Формирование структуры бухгалтерского аппарата

Рисунок 4.1 – Место бухгалтерии в структуре организации

Согласно Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» требования главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации. Денежные и товарные документы в обязательном порядке визируются главным бухгалтером. Финансовая отчетность без подписи главного бухгалтера не действительна. До 80% всей экономической информации (стоимостной) поступает в аппарат управления через бухгалтерию. Вся внутренняя отчетность по движению товарно-материальных ценностей проходит через бухгалтерию. Все финансовые взаимодействия с внешними контрагентами организует бухгалтерская служба. Также бухгалтерия играет ключевую роль в финансовой и налоговой отчетности организации. Бухгалтерия берет на себя функцию внутреннего контроля и экономического анализа, если в структуре организации нет соответствующих структурных подразделений.

Организационные формы бухгалтерского учета. Структура бухгалтерского аппарата

На практике сложилось две традиционных формы организации бухгалтерского учета:

- централизованная бухгалтерия,

- децентрализованная бухгалтерия.

В недалёком будущем, возможно, появится ещё одна форма – автоматическая бухгалтерия, где учет ведется без участия людей, например, как это уже практикуется в интернет-магазинах.

Централизованная бухгалтерия предполагает концентрацию всех учетных работ в офисе организации, где располагаются все сотрудники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.

Децентрализованная бухгалтерия отличается наличием бухгалтерских подразделений или отдельных бухгалтеров в производственных подразделениях организации, т.е. в удалении от центрального офиса, где размещается главный бухгалтер с небольшим центральным аппаратом (главная бухгалтерия).

Графически традиционные формы организации бухгалтерского учета представлены на рисунке 4.2.

Рисунок 4.2 – Организационные формы бухгалтерского учета

При децентрализации учета учетный аппарат максимально приближен к местам совершения хозяйственных операций, что позволяет осуществлять их оперативный контроль и учет. Децентрализация позволяет быстрее оформлять первичную документацию, ускоряет обработку отчетности материально ответственных лиц без отрыва их от рабочих мест, устраняет потери времени в документообороте, если предприятие имеет большой территориальный разброс своих производственных структур. Иногда децентрализовано решаются не только задачи первичного учета, но и ведется синтетический учет по некоторым направлениям, составляются отдельные формы отчетности или составляются промежуточные формы отчетности для последующей их консолидации в центральном аппарате. Главная бухгалтерия в этом случае составляет сводный баланс и отчеты по организации в целом, а также осуществляет контроль за постановкой учета на удалённых участках. При такой форме организации самые объемные функции учета выполняют бухгалтерии структурных подразделений предприятия.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется весь синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях ведется лишь первичная регистрация хозяйственных операций производственным персоналом. Централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределять труд между работниками учета, более эффективно использовать компьютерную технику. При использовании централизованной формы организации бухгалтерского учета численность работников бухгалтерии, как правило, меньше, чем при децентрализации учета.

В рамках организационных форм бухгалтерского учета выделяются отдельные типы организационной структуры бухгалтерии, в том числе:

- линейная или линейно-горизонтальная структура;

- вертикальная структура;

- комбинированная структура или линейно-штабная.

Все эти типы являются иерархическими, так как во главе бухгалтерии всегда находится главный бухгалтер. Отличия наблюдаются в нижних уровнях структуры бухгалтерии.

Линейная или линейно-горизонтальная структура отличается тем, что все бухгалтера находятся на одном уровне иерархии и напрямую подчиняются только главному бухгалтеру.

Вертикальная структура предполагает многоуровневую систему подчинения в бухгалтерии: гл.бухгалтер – зам.главного бухгалтера – старший бухгалтер – бухгалтер I категории – бухгалтер II категории и т.д. Таким образом, каждому последующему сотруднику вменяется в обязанность подчиняться предыдущему.

Комбинированная или линейно-штабная структура отличается сочетанием горизонтальных и вертикальных элементов. Как правило, такая структура формируется на крупных предприятиях, когда у главного бухгалтера имеется несколько равноправных заместителей, находящихся на одном уровне иерархии (в одну линию). При этом у каждого (или некоторых) зам.гл.бухгалтера в подчинении находятся рядовые бухгалтерские работники, которые при этом могут находиться в вертикальном иерархическом подчинении друг по отношению к другу. Внешне, на схеме, уровень замов выглядит как узлы (штабы) от которых вниз развивается вертикальная структура (рисунок 4.3).

Рисунок 4.3 – Комбинированная структура бухгалтерии

Формирование структуры бухгалтерского аппарата

Под структурой бухгалтерии понимается должностной состав бухгалтерского аппарата, заполненный работниками, выполняющими учетные функции на основе принципов разделения труда. Должностной состав работников бухгалтерии закрепляется в штатном расписании, утверждаемом руководителем предприятия.

