будівельними та інженерними проектами. Pri­mavera Project Planner дає досить стандартний для всіх подібних систем графічний інтерфейс, але в P3 є декілька додаткових можливостей. По-перше, це можливість групування й упорядкування робіт за різними ознаками на різних рівнях деталізації проекту, що дозволяє подати інформацію у більш зручному вигляді для конкретної управлінської ситуації. Наприклад, використовуючи дані засоби, всю інформацію з проекту можна згрупувати по фазі проекту на першому рівні ієрархії, по відповідальному ресурсу — на другому і відсортувати по даті початку робіт — на третьому. Для кожної групи можуть бути задані власні шрифт і колір (тексту і файла), посторінкова розбивка.

Інша корисна особливість — це можливість розбивки екрана по горизонталі на дві частини, кожна з яких може бути переглянута незалежно. Це дає можливість одночасно переглядати різні частини проекту. Крім того, P3 має певні відмінності від інших пакетів у засобах ресурсного планування. Під час опису ресурсу можуть бути зазначені нормальна і максимальна кількість наявного ресурсу, а також його ціна в шести часових інтервалах. Ресурс може бути позначений як керуючий (об’єм призначення керуючого ресурсу на задачу впливатиме на тривалість її виконання). Наприклад, вказавши, що робітники — це керуючий ресурс, а бригадир — ні, можна домогтися скорочення термінів виконання задачі прокладки траншеї призначенням більшої кількості робітників. Збільшення ж кількості бригадирів не вплине на тривалість роботи.

Під час планування завантаження ресурсів може виникнути необхідність в описі нелінійного профілю споживання ресурсу окремою задачею. P3 дає можливість описати різні криві розподілу ресурсу, пропонуючи дев’ять стандартних кривих і змогу визначити власний профіль споживання, розбивши часову фазу задачі на 10 періодів.

Засоби автоматичного перепланування задач з обліком обмежень на ресурси набувають особливої ваги для великих проектів, коли менеджер не в змозі самостійно проаналізувати причини нестачі ресурсів і знайти рішення для кожної конкретної роботи. P3 дозволяє вибрати режим перерахунку розкладу і дібрати критерій перепланування робіт, що забезпечує одержання більш стислого розкладу. Серед режимів перерахунку можна виділити вирівнювання вперед (визначення можливої дати закінчення проекту за заданої початкової дати); вирівнювання назад (визначення найпіз­нішої припустимої дати початку проекту); згладжування перевантажень ресурсів у межах часових резервів робіт або в межах заданого інтервалу. Крім того, є можливість перерозподіляти призначення робіт між згрупованими ресурсами. До недоліків засобів ресурсного планування можна віднести обмеження на кількість календарів. Крім головного календаря проекту, P3 дозволяє описати лише 30 додаткових календарів, тимчасом як можливість складання індивідуальних графіків роботи для кожного ресурсу вже стала нормою в сучасних пакетах управління проектами. Інше обмеження пов’язане з кількістю ресурсів (не більш як 120), що контролюються під час вирівнювання профілю завантаження обмежених ресурсів.

Засоби підтримки багатопроектного середовища управління в P3 передбачають можливість визначення ієрархії і права доступу до майстер-проекту і підпроектів. Менеджер-координатор проекту має право редагувати майстер-проект і всі підпроекти. Менеджер підпроекту має право додавати ресурси в словник ресурсів, але не вилучати їх і не змінювати їхньої ціни. Якщо дозвіл ресурсних конфліктів у межах підпроекту вимагає даних іншого підпроекту, менеджер може це зробити тільки за умови надання йому додаткових повноважень з боку менеджера—координатора проекту. Однак ресурсне планування по всьому проектові в цілому може здійснюватися тільки менеджером-координатором. Тіль­ки він може визначити зв’язок між підпроектами. Порівняно з багатьма іншими програмними продуктами, що також роблять можливим багатопроектне управління, відмітною рисою P3 є докладний опис принципів багатопроектного управління в доку­ментації, де вони розглядаються з двох точок зору: менеджера—координатора проекту і менеджера підпроекту (хоча вважається, що тема мультипроектного управління вимагає додаткового підручника).