Форма, выбор типа структуры и формирование штатов аппарата бухгалтерии зависит от размера предприятия, его отраслевой специфики, набора участков учетных работ и их трудоёмкости, уровня квалификации работников, их взаимозависимости. На структуру бухгалтерии влияет уровень автоматизации учета.

Оптимальная структура бухгалтерии должна отвечать следующим основным требованиям:

- отражать специфические особенности организации и технологии производства;

- обеспечивать взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями учетного процесса;

- не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- использовать достижения научной организации труда;

- быть максимально простой и компактной;

- обеспечивать руководство организации всей информацией, необходимой для контроля и управления производством при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей — достоверной бухгалтерской отчетностью.

На практике, как правило, в небольших компаниях используется линейная организация структуры бухгалтерии, являющейся самой простой. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено. При большом количестве подчиненных необходимо выделять промежуточные уровни иерархии, т.е. вводить должности заместителей главного бухгалтера. Это уже вертикальная структура.

Вертикальная структура с одним заместителем главного бухгалтера встречается довольно часто как на малых предприятиях, так и на средних. На крупных предприятиях вертикальная структура преобразуется в комбинированную или линейно-штабную. На крупном предприятии у главбуха обычно есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений. В свою очередь в подчинении у замов могут формироваться свои маленькие бухгалтерии со своей иерархией. В последнем случае структура бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности низовых руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки учета.

Такая сложная структура часто возникает при децентрализованной форме организации бухгалтерского учета, а также при создании внутри бухгалтерии отделов (бюро, секторов) по направлениям учета. Могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:

- Материальный отдел (учет движения ТМЦ, обработка отчетности материально ответственных лиц);

- Отдел труда и зарплаты (занимается начислением заработной платы и учетом прочих расчетов с сотрудниками, а также налогами и отчислениями по зарплате);

- Финансовый отдел (учет движения денежных средств на банковских счетах и в кассе, учет расчетов с поставщиками);

- Производственный отдел (учет затрат производства, калькулирование себестоимости, учет выпуска продукции);

- Отдел реализации (выписка документов покупателям, учет расчетов с покупателями);

- Налоговый отдел (начисление обязательных платежей, учет расчетов с бюджетом);

- Отдел капитального строительства и учета основных средств;

- Сводно-балансовый отдел (сводный учет, ведение Главной книги, составление баланса и отчетности).

Главный принцип при разработке структуры бухгалтерии – минимизация штатов и затрат, при обеспечении выполнения бухгалтерией всех необходимых функций. Достигнуть тут абсолютного результата можно при переходе к автоматической бухгалтерии, где зарплата бухгалтеров равна нулю (так как их просто нет).

Ещё в 60-е годы XX века Норбер Винер (основоположник кибернетики) предсказал появление предприятий-автоматов. Где нет работников-людей, в том числе нет бухгалтерских работников. Казалось бы фантастика, но что мы наблюдаем сейчас, например, в Китае: на заводе Cambridge Industries Group (Шанхай) проводятся работы по переходу от 70%-й автоматизации к 90%-й, а в перспективе планируется полностью заменить всех сотрудников роботами. В РФ первый зампред ЦБ Ксения Юдаева на форуме НАУФОР в мае 2019 г. заявила, что торговые роботы уже осуществляют около половины всех сделок на валютном и фьючерсном рынке МосБиржи. Министерство труда США отмечает устойчивое снижение потребности в bookkeepers (т.е. в рядовых счетоводах), правда при этом отмечается рост потребности в accountants (т.е. в высококвалифицированных бухгалтерах-аналитиках). В 2016 году WEF (Всемирный экономический форум) спрогнозировал, что к 2020 году до 7,1 млн. офисных работников, в том числе бухгалтеров, будут вытеснены новыми компьютерными технологиями. И этот прогноз, в общем-то, сбывается. Переход к автоматическому учету неизбежен. Правда это не значит, что бухгалтера исчезнут.

Машины ещё долго (если не всегда) будут отличаться ограниченной "сообразительностью", особенно сталкиваясь с чем-то новым. Экономика – слишком динамичная, непредсказуемая и беспорядочная ("аморфная", как назвал её Н.Винер [Творец и робот: пер. с англ. / Н. Винер — М.: Прогресс, 1966, c.101]) сфера, где каждый день возникает что-то новое. Потому рядом с предприятием-автоматом всегда должен находиться человек-аналитик. И его задача, в первую очередь, будет состоять не в том, чтобы "выручать" конкретное предприятие-автомат в трудную минуту, а в том, чтобы формализовать новую экономическую ситуацию и заложить её модель во все действующие предприятия-автоматы. Уже сейчас многие бухгалтерские системы (например, 1С:Бухгалтерия) снабжаются специальными модулями позволяющими их оперативно модернизировать путём загрузки новой конфигурации извне. Моделирование и конфигурирование экономической действительности – суть работы бухгалтера, так что учетные специалисты никуда не денутся, просто в большей мере переключатся на аналитические задачи.