5.4.2. Специфіка використання програмного
продукту Primavera Project Planner (P3)
для управління проектом

1) Р3 будує логічну діаграму. Р3 дозволяє прискорити створення проекту, використовуючи PERT-діаграму, де кожній роботі відповідає прямокутник. Опція Лінійний графік, який є таблицею з графічною частиною, що подає роботи відповідно до шкали часу, дозволяє розглядати розклад. Після розробки списку робіт можна легко поєднати їх у певну сітьову логіку.

2) Типи Робіт. Р3 пропонує різні типи робіт, за допомогою яких можна моделювати різні взаємодії між роботами/ресурсами. При цьому слід використовувати типи робіт у поєднанні з календарями або робіт чи ресурсів для визначення робіт, тривалість яких визначається обсягом роботи чи інтенсивністю використання ресурсів (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Типи завдань, що можуть бути використані в РЗ

3) Організація даних проекту. Р3 організовує структуру даних проекту. Для отримання інформації, що цікавить, існує можливість організувати проект у численні групи за такими, наприклад, ознаками: важливість, місце розташування, фаза, ресурс або щотижневі календарні дати. Кожна група може бути показана різними кольорами і шрифтом для наочності уявлення.

4) Обмеження на роботи. Зовнішні умови, які не можна врахувати мережною логікою (терміни постачання, погодні умови тощо), можуть бути описані за допомогою обмежень. Р3 пропонує 10 типів обмежень, як-от: ранній старт або пізній фініш. Можна скористатися різними способами оптимізації розподілу ресурсів. Наприклад, розтягнути (зменшити) його використання протягом певного робочого періоду і стиснути (збільшити) використання його протягом інших періодів. Можна також припинити роботу за нестачі ресурсу і відновити її, коли його стане досить. Р3 надає плануванню необхідної гнучкості, не змінюючи кінцевої мети.

5) Коригування розкладу на основі даних, отриманих від віддалених учасників проекту. Додаток Primavera Post Office надає мож­ливість дистанційного контролю над віддаленими учасниками проекту, що використовують систему пошти, завдяки чому існує можливість збирати дані, підвищувати продуктивність роботи, фіксувати відомості про використання ресурсу і вводити фактичні собівар­тості. Р3 полегшує збір та поєднання інформації від різних джерел і змінює її згідно із запланованими користувачем потребами.

6) Звіти. Звіти можна створювати на основі макета в PERT-поданні або Лінійному графіку(рис. 5.2). Звіти в HTML-форматі можна підготувати, використовуючи Primavera Web Publishing Wizard. Ці документи можна розмістити в World Wide Web (використовуючи FTP) або в офісний Intranet і розглядати, використовуючи INTERNET-броузер. Документи містять пов’язаний гіпертекст або переходи на інші сторінки в структурі, дозволяючи переміщатися між проектами і повідомленнями від сторінки до сторінки в межах повідомлення. Для передачі проектної інформації можна використати табличні і графічні шаблони, передбачені в Р3. Можна також створювати свої власні звіти, щоб задовольнити особливі вимоги, використовуючи розроблені користувачем формати.

7) Контроль ресурсів і витрат. Всі дані проекту інтегровані, тому Р3 автоматично відображає зміну цін протягом усього часу виконання проекту. Під час запису поточних даних Р3 автоматич­но перевіряє кінцевий кошторис. Досвідчені користувачі можуть визначити власні підходи до методів розрахунку кількостей і вартостей ресурсів.

Рис. 5.2. Подання PERT-діаграми в РЗ

Р3 призначає ресурси в проект через роботи. Можна визначити роботи, які управляються призначеними для них ресурсами; потім Р3 обчислює вплив обмеження ресурсу і час затримки розкладу. Перевантаження персоналу показують гістограми і криві на екрані. Якщо використання перевищує доступність, слід виконати швидкий аналіз «що—якщо» за допомогою коригування тривалості або затримки робіт, таким чином одразу стає очевидним ефект від перерозподілу ресурсу.

l Наступні кроки

1) Планування і реалізація розкладу. Створення розкладу доданням груп проектів і проектів у групи, визначення робіт і роз’яснення специфіки виконання кожного типу розкладу, установка структури вартісних звітів для регулювання кошторису проектних вартостей, визначення специфіки затримки, тривалості і нелінійного розподілу ресурсів.

2) Коригування і вдосконалення розкладу. Організація даних через використання WBS (структурна декомпозиція робіт), коди робіт, ID (ідентифікатор) проекту і пунктів, призначених для користувача даних, додання і зміни календарів.

3) Оновлення розкладу. Встановлення цільового плану і запис виконання робіт. Зміна проектів віддалених учасників і підготовка HTML-звітів. Використання звітів, графіків, лінійних діаграм і PERT-подання, а також інших інструментів для відображення процесу.

4) Підготовка презентацій. Настроювання макета і фільтрація даних, друк звітів та графіків.

l Визначення структури проекту
Групи проектів

Для управління декількома проектами використовують групу проектів. Ці проекти можуть бути не взаємопов’язаними. Деякі проекти можуть бути об’єднані, оскільки завершення їх пов’я­зане із використанням одних і тих самих ресурсів. Наприклад, компанії з дослідження і розвитку часто управляють однаковими проектами, які використовують однакові групи інженерів і наладчиків. Інші складні проекти можуть бути не пов’язані, але управління проектом потребує підсумкових даних розкладу в звітах або Лінійному графіку. При цьому можна використати групу проектів для контролю складних проектів, які управляються дистанційно (наприклад, якщо користувач відповідає за багатомільйонний проект, що включає в себе проекти субпідрядників, що управляються як один проект. Коли встановлюється структура для групи проектів і його учасників, можна повернути кожний проект і розіслати його електронною поштою відповідальним субпідрядникам. Кожний керівник проектом може відновити свою частину проекту на своєму комп’ютері (на якому встановлена ліцензована копія Р3) і працювати з ним як звичайно. Потім кожного тижня (або через інший намічений період часу) можна оновлювати групу проектів, відновлюючи кожний проект, отриманий від субпідрядника.

У складних проектах навколишнє оточення і група проекту — це ключові питання управління. Всі проектні дані передаються в групу проекту, і всі зміни зберігаються. Зміни в групі проектів можуть бути автоматично передані у відповідний проект.

В ідеалі контролювати проектну групу має одна людина. Головний менеджер проекту повинен визначити стандарт даних подання проектної інформації для всіх проектів компанії.

Визначення прав доступу. Головний менеджер визначає права доступу, які вказують, хто може працювати в групі проектів. При цьому він повинен виконувати такі функції в групі проектів:

а) встановлювати календарі, коди робіт, ресурсів, вартісні звіти, поля користувача даних, які задовольняють потреби проектів;

б) базові календарі й словники можуть бути відредаговані з проектної групи. Ресурси, коди та інші пункти словника можуть бути додані (але не видалені) з проекту;

в) визначати опції для розрахунку розкладу і вирівнювання.

Для узгодження пересічних проектів їхні дані вводяться в групу проектів одночасно і є доступними для всіх проектів, однак важливо улагодити всі розбіжності перед запуском проекту, оскільки деяка інформація не може бути змінена на проектному рівні. Учасники мають встановити керівні принципи для координації коригування, перерахунку розкладу та інших необхідних змін.

l Проект у групі проектів

Проект — це частина великої проектної групи. Зазвичай один менеджер управляє кожним проектом у групі. Проекти можуть бути завершеними і незалежними; можуть розглядатися як проек­ти для спрощення аналізу ефекту розподілу ресурсів або створення звітів при перетині численних проектів.

1) Призначення ID проекту. За додання проекту до групи проектів Р3 автоматично призначає ID (ідентифікатор — унікальне ім’я) проекту для його ідентифікації. Цей ID-код займає перші дві позиції в ID-кодах робіт цього проекту. ID-код можна прийняти за умовчанням або ввести свій власний.

2) Призначення прав доступу. Кожний проект у групі проектів має свій список доступу.

Головний менеджер проекту призначає права доступу на рівні групи, тимчасом як кожний менеджер проекту наділений правами доступу до свого проекту.

l Управління групою проектів

Проекти можуть бути пов’язані залежністю в групі проектів. Залежність може бути простою, коли, наприклад, одні проекти починаються після завершення інших, або більш складною, коли проекти можуть бути пов’язані залежністю між роботами.