Отечественный бухгалтерский учет мировые тенденции затрагивают в самую последнюю очередь. Поэтому в РБ традиционный учет будет превалировать ещё долго.

3. Положение о бухгалтерии, содержание, порядок разработки и утверждения

Положение о структурном подразделении предприятия – это документ, регламентирующий деятельность подразделения и определяющий его статус, место в системе управления и внутреннюю организацию.

Правильная организация работы учетного аппарата во многом зависит от того, насколько точно определены правовое положение, административная и функциональная подчиненность бухгалтерии, что должно быть регламентировано Положением о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером совместно с коллективом бухгалтерии, согласуется со всеми главными специалистами (службами) и утверждается руководителем организации.

При разработке Положения о бухгалтерии руководствуются действующими законодательными актами, инструкциями и приказами вышестоящих организаций по вопросам ведения бухгалтерского учета.

Положение о бухгалтерии включает следующие разделы:

- Общие положения;

- Структура (если дублирует штатное расписание, то не составляется);

- Задачи;

- Функции;

- Права и обязанности;

- Ответственность;

- Взаимоотношения (служебные связи);

- Организация работы.

В разделе «Общие положения» даются общие сведения о бухгалтерии, в том числе: степень самостоятельности и подчиненности; порядок назначения и освобождения главного бухгалтера; перечень основных правовых, нормативных и директивных документов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей работе.

В разделе «Структура» приводится перечень наименований подразделений бухгалтерии (отделы, секторы), штатная численность главной бухгалтерии. С целью совершенствования экономической работы в организациях могут создаваться единые планово-учетные отделы на основе объединения планово-экономических и учетно-финансовых служб. Указанная особенность отмечается в Положении.

Раздел «Задачи» содержит перечень общих и конкретных задач, выполнение которых возложено на бухгалтерию. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

В разделе «Функции» приводится перечень основных функций бухгалтерии:

• формирование учетной политики;

• работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов;

• порядок проведения инвентаризаций;

• контроль за проведением хозяйственных операций;

• технология обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

• организация бухгалтерского учета и отчетности на основе максимальной автоматизации учетно-вычислительных работ и применения технических средств и информационных технологий;

• формирование полной бухгалтерской информации о деятельности организации;

• разработка и осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины и др.

Раздел «Права и обязанности» фиксирует права бухгалтерии, которые реализуются в процессе выполнения ее задач и функций. В нем указывается, что бухгалтерия разрабатывает положения и указания по внутрихозяйственной организации бухгалтерского учета, контроля и отчетности, которые являются обязательными для всех подразделений предприятия, его специалистов и других работников, связанных с ведением учета. Все подразделения предприятия обязаны соблюдать порядок оформления операций и представления необходимых документов и сведений. Бухгалтерия имеет право контроля за нормами расхода сырья, материалов, затрат труда и других норм, организацией приемки, хранения материальных ценностей. Работники бухгалтерии имеют право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству. Бухгалтерия имеет право по согласованию с руководителем организации привлекать экспертов и специалистов в области бухгалтерского учета для консультаций, рекомендаций. В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписок, использования средств не по назначению и других нарушений и злоупотреблений) есть право докладывать руководству предприятия для принятия мер и др.

С другой стороны перечисляются прямые обязанности бухгалтерии как подразделения аппарата управления.

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» дается характеристика взаимосвязей бухгалтерии со всеми службами (планово-экономический отдел, производственные и технические подразделения, отделы контроля качества, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения, отдел маркетинга, отдел организации и оплаты труда) по формированию как входящих, так и исходящих потоков учетной информации.

Правильное установление взаимоотношений бухгалтерии со всеми службами и подразделениями предприятия имеет исключительно важное значение для своевременного и точного формирования учетной информации, а также обеспечения специалистов и руководителей структурных подразделений данными для контроля за работой отдельных подразделений предприятия и принятия управленческих решений.

Раздел «Ответственность» включает перечень основных позиций, по которым бухгалтерия несет ответственность. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций бухгалтерии несет главный бухгалтер, на которого возлагается персональная ответственность в случае:

• неправильного ведения бухгалтерского учета;

• принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, противоречащим установленному порядку;

• несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетам с дебиторами и кредиторами;

• нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач и других потерь;

• несвоевременного проведения в структурных подразделениях организации проверок и документальных ревизий;

• составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии и др.

Раздел «Организация работы» конкретизирует внутренний трудовой распорядок работы бухгалтерии, порядок создания и реорганизации бухгалтерской службы и д.р.