1) Складання розкладу групи проектів і проектів. Як і голов­ний менеджер проекту, менеджер проекту повинен розрахувати загальний розклад проекту з групи проектів — як перед початком, так і під час реалізації проекту через певні проміжки часу. Після складання розкладу проектної групи Р3 розраховує розклад проектів. Для встановлення пізніх дат для кожного проекту можна взяти за основу їхні дати фінішу або кінцеву дату всієї групи проектів.

Кожний менеджер проекту може розрахувати розклад для проектів (якщо у нього є доступ до групи проектів). Складаючи розклад проекту, можна або брати до уваги взаємозв’язок проектів між собою і з групою проектів, або ігнорувати всі зовнішні залежності.

2) Вирівнювання ресурсів. Коли різні проекти конкурують за одні й ті самі ресурси, вони не для всіх можуть бути доступними. Фактично основна причина затримки проекту — призначення одних і тих самих ресурсів на паралельні роботи. У P3 аналіз проводиться на екрані на гістограмах, які точно покажуть, коли і де використовуються ресурси для одного проекту або ж вони використовуються у всіх проектах групи проекту. Ресурс може бути доступний для одного проекту, проте коли оцінка проведена з групи проектів, одночасне використання ресурсу може в сумі перевищити його доступність.

Щоб вирішити ресурсні конфлікти, слід скористатися вирівнюванням ресурсів. Якщо один проект має пріоритет над іншим, встановлюють пріоритети проектів. Якщо дві роботи з проектів конкурують за один і той самий ресурс, P3 призначає спочатку ресурс на проект з вищим пріоритетом.

3) Звіти проектів. У рамках РЗ можна легко виводити на екран Лінійний графік, PERT-діаграми, ресурсні гістограми, інші звіти та графіки як з групи проектів, так і з проектів. Аналіз проектів здійснюють на різних рівнях деталізування.

Усі проекти спільно використовують макети, звіти і графіки, пов’язані групою проектів; однак менеджери проекту можуть додавати свої специфікації. Будь-які макети, додані з проектів, автоматично стають доступні іншим проектам і групі проектів, і навпаки. Макети і роздруковані звіти, зроблені з проекту, показують тільки роботи цих проектів.

4) Аналіз проектів. Під час перегляду даних проекту для спрощення аналізу існує можливість сфокусувати увагу на особливостях проекту.

l Визначення тривалості робіт

На стадії планування збирають необхідні документи і обмірковують різні проблеми, в тому числі й тривалість робіт.

l Створення основного розкладу.
Огляд процесу

Передусім треба створити список робіт і показати залежність між ними. Потім необхідно розрахувати і переглянути розклад у часовій шкалі, визначити ресурси, потрібні для виконання роботи, після чого роздрукувати макет, що вийшов. Після створення базового розкладу при бажанні можна уточнити і розширити дані словника, як-от коди робіт, або удосконалити розклад, змінюючи параметри календарів.

l Використання Fragnet’ів
для створення проектів

«Fragnet» — фрагменти мереж — це ще один зручний варіант розробки проектів. По суті це набір робіт, які копіюють з уже існуючого проекту, зберігають і застосовують у тому самому або іншому проектах. Вони спрощують роботу над проектами за будь-якого типу циклічних процесів.

Наприклад, без урахування номенклатури виробів, які треба придбати, процес закупівлі їх часто включає одну і ту саму низку робіт. У цьому разі можна ввести групу робіт і дані по одному з полів, вибрати цю групу і потім відправити в бібліотеку Frag­net’ів. Р3 копіює більшість параметрів роботи з Fragnet’ами, включаючи ID роботи, назву, тривалість, залежності, затримки, ресурси і ціни. Замість введення однакових параметрів для кожного поля можна знайти відповідний Fragnet і привести його до необхідного вигляду. Р3 забезпечує можливість переміщення текс­ту, що дозволяє просто виготовляти заголовки робіт і коди, тобто без потреби їх друкувати. Техніка використання Fragnet’ів більш ефективна, ніж традиційна техніка використання буфера обміну, оскільки перша дозволяє копіювати, накопичувати і знаходити стільки Fragnet’ів, скільки треба. Р3 забезпечує установку Frag­net’а для типових процесів.

l Розрахунок розкладу

Після внесення робіт і логічних залежностей у проект Р3 розраховує розклад для визначення планових дат, виявляє критичний шлях, тобто роботи, терміни виконання яких визначають дату завершення всього проекту. Далі перевіряється і коригується розклад, наприклад, за фіксованої дати завершення проекту. При цьому можна розтягувати або стискати лінії робіт у Лінійному графіку, тобто змінити їхню тривалість і дати. Коли події повинні відбутися в певний час, можна переміщувати лінії робіт і точне місцезнаходження їх на шкалі часу. У PERT-поданні існує можливість відслідковувати один або декілька мережних шляхів для перевірки і приведення у відповідність логіки проекту.

l Перегляд розкладу за допомогою
опції Лінійний графік

Після складання розкладу проекту виводять на екран Лінійний графік для перевірки проекту відповідно до часової шкали. У таблиці вказані дані про роботи, а лінії вздовж шкали часу відображають хід самих робіт. Для внесення змін у проект, наприклад, стиснення розкладу, необхідно зменшити тривалість деяких робіт. Лінійний графік надає простий метод зміни тривалості робіт. Зміна тривалості або дат для однієї з робіт може привести до зміни планових дат для попередніх або подальших робіт. Для перегляду цих змін необхідно буде перерахувати розклад.

Зміна дат старту і фінішу робіт. Роботи можна перемістити по часовій шкалі, зберігши їх тривалість. Якщо результат зміни стану робіт не відповідає обмеженню, Р3 відновить логіку при повторному перерахунку розкладу. Для прив’язки робіт до певних часових рамок необхідно виконати інші установки, як-от накладення обмежень або перегляд логіки.

l Розрахунок розкладу в Р3

Під час розрахунку розкладу наперед за мережною логікою Р3 розраховує дати раннього старту і раннього фінішу кожної роботи, починаючи з першої. Ці дати показують найбільш ранні терміни, в які може бути виконана робота, якщо передуючі їй також були виконані до ранніх дат їхнього фінішу. Відповідно дати пізнього старту і пізнього фінішу визначають найпізніші терміни виконання робіт, але без затримки планової дати завершення проекту.

Певні роботи мають резерв часу, який дозволяє їм починатися пізніше дати їхнього раннього старту. Повний резерв часу — це кількість днів, протягом яких робота може не проводитися без збитку для своєчасного завершення проекту. При правильному управлінні цей резерв є ефективним засобом для регулювання затрат праці, матеріалів, грошових коштів та інших ресурсів, а також для планування робіт, які мають позитивний резерв часу.

Робота з нульовим резервом не належить до гнучких робіт. Вона повинна розпочатися точно у визначений час і завершитися в означений термін або до планової дати її завершення. У іншому разі вона затримуватиме закінчення проекту в цілому. Негативний резерв часу попереджає про те, що одна або більше робіт виконуватимуться пізніше визначених пізніх дат і що виконання проекту буде затримано. (Чим більший негативний резерв, тим більшим є відставання у виконанні проекту. Р3 розраховує негативний резерв тільки за призначення фіксованої дати виконання проекту або за інших обмежень у розкладі. Критичні роботи безпосередньо впливають на виконання тривалості проекту. При цьому можна легко виявити критичний шлях, показавши на екрані критичні роботи. Р3 показує їх червоним кольором. У Лінійному графіку використовують різні зображення ліній та їхніх кін­цевих точок, у PERT-поданні — прямокутників, що відображають роботи.)

l Визначення критичного шляху

PERT-діаграма дає можливість відстежувати залежності між роботами за проектом, що дозволяє перевіряти послідовності робіт на екрані. Дослідження логіки використовують для детального вивчення критичного шляху і з’ясування того, чому окремі роботи мають негативний резерв часу.

l Призначення кодів

Незалежно від того, скільки робіт включає в себе проект, доцільно організувати дані таким чином, щоб це було і корисно, і зручно для планування й управління проектом. Р3 розглядає кодування робіт як метод організації проекту. Система може класифікувати роботи, використовуючи до 20 словників кодів, як-от: відповідальний виконавець, галузь, міністерство, до яких відноситься робота, період, місце, розділ або тип роботи.

Р3 забезпечує установку стандартних кодів робіт для кожного нового проекту. Ці коди дозволяють класифікувати роботи, використовуючи інформацію про відповідального виконавця, галузь, міністерство, ключову подію, продукт, місце і етап. Як слов­ники, так і коди можуть бути перевизначеними. На самому початку звичайно потрібно визначити коди відповідальних виконавців, щоб була можливість знаходити і відбирати роботи персонально для співробітників. Далі слід визначати і призначати додаткові коди для розширення можливостей в організації робіт.

l Призначення ресурсів

Під час розробки плану ресурсів, необхідних для виконання робіт, створюється список ресурсів. Р3 пропонує декілька способів призначення ресурсів роботам.

Перед призначенням ресурсу треба уточнити:

а) в яких величинах вводитимуться ресурси: в розмірних або безрозмірних, тобто у відсотках;

б) загальні витрати (величину бюджету).

Якщо величина бюджету не вказується, то Р3 автоматично її обчислює виходячи з норм витрат ресурсу і затрат часу, необхідного для виконання робіт. У проектах можна користуватися одиницями ресурсу типу трудовитрати (людино-годин у день, людино-днів у день), матеріали, що витрачаються протягом дня (на­приклад, виражені в кілограмах, погонних метрах тощо) або будь-яким іншим типом одиниць. Період часу обчислюється у визначених у проекті одиницях. Р3 підраховує кількість ресурсу для виконання робіт множенням числа одиниць ресурсу, виділеного на одиницю часу, на кількість днів, необхідних для виконання роботи:

Кількість для завершення =
= Необхідна тривалість ´ Число одиниць у день.

l Затримка і тривалість ресурсів

Ресурси, призначені в Р3, починають витрачатися з початком відповідної їм роботи і закінчуються в момент її завершення. Однак можна використати затримку надходження ресурсів та тривалість їх використання для управління датами початку і закінчення використання ресурсу. Затримка — це час між початком роботи і початком витрачання ресурсу. Наприклад, ресурс може бути не затребуваний протягом декількох днів після початку робіт. Якщо ресурс не затребуваний протягом усього періоду роботи, можна уточнити тривалість відповідного ресурсу.

l Нелінійний розподіл ресурсів

Незважаючи на те, що можна застосовувати затримку витрачання ресурсів для оцінки початку і кінця використання ресурсу, Р3 за умовчанням залишає без зміни рівні витрати ресурсу в будь-який із днів виконання роботи. Однак іноді ресурси витрачаються нерівномірно в часі, наприклад, матеріали звичайно опла­чуються до дня постачання. Використовуючи криві ресурсів, можна описати розподіл ресурсів по роботі. Для витрати більшої частини ресурсу в початковий період часу треба використовувати криву, завантажену на початку роботи, а за великих витрат у кінці роботи — криву, завантажену в кінці. Найдоцільніше використовувати трикутну криву, яка показує, що ресурс витрачається повільно на початку і в кінці роботи, а в середині її витрата збільшується (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Використання кривих споживання ресурсів

l Організація і відбір макетів

Після того, як проект підготовлений, його перегляд можна організувати з різних точок зору. Наприклад, згрупувати роботи за кодами Відповідальні для підготовки детального списку робіт кожного з менеджерів.

Фільтри робіт використовують для показу на екрані і при друкуванні тільки вибраних робіт. Наприклад, під час аналізу розкладу може виникнути потреба перерахувати роботи з нульовим резервом.

l Контроль проекту

Успішне управління проектом не закінчується в момент підготовки плану. Для досягнення поставленої мети необхідно щодня відстежувати виконання робіт і оновлювати розклад відповід­но до фактичних даних. Контроль проекту означає ще й внесення інформації та звітність за фактом виконання робіт, відстеження змін у міру їх появи, порівняння поточного і цільового розкладу і вимірювання продуктивності (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Діалогове вікно для розрахунку завантаження
кожного виконавця відповідно до його наявності і робочого тижня

l Огляд

Коли проект виконується, важливо завжди мати «свіжі» дані. Одна з найважливіших причин оновлення розкладу — відстеження відхилень фактичної тривалості від запланованої спочатку. Крім того, може бути змінена послідовність робіт, додані нові, деякі можуть бути вилучені.

Зазвичай організація обміну інформацією між учасниками про­екту, про